BYA205U Yönetici Asistanlığı Ünite -2

Amaçlar

Bu ünite tamamlandığında, aşağıdaki bilgi ve becerilere sahip olmanız beklenir:

• Başarılı bir sekreterde bulunması gereken temel kişisel ve mesleki özellikleri açıklayabilecek.
• Sekreterlerin temel kişilik özelliklerini sıralayabilecek.
• Sekreterlerin mesleki yeterliliklerini ve gerekliliklerini tanımlayabilecek.

Anahtar Kavramlar

Bu üniteyi anlamak için aşağıdaki kavramlar önemlidir:

• Başarı: Hedeflere ulaşma yeteneği.
• Özellik: Bir bireyi veya mesleği tanımlayan nitelikler.
• Kişilik: İnsanların bireysel farklılıklarını belirleyen özellikler.
• Prezantabl: İyi bir dış görünüm ve profesyonel bir duruş.
• Empati: Başkalarının duygularını ve düşüncelerini anlamaya çalışma.
• Etik: Ahlaki değer ve ilkeler doğrultusunda davranış.
• İnisiyatif: Kendi kendine karar alabilme yeteneği.
• Risk: Belirsizlik karşısında harekete geçme cesareti.
• İkna: Başkalarını belli bir görüşe yönlendirme yeteneği.

Yönetici Asistanlığı ve Başarılı Bir Sekreterin Özellikleri

Giriş

Yönetici asistanlarının, geçmişte yalnızca yöneticilere atfedilen birçok görevi devraldığı bir meslek ortamı oluşmuştur. Özellikle İngiltere’de yapılan araştırmalar, bu pozisyonda çalışanların yöneticiler kadar bilgi ve yetkinlik gerektiren görevlerde bulunduğunu göstermektedir. Bu durum, profesyonel sekreterliğin bilgi, beceri ve kişisel özelliklerin birleşimini zorunlu kıldığını ortaya koymaktadır.

Başarılı Bir Sekreterin Temel Özellikleri

Araştırmalar, başarılı bir sekreterin sahip olması gereken temel özellikleri şu şekilde sıralamaktadır:

• Kişisel Özellikler: Sabırlı, dürüst, empati kurabilen, prezantabl, güler yüzlü, sır saklayan ve soğukkanlı olmak.
• Mesleki Özellikler: Ana diline ve iş jargonuna hâkimiyet, hızlı ve doğru karar verebilme, temsil yeteneği, problem çözme becerisi.

Sekreterde Bulunması Gereken Kişilik Özellikleri

Kişilik, bireylerin diğer insanlarla uyumlarını ve iş ortamındaki tutumlarını belirler. Sekreterlerin sahip olması gereken kişilik özelliklerinden bazıları şunlardır:

• Güler yüzlü olmak: İletişimde pozitif bir atmosfer yaratır ve güven duygusu aşılar.
• Prezantabl olmak: Profesyonel bir görünüm ile güven verir.
• Empati kurabilmek: Yönetici ve iş arkadaşlarıyla etkili bir bağ kurar.
• Dürüst olmak: Güvenilir bir iş ilişkisi geliştirir.
• Soğukkanlılık: Beklenmedik durumlar karşısında mantıklı davranmayı sağlar.

Sekreterin Mesleki Özellikleri

Sekreterlerin mesleki başarısı için hem eğitim hem de sürekli kendini geliştirme gereklidir:

• Mesleki Eğitim: Yüksekokul veya üniversite eğitimi, mesleki bilgileri pekiştiren temel bir gerekliliktir.
• Ana Diline ve İş Jargonuna Hâkimiyet: Hem resmi hem de gayriresmi iletişimde etkinlik sağlar.
• Problem Çözme Yeteneği: Yöneticiye zaman kazandırır ve iş akışını düzenler.
• Zaman Yönetimi: Yöneticinin ve kendi iş süreçlerini verimli bir şekilde organize eder.
• Teknolojiye Uyum: Büro makineleri ve yazılımların etkin kullanımı iş süreçlerini hızlandırır.
• Yabancı Dil Bilgisi: Uluslararası iş ilişkilerinde avantaj sağlar.

Görgü ve Protokol Kuralları

Sekreterlerin insan ilişkilerinde başarılı olmaları, görgü ve protokol kurallarına uygun davranmalarıyla mümkündür. İnsanlarla ilişkilerde nezaket kurallarına uymak ve profesyonel bir izlenim bırakmak bu mesleğin temel unsurlarındandır.

Sonuç

Başarılı bir sekreterin kişisel ve mesleki özellikleri, hem bireysel hem de mesleki gelişimle ilişkilidir. Kişisel özellikler doğuştan veya yaşam deneyimiyle kazanılırken, mesleki yeterlilik sürekli eğitim ve uygulamayla gelişir.

Sekreterlik mesleğinde başarı, bireyin özellikleri ile mesleki yeterliliklerini birleştirme yeteneğinde gizlidir. Bu doğrultuda sürekli kendini geliştiren ve yeniliklere açık olan sekreterler, mesleklerinde fark yaratır

Ünite 2 Soruları

1. Aşağıdakilerden hangisi başarılı bir sekreterin kişisel özellikleri arasında yer almaz?

a) Sadık olmak
b) Yaratıcı olmak
c) Sır saklamak
d) Sabırlı olmak
e) Mesleğini sevmek

Cevap : b) Yaratıcı olmak

Açıklama : Başarılı bir sekreterden beklenen temel kişisel özellikler sadakat, sır saklama, sabırlı olma ve mesleğini sevme gibi özelliklerdir. Ancak yaratıcılık, sekreterlik mesleğinde zorunlu bir kişisel özellik olarak yer almaz.

