İLT107U İletişim Bilgisi Ünite -5

Giriş: Örgütlerin Can Damarı Olarak İletişim

Örgütler, belirli amaçlar doğrultusunda bir araya gelmiş insan topluluklarıdır ve bu toplulukları bir arada tutan, hedeflere ulaşmalarını sağlayan temel mekanizma iletişimdir. Örgütsel iletişim; iletişim ağı, süreç, karşılıklı bağlılık ve çevre gibi temel kavramlar üzerine kuruludur; ancak “ritüel” gibi kültürel unsurlar, bu temel süreç kavramlarından biri olarak kabul edilmez. Bu makalede, örgütleri ve içindeki iletişim dinamiklerini anlamamızı sağlayan temel yaklaşımlar, iletişim süreçlerinin özellikleri ve çatışma yönetimi gibi kritik konular ele alınacaktır.

Örgütlere Bakış: Klasik Yaklaşımdan Modern Teorilere

Örgütleri anlama çabası, zaman içinde farklı teorik yaklaşımların doğmasına neden olmuştur. Bu yaklaşımlardan ilki olan ve örgütü bir makine gibi gören Klasik Yaklaşım, verimliliği en üst düzeye çıkarmayı hedefler. Bu yaklaşımın temelinde iş bölümü, hiyerarşik yapı, yasal güç ve otorite, standartlaşma ile açık ve net kurallar bulunur.

Bu mekanik bakış açısına bir tepki olarak doğan İnsan İlişkileri Yaklaşımı, örgüt içindeki insan faktörünün ve sosyal ilişkilerin önemini vurgulamıştır. Özellikle Hawthorne çalışmalarıyla birlikte anılan Elton Mayo, bu yaklaşımın öncü isimlerindendir. Bu akımın bir adım ötesine geçen İnsan Kaynakları Yaklaşımı ise çalışanı sadece sosyal bir varlık olarak değil, aynı zamanda potansiyeli olan bir kaynak olarak görür. Bu yaklaşıma göre, “eğer astlara uygun koşullar sağlanıp yeteneklerini ortaya koyabilecekleri bir çevre yaratılırsa verimli olabileceklerdir.”

Örgüt İçinde İletişim Süreçleri ve Kurallar

Örgüt içindeki iletişim, belirli akış yönlerine ve kurallara tabidir. Tek yönlü iletişim hızlı ve otoriterken, geri bildirime olanak tanıyan iki yönlü iletişim, daha demokratik bir ortam yaratır. Ancak bu durum, yöneticinin kararlarının sorgulanmasına yol açabileceği için göndericinin prestijini aşağı çekebilir. Örgüt içindeki iletişim akışı, belirli kurallarla düzenlenir. Bu kurallar arasında hiyerarşik kurallar (kimin kime rapor vereceği), görev ile ilgili kurallar ve çalışma grubu ile ilgili kurallar bulunur; ancak informal bir yapı olan “söylentiler ile ilgili kurallar” bu resmi sınıflandırmada yer almaz.

İletişim İklimi, Dinleme ve Çatışma Yönetimi

Bir örgütün iletişim “iklimi”, çalışanların motivasyonunu ve verimliliğini doğrudan etkiler. Açık ve güvene dayalı bir iletişim ortamı olan destekleyici iklim, çalışanların katılımını sağlama, problem odaklı olma ve yargıdan kaçınma gibi özellikler taşır; ancak mevcut düzeni sürekli “standartları sorgulama” üzerine kurulu bir yapı, destekleyici değil, kaotik bir iklim yaratabilir. Sağlıklı bir iklimin temelinde ise “dinleme” becerisi yatar. Etkili bir dinleme süreci; duyma, yorumlama, değerlendirme ve yanıt verme aşamalarından oluşur. “Not alma” ise dinlemeye yardımcı bir araçtır, ancak temel bir aşaması değildir.

Ne kadar sağlıklı bir iletişim iklimi olursa olsun, örgütlerde çatışma kaçınılmazdır. Farklı kişilik özellikleri, ast-üst ilişkileri veya iletişim biçimleri çatışmaya neden olabilir. Ancak çatışma, sanılanın aksine her zaman bir rekabeti barındırmaz; bazen iş birliğine ve daha iyi çözümlerin bulunmasına da zemin hazırlayabilir.

