BYA205U Yönetici Asistanlığı 2024-2025 Güz Ara Sınavı

Giriş

Yönetici asistanlığı veya sekreterlik, modern iş dünyasının vazgeçilmez mesleklerinden biridir. Teknolojinin gelişmesiyle birlikte bu rol, basit ofis işlerinin ötesine geçerek daha “karmaşık örgütsel sorunlarla ilgilenen, yaratıcılık gerektiren ve bilgiyi yöneten” bir pozisyona evrilmiştir. Bu mesleğin gelişiminde, “yöneticilerin sekreterlik mesleğine bakış açısındaki değişmelerin” de önemli bir etkisi olmuştur. Bu makalede, yönetici asistanının temel görevleri, sahip olması gereken beceriler ve iş yeri içindeki rolü incelenecektir.

Sekreterin Rolü ve Görev Tanımı

Sekreter, yöneticinin en yakın çalışma arkadaşı olarak onun rahat çalışmasını ve bürodaki işlerin düzenli yapılmasını sağlar; ancak yönetimin “resmi bir ortağı” değildir. Sekreterlik, hizmet verilen yönetici sayısına göre de farklılaşır; bir bölümdeki “birkaç yöneticiye birden” hizmet veren kişi “kat ya da bölüm sekreteri” olarak adlandırılır. Temel görevleri arasında, yöneticinin “iş seyahatlerini düzenlemek”, belgelere çabuk ulaşılmasını sağlayan “dosyalama sistemini” yönetmek ve yazışmaları gerçekleştirmek bulunur. Bir metindeki gereksiz tekrarları veya eksik ayrıntıları kontrol etmek, “yazışmaları gerçekleştirme” görevinin bir parçasıdır.

Gerekli Kişilik Özellikleri ve Mesleki Beceriler

Başarılı bir yönetici asistanının sahip olması gereken birçok özellik vardır.

• Kişilik Özellikleri: Kurumu temsil etmeye uygun, bakımlı ve profesyonel bir dış görünüşe sahip olmak, yani “prezantabl olmak” esastır. “Sekreter çalıştığı örgütün vitrinidir” ifadesi de, “giyimine özen göstermesi” gerektiğini vurgular. Ayrıca, işine, yöneticisine ve kurumuna karşı “bağlılık” duyması beklenir.
• Mesleki Beceriler: Her durumda yöneticisine sormadan, belirli sınırlar dahilinde kendi kendine karar verebilme yeteneği olan “inisiyatif kullanma” becerisi zamanla gelişir. Sürekli olarak “Bu işi daha iyi nasıl yapabilirim?” sorusunu sormak ise “yaratıcı olma” özelliğini geliştirir. İnsanlarla sağlıklı iletişim kurabilmek için de “yeterli derecede psikoloji alanında” bilgi sahibi olmak önemlidir.

İş Yeri İlişkileri ve Takım Çalışması

Yönetici asistanı, karmaşık iş yeri ilişkileri içinde dengeleyici bir rol oynar. Hiyerarşide, kendi yöneticisi ile onun amirinden çelişkili talimatlar aldığında, doğru olan “durumu kendi yöneticisine aktarmak ve onun talimatına göre hareket etmektir”. Takım çalışmasında ise başarının en önemli ögesi, üyeler arasında “güven ortamının oluşmasıdır”. Bir takımın oluşumundaki ilk aşama olan “tanışma” (forming) evresinde, üyeler görevlerini ve birbirlerini anlamaya çalışır. Ofis ortamında “problemli kişiliklerle” başa çıkmak da bu mesleğin bir parçasıdır. Bu kişiliklerin ortak özelliklerinden biri “kendilerini çok yetenekli görmeleridir”. Örneğin, zamanınızı sürekli alan bir “dedikoducu” ile başa çıkmak için, acil bir işiniz olduğunu belirterek konuşmayı nazikçe sonlandırabilirsiniz.

Sonuç

Yönetici asistanlığı, tanımı ve sınırları “ulusal meslek standartları” ile belirlenmiş, profesyonel bir meslektir. Karmaşık meslekleri tanımlamak için ise “gruplama, ad verme ve sistemli dizime sokma” gibi yöntemler kullanılır. Bu meslekte başarılı olmak, sadece organizasyon ve iletişim becerileri değil, aynı zamanda yüksek düzeyde profesyonellik, sadakat ve problem çözme yeteneği gerektirir.

