BYA205U Yönetici Asistanlığı Ünite -1

Amaçlarımız ve Hedeflerimiz

Bu ünite tamamlandıktan sonra, aşağıdaki bilgi ve becerilere sahip olmanız hedeflenmektedir:

• Meslek kavramını tanımlama: Meslek nedir ve bireyin yaşamındaki rolü nedir, açıklayabileceksiniz.
• Sekreter kavramını anlama: Sekreterlik mesleğinin tanımını ve tarihsel gelişimini ifade edebileceksiniz.
• Sekreterlik mesleğinin evrimini inceleme: Sekreterlik mesleğinin tarih boyunca nasıl değiştiğini ve modernleştiğini açıklayabileceksiniz.
• Sekreterlerin sorumluluk düzeylerini açıklama: Farklı düzeylerdeki sekreterlik sorumluluklarını sıralayarak işleyişlerini tartışabileceksiniz.
• Sekreterlik türlerini tanımlama: Çeşitli sekreterlik türlerini belirleyip görev ve yetki alanlarını değerlendirebileceksiniz.
• Yönetici asistanlığını açıklama: Yönetici asistanlığı ile sekreterlik arasındaki farkları analiz ederek yönetici asistanının rolünü açıklayabileceksiniz.

Anahtar Kavramlar

1. Meslek
2. Sekreter
3. Yönetici Asistanı
4. Mesleki Eğitim
5. Sorumluluk Düzeyleri

Konu Başlıkları

• Meslek Kavramı
  • Meslek ve birey ilişkisi, bireysel ve toplumsal anlamları
  • Mesleğin gereklilikleri: Eğitim, beceri, bilgi
• Sekreterlik ve Gelişimi
  • Sekreterlik mesleğinin tarihi gelişimi
  • Modern sekreterlik anlayışına geçiş
• Sekreterlik Türleri
  • Kat/bölüm sekreterliği
  • Hukuk sekreterliği
  • Tıp sekreterliği
  • Yönetici asistanlığı ve üst düzey yönetici sekreterliği gibi uzmanlık alanları
• Sekreterlerin Sorumluluk Düzeyleri
  • İlk düzeyden beşinci düzeye kadar sekreterlikte sorumlulukların farklılaşması
  • Yönetici asistanlığına geçiş süreci ve gereklilikleri
• Yönetici Asistanlığı
  • Sekreterlikten yönetici asistanlığına uzanan kariyer gelişimi
  • Yönetici asistanının modern iş dünyasındaki rolü

Meslek: Kapsamlı Bir Perspektif

Meslek, bireylerin kimliğini şekillendiren önemli bir olgudur. Meslek, yalnızca bireyin geçim kaynağı değil; itibar, statü, kişisel tatmin ve topluma katkı anlamında da derin bir anlam taşır. Eğitim, mesleğin olmazsa olmaz bir bileşenidir. Çünkü mesleki başarı, ancak mesleğin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranış kalıplarının sistemli bir şekilde öğrenilmesiyle sağlanabilir. Günümüzde mesleklerin niteliği ve toplumdaki değeri, değişen sosyal ve teknolojik gelişmelere göre yeniden tanımlanmaktadır.

Sekreterlik: Tarihten Günümüze

Sekreterlik mesleği, tarih boyunca toplumsal, ekonomik ve teknolojik değişimlerden etkilenmiştir. İlk sekreterlik faaliyetleri Eski Mısır ve Yunan toplumlarında belgelenmiş olup, yazılı iletişim, kayıt tutma ve belgeleme gibi görevlerle başlamıştır. Modern anlamdaki ilk sekreter istihdamı, 1933 yılında Paris’te bir demir-çelik işletmesinde gerçekleşmiştir. Osmanlı İmparatorluğu’nda da Divan-ı Hümayun’da görev yapan “Reisülküttab”lar bu mesleğin bir nevi atası olarak görülebilir.

Sekreterliğin modernleşmesi, daktilonun icadı ve teknolojik yeniliklerle hız kazanmıştır. Günümüzde sekreterler, bilgi teknolojileri, iletişim araçları ve yönetim süreçlerinde uzmanlaşmayı gerektiren bir iş alanında çalışmaktadırlar.

Sekreterlik ve Yönetici Asistanlığı

Sekreterlik mesleği, farklı uzmanlık alanlarında derinleşmeyi gerektirir. Bununla birlikte, en üst düzey sorumlulukları üstlenen sekreterler “yönetici asistanı” olarak adlandırılmaktadır. Yönetici asistanı, sekreterlik mesleğinin en üst basamağı olup, yöneticilerin karar alma süreçlerine etkin katkı sağlayan, yönetici adına inisiyatif kullanabilen bir profesyoneldir.

Yönetici asistanları, günümüz iş dünyasında yöneticilerin iş yükünü hafifleten, süreçleri yöneten ve kritik karar süreçlerinde destek veren temel aktörlerdir. İyi bir yönetici asistanı, yöneticinin yalnızca sağ kolu değil, aynı zamanda bir strateji ortağıdır.

Sonuç ve Değerlendirme

Sekreterlik, geçmişten günümüze sürekli evrim geçiren, değişen ihtiyaçlara uyum sağlayan bir meslek alanıdır. Mesleğin saygınlığı ve etkinliği, sekreterlerin mesleki bilgi ve beceri düzeylerinin artırılmasıyla paralellik göstermektedir. Yönetici asistanlığı ise bu mesleğin en üst düzey profesyonel konumunu ifade etmekte olup, organizasyonel başarıda kritik bir role sahiptir. Günümüzde sekreterlik mesleği, cinsiyetten bağımsız bir profesyonellik alanı olarak kabul edilmekte ve her geçen gün daha fazla uzmanlaşma gerektirmektedir

Ünite 1 Soruları

1. Aşağıdakilerden hangisi “bir kimsenin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanı” cümlesini tanımlar?

a) Amaç
b) Beceri
c) Meslek
d) İtibar
e) Eğitim

Cevap : c) Meslek

Açıklama : “Meslek”, kişinin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak amacıyla yaptığı iş veya uzmanlık alanıdır. Diğer şıklar, bu anlamı taşımamaktadır.