Dış Çevreyle İletişim: Halkla İlişkiler

Örgütler, sadece iç dinamiklerinden değil, dış çevreyle kurdukları ilişkilerden de beslenir. Bir örgütün dış halkla ilişkiler etkinlikleri arasında kamuoyunu etkilemeye yönelik lobi yapma, bilgi sağlayan danışma büroları ve büyük kitlelere hitap eden kongre ve konferanslar yer alır. “Öneri sistemleri” ise genellikle örgüt içi iletişimi ve çalışan katılımını artırmaya yönelik bir iç halkla ilişkiler uygulamasıdır.

1 İş bölümü, hiyerarşik ve fonksiyonel süreç, yasal güç ve otorite, standartlaşma, açık ve net kurallar ve prosedür aşağıdaki hangi örgüt yaklaşımı ile ilgilidir?

A. İnsan kaynakları yaklaşımı
B. Klasik yaklaşım
C. İnsan ilişkileri yaklaşımı
D. Sistem yaklaşımı
E. Olasılık yaklaşımı

Cevap : B. Klasik yaklaşım

Açıklama : Klasik yaklaşım, örgütleri rasyonel ve mekanik sistemler olarak görür. Max Weber’in bürokrasi modeli ve Henri Fayol’un yönetim ilkeleri bu yaklaşımın temelini oluşturur. Belirgin bir hiyerarşi, uzmanlaşmaya dayalı iş bölümü, katı kurallar ve yasal otorite gibi kavramlar, verimliliği en üst düzeye çıkarmayı amaçlayan bu yaklaşımın temel özellikleridir.

2 İnsan ilişkileri yaklaşımı ile birlikte anılan kişi aşağıdakilerden hangisidir?

A. Likert
B. Weber
C. Mayo
D. McGregor
E. Thompson

Cevap : C. Mayo

Açıklama : İnsan İlişkileri Yaklaşımı’nın öncüsü Elton Mayo’dur. Mayo’nun 1920’ler ve 30’larda yaptığı Hawthorne Araştırmaları, çalışanların verimliliğinde fiziksel koşullardan çok, sosyal faktörlerin (grup normları, yönetimin ilgisi, moral vb.) daha etkili olduğunu ortaya koymuş ve bu yaklaşımın doğmasını sağlamıştır.

3 İnsan kaynakları yaklaşımı ile ilgili aşağıdaki ifadelerden hangisi doğrudur?

A. Eğer astlara uygun koşullar sağlanıp yeteneklerini ortaya koyabilecekleri bir çevre yaratılırsa verimli olabileceklerdir.
B. Üretim düzeyi, yönetim tarafından oluşturulmuş normlardan daha çok gruplar tarafından
oluşturulmuş norm ve standartlar tarafından belirlenir.
C. İnsanlar iyi tanımlanmış işlere ve bu işleri aktaracakları bir otoriteye sahip olmalıdır.
D. Örgütler açık sistemlerdir ve açık sistemler dinamik, esnek ve çevresindeki değişikliklere yanıt verici niteliktedir.
E. Bütün durumlar için geçerli bir liderlik tipi ve örgütsel yapı söz konusu değildir.

Cevap : A. Eğer astlara uygun koşullar sağlanıp yeteneklerini ortaya koyabilecekleri bir çevre yaratılırsa verimli olabileceklerdir.

Açıklama : İnsan Kaynakları yaklaşımı, çalışanları sadece mutlu edilmesi gereken sosyal varlıklar olarak değil, potansiyelinden tam olarak yararlanılması gereken değerli birer kaynak olarak görür. Bu yaklaşım, çalışanların katılımını teşvik ederek ve yeteneklerini kullanabilecekleri bir ortam yaratarak hem bireysel tatminin hem de örgütsel verimliliğin artacağını savunur.

4 Aşağıdaki kavramlardan hangisi örgütsel iletişim sürecini oluşturan temel kavramlardan biri değildir?

A. İletişim ağı
B. Süreç
C. Karşılıklı bağlılık
D. Çevre
E. Ritüel

Cevap : E. Ritüel

Açıklama : Örgütsel iletişim süreci; mesajların aktarıldığı iletişim ağları, sürecin kendisi, örgüt içi birimlerin karşılıklı bağlılığı ve örgütün içinde bulunduğu çevre gibi temel kavramlarla açıklanır. Ritüeller (törenler, kutlamalar vb.) ise örgütsel kültürün önemli bir parçası ve bir iletişim aracı olsalar da, iletişim sürecinin temel bir yapısal bileşeni olarak kabul edilmezler.

5 Örgütlerde iki yönlü iletişim ile ilgili aşağıdaki ifadelerden hangisi doğrudur?