1. I. Kat ya da bölüm sekreteri
II. Genel müdür sekreteri
III. Yönetici sekreteri
A şirketinde çalışan Berkay birkaç yöneticiye birden hizmet vermekte, onların telefonlarını cevaplamakta, yazılarını yazmaktadır. Bununla birlikte onların yürüttüğü faaliyetler hakkında uzmanlaşmıştır. Berkay’ın bu durumu yukarıdaki sekreterlik türlerinin hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilir?

A) Yalnız I
B) Yalnız II
C) Yalnız III
D) II ve III
E) I, II ve III

Cevap : A) Yalnız I

Açıklama : Berkay’ın tek bir yöneticiye değil, bir bölümdeki “birkaç yöneticiye birden” hizmet vermesi, onun “Kat ya da bölüm sekreteri” tanımına uyduğunu göstermektedir. Yönetici sekreteri veya genel müdür sekreteri genellikle tek bir üst düzey yöneticiye bağlı çalışır.

2. Sekreterin insanlarla iyi ilişkiler içinde olması, insanlarla arasında sağlıklı ve sağlam iletişim kurabilmesi _________ bilgi sahibi olmalarına bağlıdır.
Yukarıdaki cümlede boş bırakılan yeri aşağıdakilerden hangisi doğru olarak tamamlar?

A) yöre insanlarının özellikleri hakkında
B) konuşma ve ikna etme konusunda
C) yeterli derecede psikoloji alanında
D) akıcı konuşma, iyi giyinme alanında
E) büro araçları kullanmada

Cevap : C) yeterli derecede psikoloji alanında

Açıklama : İnsanlarla sağlıklı ve sağlam iletişim kurabilmek, onların davranışlarını, motivasyonlarını ve tepkilerini anlamayı gerektirir. Bu da temel düzeyde insan psikolojisi hakkında bilgi sahibi olmayı gerektirir.

3. “Katılıma ve planlanmaya zaman ayırmasını sağladıktan sonra yöneticinin en önemli görevleri arasında sekreterlerin verimli olarak kullanılmasını görürüm.”
Yukarıdaki yönetici söylemi sekreterlik mesleğinin gelişmesinin hangi ögesi ile ilişkilidir?

A) Toplumun sekreterlik mesleğine bakışındaki değişmelerin sekreterlik mesleğine etkisi
B) Yöneticilerin sekreterlik mesleğine bakışındaki değişmelerin sekreterlik mesleğine etkisi
C) Eğitimin sekreterlik mesleğine etkisi
D) Teknolojinin sekreterlik mesleğine etkisi
E) Mesleki örgütlenmenin sekreterlik mesleğine etkisi

Cevap : B) Yöneticilerin sekreterlik mesleğine bakışındaki değişmelerin sekreterlik mesleğine etkisi

Açıklama : Söylem, doğrudan bir yöneticinin bakış açısını yansıtmaktadır. Yöneticinin, sekreteri verimli kullanmayı “en önemli görevleri” arasında görmesi, yöneticilerin bu mesleğe atfettiği değerin ve bakış açısının değiştiğini ve mesleğin gelişimine etki ettiğini göstermektedir.

4. Aşağıdakilerden hangisi sekreterin görev özellikleri arasında yer almaz?

A) Yöneticiyi dışa aksettirebilen, en yakın olan kişidir.
B) Yöneticilerin özel yaşamını, zaaflarını bilir.
C) Yöneticilerin rahat çalışmasını sağlar.
D) Pozisyonları nedeni ile yönetimin resmi ortağıdır.
E) Bürodaki işlerin düzenli yapılmasını sağlar.

Cevap : D) Pozisyonları nedeni ile yönetimin resmi ortağıdır.

Açıklama : Sekreter, yöneticiye en yakın çalışan ve onun en büyük yardımcısı olsa da, örgütsel hiyerarşide yöneticiyle aynı yetki ve sorumluluklara sahip “resmi bir ortak” değildir. Bu ifade, sekreterin görev tanımını aşan bir ifadedir.