2. Aşağıdakilerden hangisi bireylerin kendine özgü özelliklerini ve bu özellikler arasındaki ilişkileri; kişinin diğer insanlara ve durumlara uyum gösterme tutumunu kapsayan bir kavram olarak düşünülmelidir?

a) Kişilik
b) Empati
c) İnisiyatif
d) Prezantabl
e) Liderlik

Cevap : a) Kişilik

Açıklama : “Kişilik”, bireyin kendine özgü özelliklerini ve bu özelliklerin diğer insanlarla ve durumlarla uyumunu ifade eder. Diğer şıklar bu tanıma uygun değildir.

3. “Herkesin sevgisini ve onayını kazanmalıyım” görüşünün değiştirilmesi hangi kişisel özelliğin gelişimine katkıda bulunabilir?

a) Güler yüzlü olmak
b) Dürüst olmak
c) Hoşgörülü olmak
d) Yardımsever olmak
e) Kendine güven duymak

Cevap : e) Kendine güven duymak

Açıklama : “Herkesin sevgisini ve onayını kazanmalıyım” düşüncesini değiştirmek, kişinin kendine güven geliştirmesine yardımcı olur. Diğer şıklar bu bağlamda etkili değildir.

4. Yeri ve zamanı gelince kendi kendine karar verebilme yeteneği aşağıdaki kişilik özelliklerinden hangisini kapsar?

a) Empati kurabilmek
b) İnisiyatif kullanabilmek
c) Dürüst olmak
d) Adil olmak
e) Sabırlı olmak

Cevap : b) İnisiyatif kullanabilmek

Açıklama : İnisiyatif kullanabilmek, kişinin kendi başına karar alma yeteneğidir. Bu özellik, empati, dürüstlük, adil olma ve sabır gibi diğer özelliklerden ayrılır.

5. Aşağıdakilerden hangisi başarılı bir sekreterin mesleki özellikleri arasında değildir?

a) Sorumluluk sahibi olmak
b) Meslek etiğine uygun davranmak
c) Büro makinelerini kullanabilmek
d) İnsan ilişkileri becerisine sahip olmak
e) Görgü ve protokol kurallarına uygun davranmak

Cevap : c) Büro makinelerini kullanabilmek

Açıklama : Başarılı bir sekreterden beklenen mesleki özellikler arasında sorumluluk sahibi olmak, meslek etiğine uygun davranmak, insan ilişkileri becerisine sahip olmak ve görgü kurallarına uymak bulunur. Büro makinelerini kullanmak teknik bir beceri olup bu bağlamda öncelikli bir mesleki özellik değildir.

6. I. Benzerlikler
II. Karşılaştırmalar
III. İstatistikler
Yukarıdakilerden hangisi veya hangileri sekreterin karşısındakini ikna etmek için sunması gereken kanıtlar arasında yer alır?

a) II-III
b) I-II-III
c) I-III
d) Yalnız I
e) Yalnız III

Cevap : b) I-II-III

Açıklama : Sekreter, karşısındakini ikna etmek için benzerlikler, karşılaştırmalar ve istatistikler gibi kanıtları sunmalıdır. Bu üç madde de doğru birer kanıt türüdür.

7. Aşağıdakilerden hangisi prezantabl olmak kavramının kapsamında değildir?

a) Güzel ve bakımlı olmak
b) Eli, yüzü düzgün olmak
c) Dikkat çekici bir şekilde giyinmek
d) Kararlı bir ses tonu ile konuşmak
e) Güven veren bir şekilde tokalaşmak

Cevap : c) Dikkat çekici bir şekilde giyinmek

Açıklama : Prezantabl olmak, temiz, bakımlı ve güven veren bir görünüm ile birlikte kararlı bir ses tonu gibi özellikleri içerir. Ancak dikkat çekici bir şekilde giyinmek prezantabl olmanın bir şartı değildir.

8. Aşağıdakilerden hangisi yönetici asistanının sahip olması gereken kişilik özelliklerinden biri değildir?

a) Alçakgönüllü olmak
b) Dürüst olmak
c) Sadık olmak
d) Soğukkanlı olmak
e) İnatçı olmak

Cevap : e) İnatçı olmak

Açıklama : Yönetici asistanından beklenen kişisel özellikler alçakgönüllü, dürüst, sadık ve soğukkanlı olmaktır. Ancak inatçı olmak, bu meslek için uygun bir özellik değildir.

9. Belirli bir meslek veya uzmanlık dalının özelleşmiş sözcük hazinesine ne ad verilir?

a) Şifre
b) Gizli dil
c) Jargon
d) Steno
e) Dil

Cevap : c) Jargon

Açıklama : Jargon, belirli bir meslek veya uzmanlık dalına ait özel terminolojiyi ifade eder. Diğer şıklar bu tanıma uygun değildir.

10. Kişilik özelliklerini saptamak için çalışmalar yapan Allport ve Odbert; Webster (1925) Uluslararası sözlüğünden faydalanarak kişiliğe ilişkin kaç sıfat tespit etmişlerdir?

a) 17.953
b) 4.500
c) 171
d) 16
e) 2

Cevap : a) 17.953

Açıklama : Allport ve Odbert, kişilik özelliklerini tanımlamak için yaptıkları çalışmada Webster Uluslararası Sözlüğü’nden 17.953 sıfat belirlemişlerdir. Bu çalışma, kişilik analizi için temel bir adım olmuştur.