Ata Aöf Dosyalama ve Arşivleme 2024-2025 Vize Soruları

Dosyalama Sistemleri ve Kodlama Teknikleri

Modern büro yönetiminde belgelerin hızlı erişilebilir ve güvenli şekilde saklanması, kurumsal verimliliğin temel taşıdır. Dosyalara kimlik kazandıran, içerik veya birimi temsil eden simgelerin atanması sürecine Dosya Kodlaması denir. Bu sistemin fiziksel ayağında evrakların doğrudan içine yerleştirildiği karton veya plastik araçlar Dosya (Gömlek) olarak tanımlanırken, bunları barındıran daha geniş yapılar klasörlerdir. Alfabetik dosyalama sistemlerinde temel kural, kişilerin isimlerinden ziyade Soyadlarının esas alınmasıdır. Aynı soyadı taşıyan bireylerde ayrım, sadece soyadın tamamının yazılmasıyla değil, ismin dikkate alınmasıyla (ikinci kriter) sağlanır.

Arşiv Yönetimi ve Belge Değerleme

Kurumların faaliyetleri sonucu ortaya çıkan hukuki, idari ve mali evrakların muhafaza edildiği birim veya mekân Arşiv olarak adlandırılır. Arşivleme süreçlerini profesyonel olarak yöneten uzmanlara ise Arşivist denir. Belgelerin değerleri iki ana kategoride incelenir:

• Birincil Değer: Belgenin üretildiği anda sahip olduğu operasyonel, idari, mali veya hukuki işlevdir.
• İkincil Değer: Belgenin kurumsal işlevi bittikten sonra kazandığı Tarihsel ve bilimsel önemdir.

Ayrıca kurum hakkında süreli yayınlarda çıkan haber ve görsellerin kesilip saklanması işlemi Küpür (Küpürleme) olarak bilinir ve bu materyaller yönetim kararlarını doğrudan etkileyen kritik bilgi kaynaklarıdır.

Yönetsel İşlevler ve Örgütleme Modelleri

Yönetimin temel fonksiyonları; planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetimden oluşur. Motivasyon, yöneltme işlevinin bir alt unsuru olup ana fonksiyonlar arasında sayılmaz. Dosyalama yönetiminin örgütleme aşamasında ise ilk adım, yapılacak işlerin belirlenmesidir. Evrak örgütlenmesinde Bölümleri Esas Alan Model (merkezi olmayan yapı), işleri hızlandırsa da kurum genelinde standardizasyonu zorlaştıran bir yapıya sahiptir. Geçmişteki yöntemlerin değişime direnç göstererek savunulduğu yaklaşım ise Geleneksel Büro Yönetimi Yaklaşımı olarak tanımlanır.

Resmi Yazışmalar, Standartlar ve Güvenlik

Resmi yazışmalarda şekil şartları yönetmeliklerle belirlenmiştir. Örneğin, “Sayı:” ibaresinin hemen alt satırında Konu bölümü yer alır. Elektronik ortamdaki belgeler için Türkiye’de TS 13298 kalite standardı esas alınır. Arşiv malzemelerinin güvenliğini artırmak ve nakil sırasında yıpranmasını önlemek amacıyla kullanılan mukavva kutulara Transfer Kutusu denir. Dosyaların imha süreçlerinde ise hazırlanan listelerde imha edilecek tür, yer ve tarih gibi bilgiler zorunludur. Kişisel ve edebi nitelik taşıyan, katı standartları olmayan iletişim türü ise Özel Yazışmalardır.