5. Bir mesleğin tanımlanmasının zor olması halinde aşağıdaki yöntemlerden hangisi uygulanmalıdır?

A) Gruplama, ad verme, sistemli dizime sokmak.
B) Her mesleği ayrı tanımlamak, özelliklerini sıralamak.
C) Görev tanımını yapmak, detaylandırmak.
D) Unsurları tek tek saymak, tanımlamak.
E) Genel tanımını yapmak, iş akış şemasını hazırlamak.

Cevap : A) Gruplama, ad verme, sistemli dizime sokmak.

Açıklama : Tanımlanması zor olan karmaşık meslekleri anlamak için, benzer görev ve sorumlulukları bir araya getirerek “gruplama”, bu gruplara “ad verme” ve son olarak bunları hiyerarşik veya mantıksal bir “sistemli dizime sokma” yöntemi kullanılır. Bu, mesleğin genel yapısını ve alt dallarını ortaya koyar.

6. Örgütü temsil edebilme yeteneğine sahip olma, dış görünüşüne, kişisel temizlik ve bakımına önem verme, giyimine profesyonel ortam çerçevesinde özen gösterme _________ olarak tanımlanır.
Yukarıdaki cümlede boş bırakılan yeri aşağıdakilerden hangisi doğru olarak tamamlar?

A) prezantabl olma
B) kendine güven duyma
C) sorumluluk sahibi olma
D) sadık olma
E) inisiyatif kullanabilme

Cevap : A) prezantabl olma

Açıklama : “Prezantabl olmak”, bir kişiyi veya kurumu temsil etmeye uygun, bakımlı, temiz ve profesyonel bir dış görünüşe sahip olmayı ifade eden bir terimdir. Cümledeki tanım tam olarak bu kavrama karşılık gelmektedir.

7. Sekreter işine, yöneticisine ve diğer çalışanlara, çalıştığı örgüte ve örgütün hizmet ve ürünlerine, imajına _________ göstermelidir. Bunu başaramazsanız, birlikte çalıştığınız ekibin verimli olmasını engellersiniz. Hem de ne yöneticinizin ne de diğer çalışanların güven ve saygısını kazanabilirsiniz.
Yukarıdaki cümlede boş bırakılan yeri aşağıdakilerden hangisi doğru olarak tamamlar?

A) saygı
B) bağlılık
C) sevgi
D) güven
E) sorumluluk

Cevap : B) bağlılık

Açıklama : Cümlede anlatılan; işine, yöneticisine ve kurumun tüm unsurlarına karşı olumlu bir tutum içinde olma, kurumun hedeflerini benimseme ve ona sadakat gösterme durumu, en geniş anlamıyla “bağlılık” kavramı ile ifade edilir.

8. Yönetici asistanı bir iş yaparken daima “Bu işi daha iyi nasıl yapabilirim?” sorusunu sorarak aşağıdaki mesleki özelliklerinden hangisini geliştirebilir?

A) Büro makinelerini kullanabilme
B) Problem çözme yeteneği
C) Temsil yeteneğine sahip olma
D) Yaratıcı olma
E) İnsan ilişkileri becerisine sahip olma

Cevap : D) Yaratıcı olma

Açıklama : “Bu işi daha iyi nasıl yapabilirim?” sorusu, mevcut durumu sorgulama, yeni ve daha verimli yöntemler arama sürecini başlatır. Bu süreç, yeni fikirler ve çözümler üretmeyi gerektirdiği için doğrudan “yaratıcı olma” özelliğini geliştirir.

9. “Sekreter; iş yerine ve çalışma düzenine, yönetmeliklere, iş akışına alıştıkça, yöneticinin iş anlayışını sorumluluk ve yetki kavramını öğrendikten sonra, belirli işler hakkında kendi kendine karar verecek duruma gelebilmektedir.”
Yukarıdaki paragrafta sekreterde bulunması gereken temel kişilik özelliklerinden hangisi açıklanmaktadır?

A) Yönetici olabilme
B) Karar verebilme
C) Cesaretli olma
D) İnisiyatif kullanma
E) Atak olma

Cevap : D) İnisiyatif kullanma

Açıklama : Paragrafta, sekreterin her seferinde yöneticisine sormadan, belirli sınırlar dahilinde “kendi kendine karar verecek duruma gelmesi” anlatılmaktadır. Bu durum, sorumluluk alarak harekete geçme anlamına gelen “inisiyatif kullanma” becerisidir.