2. I. İletişim
II. Belgeleme
III. Düzenleme
Yukarıdakilerden hangisi ya da hangileri sekreterlerin görevlerindendir?

a) Yalnız I
b) Yalnız II
c) Yalnız III
d) I-II
e) I-II-III

Cevap : e) I-II-III

Açıklama : Sekreterlerin temel görevleri arasında iletişim kurma, belgeleri düzenleme ve dokümantasyon işleri yer alır. Bu nedenle tüm şıklar doğru kabul edilir.

3. Kelimelerin simgelerle ve işaretlerle ya da kısaltmalarla kolay bir biçimde yazılmasını sağlayan tekniğe ne ad verilir?

a) Stenografi
b) Duploye
c) Reissülküttab
d) Benaroya
e) Alfabetik

Cevap : a) Stenografi

Açıklama : Stenografi, kelimeleri işaretler ve kısaltmalar yardımıyla hızlı bir şekilde yazmayı sağlayan bir tekniktir. Diğer seçenekler bu tanıma uygun değildir.

4. Aşağıdaki sekreter türlerinden hangisi aynı zamanda yönetim kurulu başkanı sekreteri unvanı ile de anılır?

a) Basın sekreteri
b) Kat sekreteri
c) Raportör sekreter
d) Teknik sekreter
e) Üst düzey yönetici sekreteri

Cevap : c) Raportör sekreter

Açıklama : Raportör sekreter, yönetim kurulu başkanı sekreteri olarak da bilinir ve yönetime bağlı önemli toplantılarda notlar alır ve raporlar hazırlar.

5. 1870’li yıllardaki istatistiklere bakıldığında büro hizmetlerinde çalışan erkeklerin oranı yaklaşık olarak % kaçtır?

a) 97
b) 79
c) 56
d) 40
e) 17

Cevap : a) 97

Açıklama : 1870’lerde büro hizmetleri ağırlıklı olarak erkekler tarafından yapılmaktaydı. Kadınların iş gücüne katılımı daha sonraki dönemlerde artmıştır.

6. Aşağıdakilerden hangisi organizasyondaki görev yerlerine göre sekreter türü içerisinde yer almaz?

a) Kat sekreteri
b) Genel müdür sekreteri
c) Yönetici sekreteri
d) Bölüm sekreteri
e) Tıp sekreteri

Cevap : e) Tıp sekreteri

Açıklama : Tıp sekreteri, organizasyondaki görev yerine göre değil, uzmanlık alanına göre sınıflandırılan bir sekreter türüdür.

7. Aşağıdaki ifadelerden hangisi doğrudur?

a) Sekreterlik ağırlıklı olarak bayanlar tarafından yürütülen bir meslektir.
b) Günümüzde kadın ya da erkek, mesleki eğitim almış ve mesleğin gerekliliklerini yerine getiren herkes sekreter olabilir.
c) Endüstri devrimi ile birlikte sekreterlik alanında eğitim yüzdesi düşmüştür.
d) Sekreterlik hizmetlerinde bayanların çalışması 1700’lü yıllarda artış göstermiştir.
e) Kelime işlem bürolardaki rutin işlerin artmasına neden olmuştur.

Cevap : b) Günümüzde kadın ya da erkek, mesleki eğitim almış ve mesleğin gerekliliklerini yerine getiren herkes sekreter olabilir.

Açıklama : Sekreterlik mesleği cinsiyet farkı gözetmeksizin, mesleki eğitim ve yeterliliklere dayalı bir iştir. Diğer şıklar doğru değildir.

8. Aşağıdaki sekreterlik türlerinden hangisi mali konularda piyasayı sürekli takip ederek yöneticisine yardımcı olur?

a) Gayrimenkul sekreteri
b) Film sekreteri
c) Muhasebe ve finans sekreteri
d) Basın sekreteri
e) İşletme sekreteri

Cevap : c) Muhasebe ve finans sekreteri

Açıklama : Muhasebe ve finans sekreteri, mali piyasa takibi ve yöneticisine finansal analizlerde destek sunmakla sorumludur.

9. “Yöneticinin genel yönergeleri, öncelikleri, görevleri, politikaları ve program amaçlarında” çalışan bir sekreter aşağıdaki sorumluluk düzeylerinden hangisinde yer alır?

a) Sorumluluk düzeyi 1
b) Sorumluluk düzeyi 2
c) Sorumluluk düzeyi 3
d) Sorumluluk düzeyi 4
e) Tüm sorumluluk düzeyleri

Cevap : b) Sorumluluk düzeyi 2

Açıklama : Sorumluluk düzeyi 2, yöneticinin politikaları ve program amaçlarına destek sunan, üst yönetimle koordinasyonu sağlayan sekreterleri ifade eder.

10. Aşağıdaki tarihlerden hangisinde “ilk kez Paris’te Demir-Çelik İşletmesi Genel Müdürlüğü’nde günümüzdekine yakın anlamda” sekreter istihdam edilmiştir?

a) 1953
b) 1943
c) 1959
d) 1933
e) 1956

Cevap : d) 1933

Açıklama : 1933 yılı, modern anlamda sekreterlik mesleğinin kurumsallaştığı ilk dönemlerden biridir.