A. Göndericinin prestijini aşağı çekebilir.
B. Hızlıdır.
C. İtaatkar bir yapısı vardır.
D. Bilgi hakkında az güven vardır.
E. Gönderici için daha fazla prestij ve otorite sağlanır.

Cevap : A. Göndericinin prestijini aşağı çekebilir.

Açıklama : İki yönlü iletişimde, alıcının geri bildirimde bulunma ve hatta yöneticiye itiraz etme imkanı vardır. Bu durum, iletişimi daha demokratik hale getirir. Tek yönlü iletişimin aksine, yöneticinin sorgulanamaz otoritesi ve prestiji bu etkileşimli süreçte azalabilir, çünkü kararları ve talimatları tartışmaya açılır.

6 Aşağıdakilerden hangisi bir örgütteki ilietişim ile ilgili kurallardan biri değildir?

A. Hiyerarşik kurallar
B. Görev ile ilgili kurallar
C. Söylentiler ile ilgili kurallar
D. Çalışma grubu ile ilgili kurallar
E. Bireysel kurallar

Cevap : C. Söylentiler ile ilgili kurallar

Açıklama : Örgütlerde iletişim; hiyerarşi, görevler, çalışma grupları ve bireyler ile ilgili resmi veya gayriresmi kurallarla düzenlenir. Söylenti ise bu resmi yapının dışında gelişen, kurala bağlı olmayan, kontrolsüz ve gayriresmi bir iletişim biçimidir. Örgütler söylentiler için kural koymaz, söylentilerle mücadele etmeye çalışır.

7 Aşağıdakilerden hangisi destekleyici iklim ile ilgili değildir?

A. Standartları sorgulama
B. Yargıda bulunmama
C. Bilgi için soru sorma
D. Problem oryantasyonu
E. Katılımı sağlama

Cevap : A. Standartları sorgulama

Açıklama : Destekleyici iletişim iklimi, güven ve iş birliğini artırır. Bu iklimin özellikleri arasında problem odaklılık, yargılayıcı olmama ve katılımı teşvik etme yer alır. “Standartları sorgulama” ise, yapıcı bir şekilde yapılmadığı takdirde, savunmacı bir iklim yaratan bir meydan okuma olarak algılanabilir ve bu nedenle destekleyici iklimin bir özelliği olarak kabul edilmez.

8 Aşağıdakilerden hangisi dinlemenin aşamalarından biri değildir?

A. Değerlendirme
B. Duyma
C. Yorumlama
D. Not alma
E. Yanıt verme

Cevap : D. Not alma

Açıklama : Etkin dinleme süreci genellikle duyma, anlama/yorumlama, değerlendirme/hatırlama ve yanıt verme gibi bilişsel ve davranışsal aşamalardan oluşur. “Not alma” ise bu süreci desteklemek, özellikle hatırlama aşamasına yardımcı olmak için kullanılan faydalı bir tekniktir, ancak dinleme sürecinin temel bir aşaması değildir.

9 Çatışma ile ilgili aşağıdaki ifadelerden hangisi yanlıştır?

A. Çatışma her zaman bir rekabeti barındırır.
B. İletişim biçimi çatışmaya neden olur.
C. Değişik kişilik özellikleri çatışmaya neden olur.
D. Çatışma hem pozif hem de negatif bir güçtür.
E. Ast – üst ilişkileri çatışmaya neden olur.

Cevap : A. Çatışma her zaman bir rekabeti barındırır.

Açıklama : Çatışma, taraflar arasında algılanan bir uyuşmazlıktır. Rekabet ise tarafların aynı ve sınırlı bir kaynak için yarıştığı bir durumu ifade eder. Her çatışma rekabetçi değildir; iş birliği, uzlaşma veya kaçınma gibi farklı yaklaşımlarla da yönetilebilir. Bu yüzden çatışmanın her zaman rekabet içerdiği söylenemez.

10 Aşağıdakilerden hangisi bir örgütün dış halkla ilişkiler etkinliklerinden biri değildir?

A. Lobi yapma
B. Danışma büroları
C. Politik konuşmalar
D. Öneri sistemleri
E. Kongre ve konferanslar

Cevap : D. Öneri sistemleri

Açıklama : Halkla ilişkiler faaliyetleri, iç ve dış hedef kitlelere yönelik olarak ikiye ayrılır. Lobicilik, kongreler ve danışma büroları örgütün dışındaki paydaşlara yöneliktir. “Öneri sistemleri” ise örgüt çalışanlarından geri bildirim ve fikir toplamak için kullanılan bir iç iletişim ve iç halkla ilişkiler aracıdır.