10. “Sekreter çalıştığı örgütün vitrinidir.” ifadesi sekreterde bulunması gereken temel kişilik özelliklerinden hangisini vurgular?

A) Sağlığına özen göstermek
B) Modayı takip etmek
C) Giyimine özen göstermek
D) Güler yüzlü olmak
E) Diş bakımına özen göstermek

Cevap : C) Giyimine özen göstermek

Açıklama : “Vitrin” benzetmesi, bir kurumun dışarıdan ilk görünen ve kurum hakkında ilk izlenimi oluşturan yüzünü ifade eder. Bu, sekreterin profesyonel imajının bir parçası olan dış görünüşü ve dolayısıyla “giyimine özen göstermesi” gerektiğini vurgular.

11. I. Daha karmaşık örgütsel sorunlarla ilgilenen
II. Yaratıcılık gerektiren
III. Bilgiyi yöneten
Bilim ve teknoloji alanında yaşanan hızlı değişim, sekreterliği yukarıdaki iş hallerinden hangisine/hangilerine dönüştürmüştür?

A) Yalnız I
B) Yalnız II
C) Yalnız III
D) I ve III
E) I, II ve III

Cevap : E) I, II ve III

Açıklama : Modern yönetici asistanlığı, rutin görevlerin ötesine geçerek daha karmaşık örgütsel sorunlarla ilgilenmeyi, yaratıcılık kullanarak problem çözmeyi ve en önemlisi kurumsal bilgiyi etkin bir şekilde yönetmeyi gerektiren bir role dönüşmüştür.

12. Aşağıdakilerden hangisi iş seyahatlerinde “yönetici asistanı”nın görevleri arasında yer alır?

A) Her seyahate bizzat katılmak
B) Yöneticinin görevlerini üstlenmek
C) İşyerinde koordinasyonu sağlamak
D) Seyahat sürecini düzenlemek
E) İzin hakkını seyahat süresinde kullanmak

Cevap : D) Seyahat sürecini düzenlemek

Açıklama : Yönetici asistanının iş seyahatlerindeki temel görevi, seyahatin kendisini (uçak, otel rezervasyonları, toplantı takvimi, vize işlemleri vb.) planlamak ve organize etmektir. Diğer şıklar göreviyle doğrudan ilgili değildir.

13. Kağıt, film, manyetik bant gibi her türlü belgeye çabuk ulaşılması aşağıdakilerden hangisi ile mümkün olabilmektedir?

A) Belge sistematiği
B) Evrak düzeni
C) Yazışma kuralları
D) Arşivleme işlemi
E) Dosyalama sistemi

Cevap : E) Dosyalama sistemi

Açıklama : Belgelerin belirli bir mantık ve kurala göre sınıflandırılarak saklandığı ve ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebildiği sisteme “dosyalama sistemi” denir. Bu sistem, belgelere çabuk ulaşmanın temelini oluşturur.

14. Selin yardımcısına şöyle dedi: “Buna bir bak bakalım gereksiz tekrarlar var mı, atlanmış önemli bir ayrıntı var mı, istenen eylemi gerçekleştirebilecek şekilde sonuçlandırılmış mı?”
Selin Hanım’ın bu soruları aşağıdaki sekreterlik görevlerinden hangisi kapsamında değerlendirilir?

A) Zaman yönetimi
B) Yazışmaları gerçekleştirme
C) Klavye kullanımı
D) Bilgisayar programlarının kullanımı
E) İş önceliklerini belirleme

Cevap : B) Yazışmaları gerçekleştirme

Açıklama : Sorulan sorular (tekrarların kontrolü, eksik ayrıntı, doğru sonuç) bir metnin içerik ve anlam bütünlüğünü kontrol etmeye yöneliktir. Bu, bir yazıyı hazırlama, düzeltme ve son haline getirme sürecinin bir parçasıdır ve “yazışmaları gerçekleştirme” görevi kapsamındadır.

15. Bir mesleğin başarı ile icra edilebilmesi için Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından kabul edilen gerekli bilgi, beceri, tavır ve tutumların neler olduğunu gösteren asgari norma ne ad verilir?