1. Aşağıdakilerden hangisi dosyalara isim ve numara verilmesi işlemleridir?

A) Dosya takibi
B) Fihrist hazırlama
C) Dosya açma
D) Dosya kodlaması
E) Dosyaların imhası

Cevap : D) Dosya kodlaması

Açıklama : Dosyalama sistemlerinde, dosyaların kolayca bulunabilmesi, sınıflandırılabilmesi ve arşivlenebilmesi için her bir dosyaya özgün bir kimlik kazandırılması gerekir. Dosyaların içeriğini, konusunu veya ait olduğu birimi temsil eden harf, rakam veya bu ikisinin kombinasyonundan oluşan simgelerin verilmesi işlemine “Dosya Kodlaması” denir. Kodlama, dosyalama planının temelini oluşturur ve standartlaşmayı sağlar. (Örn: 600 – Personel İşleri).

2. Aşağıdakilerden hangisi evrakların tasnifinin ve muhafazasının yapıldığı genellikle karton veya plastik malzemelerden yapılmış bir dosyalama aracıdır?

A) Dosya
B) Klasör
C) Dosya dolabı
D) Tasnif kutusu
E) Arşiv

Cevap : A) Dosya

Açıklama : Belgelerin bir arada tutulmasını, korunmasını ve sınıflandırılmasını sağlayan, genellikle karton, plastik veya mukavvadan üretilen, içine kağıtların yerleştirildiği temel dosyalama aracına “Dosya” (Gömlek/Dosya Gömleği) denir. Klasörler dosyaları içinde barındıran daha büyük ve sert kapaklı araçlardır; dosya dolabı ve tasnif kutusu ise bu dosyaların saklandığı mobilya veya kutulardır. Evrağın doğrudan içine konduğu temel araç dosyadır.

3. Alfabetik dosyalama sistemleriyle ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi yanlıştır?

A) Dosya isimleri esas alınarak dosyaların alfabedeki harf sırasına göre sıralanmasına dayanır.
B) İki harf arasına rehberler konularak dosyalara erişim kolaylaştırılır.
C) Seperatör denilen rehberler kullanılır.
D) Kişilerin isimleri yerine, soyadları esas alınır.
E) Aynı soyadı taşıyan kişiler fazla ise dosyalamada soyadın tamamı yazılır.

Cevap : E) Aynı soyadı taşıyan kişiler fazla ise dosyalamada soyadın tamamı yazılır.

Açıklama : Alfabetik dosyalama sisteminde temel kural “Önce Soyadı, Sonra Adı” sırasıdır. Eğer aynı soyadını taşıyan birden fazla kişi varsa, ayrımı sağlamak için sadece soyadı yetmez; ismin ilk harfi veya ismin tamamı da dikkate alınarak sıralama yapılır. E şıkkındaki ifade, aynı soyadlı kişilerde “sadece soyadın tamamının yazılmasının” yeterli olacağını ima eder ki bu yanlıştır; çünkü soyadı aynı olanları ayırt etmek için ikinci kriter olan “Ad” devreye girmelidir. Ayrım soyadın tekrar yazılmasıyla değil, adın dikkate alınmasıyla yapılır.

4. Kurumsal olarak kurumların, işletmelerin, gerçek kişilerin gerçekleştirdikleri faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan, faaliyetlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi veya hukuki sebeplerden dolayı dosyalanması gereken evrakların, görsel, yazılı ve elektronik bilgilerin muhafaza edildiği birim veya bunların muhafaza edildiği mekân aşağıdakilerden hangisidir?

A) Ambar
B) Ofis
C) Arşiv
D) Fabrika
E) Depo

Cevap : C) Arşiv

Açıklama : Tanımda verilen; kurumların faaliyetleri sonucu oluşan, hukuki veya idari değeri olan belgelerin saklandığı, korunduğu ve düzenlendiği yer “Arşiv”dir. Arşiv, sadece eski evrakların atıldığı bir depo değildir; yaşayan, işleyen ve kurum hafızasını oluşturan, belgelerin sistematik olarak yönetildiği bir birimdir. Depo veya ambar genellikle eşya veya hammadde saklanan yerlerdir.

5. Kurumların süreli yayınlardan elde ettikleri, basılı süreli yayınlarda kurum tarafından kesilen ve saklanan metinler ile elektronik ortamda yayımlanan süreli yayınlarda yer alan metinler ve görsellere ne isim verilir?

A) Form
B) İç yazışma
C) Soru kâğıdı
D) Küpürleme
E) Küpür

Cevap : E) Küpür

Açıklama : Gazete, dergi gibi süreli yayınlarda yer alan, kurumu, sektörü veya kişiyi ilgilendiren haber, makale veya görsellerin kesilerek saklanmasına veya dijital olarak arşivlenmesine “Küpür” (Gazete Küpürü) denir. Bu işlem “Küpürleme” veya “Basın İzleme” olarak adlandırılır ancak kesilen parçanın kendisine “Küpür” adı verilir.

6. Aşağıdakilerden hangisi belgenin öncelikli değerini oluşturan konulardan biri değildir?

A) Operasyonel konular
B) İdari konular
C) Mali konular
D) Tarihsel konular
E) Etik konular

Cevap : D) Tarihsel konular

Açıklama : Belgelerin değerleri “Birincil (İdari/Hukuki/Mali)” ve “İkincil (Tarihsel/Araştırma)” değerler olarak ikiye ayrılır. Bir belgenin üretildiği anda kuruma sağladığı operasyonel, idari, mali veya hukuki fayda onun “Birincil (Öncelikli) Değeri”dir. Belgenin kurumsal işlevi bittikten sonra kazandığı kültürel ve tarihi değer ise “Tarihsel (İkincil) Değer”dir. Dolayısıyla “Tarihsel Konular”, belgenin öncelikli (güncel/işlevsel) değerini oluşturmaz; sonradan kazandığı arşivsel değerdir.

7. Aşağıdakilerden hangisi organizasyonlardaki yönetsel işlevlerin temel fonksiyonlarından biri değildir?

A) Yöneltme
B) Motivasyon
C) Planlama
D) Koordinasyon
E) Örgütleme

Cevap : B) Motivasyon

Açıklama : Yönetim biliminde yönetimin temel fonksiyonları (POSDCORB); Planlama, Örgütleme (Organize etme), Yöneltme (Yürütme), Koordinasyon ve Denetimdir. Motivasyon ise, Yöneltme (Yürütme) fonksiyonunun içinde yer alan, yöneticinin çalışanları harekete geçirmek için kullandığı bir “araç” veya alt süreçtir. Tek başına yönetimin ana fonksiyonlarından biri olarak sınıflandırılmaz; yöneltmenin bir parçasıdır.

8. Aşağıdaki evrak örgütlenmesi modellerinden hangisinde evrakla ilgili işler daha hızlı yürütülürken standardizasyon zorlaşmaktadır?

A) Verimliliği Esas Alan Örgütleme Modeli
B) Karma Örgütleme Modeli
C) Merkezi Örgüt Modeli
D) Bölümleri Esas Alan Örgütleme Modeli
E) Personeli Esas Alan Örgütleme Modeli

Cevap : D) Bölümleri Esas Alan Örgütleme Modeli

Açıklama : Bölümleri Esas Alan (Adem-i Merkezi) Örgütleme Modelinde, her birim kendi dosyalama ve evrak işlerini kendi bünyesinde yürütür. Bu durum, evraka erişimi hızlandırır, iş akışını o birim için pratikleştirir ve uzmanlaşmayı sağlar. Ancak her birimin farklı sistem veya yöntem kullanma riski olduğundan, kurum genelinde “Standardizasyonun sağlanması zorlaşır” ve mükerrer dosyalama gibi sorunlar ortaya çıkabilir. Merkezi sistemde ise standart tamdır ama hız düşebilir.

9. Geçmişte etkinliği ve verimliliği kabul görmüş yöntemlerin kullanıldığı, gelişen yönetim teknikleri yerine “En iyi yöntem bildiğim yöntemdir.” bakış açısının hâkim olduğu büro yönetimi yaklaşımı aşağıdakilerden hangisidir?