A) Ulusal meslek standardı
B) Meslek standardı seviyesi
C) Ofis yeterlik standardı
D) Evrensel meslek standardı
E) Mesleki yeterlik standardı

Cevap : A) Ulusal meslek standardı

Açıklama : Tanımı yapılan kavram, Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK) tarafından bir mesleğin gerektirdiği asgari bilgi, beceri ve yetkinlikleri tanımlayan resmi belge olan “Ulusal Meslek Standardı”dır.

16. Aşağıdakilerden hangisi “problemli kişilik” tiplerinin özelliğidir?

A) Kendini geliştirmeye çalışmak
B) Her insanın hata yapabileceğini kabul etmek
C) Sorunlarla ilgili gerçekleri kabul etmek
D) Konum, görev ve sorumluluklarını bilmek
E) Kendini çok yetenekli görmek

Cevap : E) Kendini çok yetenekli görmek

Açıklama : “Problemli kişilik” tiplerinin ortak özelliklerinden biri, kendi yeteneklerini ve bilgilerini abartma, sürekli haklı olduğuna inanma ve eleştiriye kapalı olma eğilimidir. “Kendini çok yetenekli görmek” bu duruma bir örnektir.

17. Yönetici ile onun amiri birbiri ile çelişen talimatlar verdiklerinde, yönetici asistanı aşağıdakilerden hangisini uygulamalıdır?

A) Yöneticinin amiri ne derse ona göre hareket etmelidir.
B) Yöneticisi için çalıştığından, o ilk ne derse onu yapmalıdır.
C) Durumu yöneticisine aktarmalı ve onun düşüncesine göre hareket etmelidir.
D) Yönetici asistanı doğru olanı yapmalıdır.
E) Her ikisi içinde orta yolu bulmalıdır.

Cevap : C) Durumu yöneticisine aktarmalı ve onun düşüncesine göre hareket etmelidir.

Açıklama : Hiyerarşik bir yapıda, yönetici asistanı doğrudan kendi yöneticisine karşı sorumludur. Çelişkili bir talimat durumunda, durumu kendi yöneticisine bildirmeli, bilgiyi ona aktarmalı ve yöneticisinin vereceği nihai karara veya yönergeye göre hareket etmelidir.

18. Başarılı takım profilinin ortaya çıkmasında en önemli öge aşağıdakilerden hangisidir?

A) Rekabetin oluşması
B) Eğitim seviyeleri
C) Yaş ortalamasının uyumu
D) Üyelerin disiplini
E) Güven ortamının oluşması

Cevap : E) Güven ortamının oluşması

Açıklama : Bir takımın başarılı olabilmesi için temel şart, üyelerin birbirine ve ortak amaca inanmasıdır. Üyeler arasında açık iletişim, iş birliği ve karşılıklı desteği sağlayan “güven ortamı”, başarılı bir takımın en önemli yapı taşıdır.

19. Her üyenin görevini anlaması; görevin istediği yeterliklerin tanınması; bu yeterliklerin kendinde olup olmadığını tartması; öğrenmek istediği bilgi ve becerileri belirlemesi aşağıdaki takım oluşum aşamalarının hangisinde gerçekleşmektedir?

A) Dağılma
B) Tanışma
C) Alışma
D) Çalışma
E) Çatışma

Cevap : B) Tanışma

Açıklama : Takım oluşumunun ilk aşaması olan “tanışma” (forming) evresinde, üyeler birbirlerini ve projenin amacını anlamaya çalışır, görev ve sorumluluklar belirlenir. Paragrafta anlatılan süreçler bu ilk aşamaya aittir.

20. Onunla baş edebilmek için; “Üzgünüm, şimdi seni dinleyemeyeceğim. Acil bir işim var.” deyip işinizi yapmaya devam ediyorsanız, karşınızdaki problemli kişi aşağıdakilerden hangisidir?

A) Her şeyi bilen
B) Flörtçü
C) Dedikoducu
D) Şikâyetçi
E) Ümitsiz ricacı

Cevap : C) Dedikoducu

Açıklama : Verilen başa çıkma yöntemi (“seni dinleyemeyeceğim, işim var”), zaman alıcı ve genellikle işle ilgili olmayan konuşmalar yapan kişileri nazikçe engelleme stratejisidir. Bu, ofis ortamında en çok “dedikoducu” kişilik tipine karşı kullanılan bir yöntemdir.