A) Bilgisayara Dayalı Büro Yönetimi Yaklaşımı
B) Geleneksel Büro Yönetimi Yaklaşımı
C) Elektronik Büro Yönetimi Yaklaşımı
D) Bilimsel Büro Yönetimi Yaklaşımı
E) Çağdaş Büro Yönetimi Yaklaşımı

Cevap : B) Geleneksel Büro Yönetimi Yaklaşımı

Açıklama : Geleneksel Büro Yönetimi Yaklaşımı, modern yönetim tekniklerine, teknolojiye ve bilimsel verimlilik analizlerine kapalı olan, “eski köye yeni adet getirmeme” veya “alışılmış olan en iyisidir” mantığıyla hareket eden yaklaşımdır. Bu yaklaşımda değişim direnci yüksektir ve işler usta-çırak ilişkisi veya alışkanlıklarla yürütülür.

10. Alfabetik dosyalama sistemleriyle ilgili aşağıdakilerden hangisi yanlıştır?

A) Kişilerin isimleri esas alınır.
B) Aynı soyadı taşıyan kişiler fazla ise dosyalamada iki ya da üç harf birlikte kullanılır.
C) Güvenle çalışabilir ve az hata yapılır.
D) Belli harfler altında fazla yığılma olabilir.
E) Bir bilginin birden fazla yere konulması mümkündür.

Cevap : A) Kişilerin isimleri esas alınır.

Açıklama : Alfabetik dosyalama sisteminde temel sıralama kriteri kişilerin “İsimleri” değil, “Soyadları”dır. Resmi ve kurumsal işlemlerde şahıs dosyaları (personel, müşteri, hasta vb.) daima soyadına göre alfabetik sıraya dizilir. İsim (ad), ancak soyadları aynı olan kişileri ayırt etmek için ikincil sıralama kriteri olarak kullanılır. Bu nedenle A şıkkı yanlıştır.

11. Belirli bir sistematiği olmayan tamamen isteğe bağlı olarak hazırlanan, belirli bir standardı olmamasına rağmen edebî bir dile ve anlatım şekline sahip olan yazışma türü aşağıdakilerden hangisidir?

A) Resmî yazışmalar
B) İş yazışmaları
C) Özel yazışmalar
D) Bilimsel yazışmalar
E) Kurumsal yazışmalar

Cevap : C) Özel yazışmalar

Açıklama : Resmi ve iş yazışmaları katı şekil şartlarına (standartlara) ve resmi bir dile tabidir. Özel Yazışmalar (mektuplar, davetiyeler, tebrikler vb.) ise kişiler arasındaki samimiyete dayanan, belirli bir resmi format zorunluluğu olmayan, duyguların ve düşüncelerin daha edebi, samimi ve serbest bir dille ifade edildiği yazışmalardır.

12. I. İmha edilecek evrak/dosya türleri
II. İmha yöntemi
III. İmha yeri
IV. İmha tarihi
Yukarıdakilerden hangileri “Evrak/Dosya İmha Listesi”nde yer alır?

A) I ve II
B) II ve IV
C) II, III ve IV
D) III ve IV
E) I, III ve IV

Cevap : E) I, III ve IV

Açıklama : Arşiv mevzuatına göre hazırlanan “İmha Listeleri”nde; imha edilecek evrakın cinsi/türü/konusu (I), hangi yıllara ait olduğu, imha işleminin nerede (III) ve hangi tarihte (IV) yapılacağı gibi bilgilerin yer alması gerekir. İmha yöntemi (yakma, kıyma vb.) genellikle imha tutanağında belirtilir veya komisyon kararıdır, ancak listenin asıl unsuru “neyin, nerede ve ne zaman” imha edileceğidir. Bu nedenle I, III ve IV listeleme için öncelikli verilerdir.

13. Şekil koşullarına göre “Sayı:” yan başlığının alt satırına yazılan ifade aşağıdakilerden hangisidir?

A) Tarih
B) Konu
C) Başlık
D) İmza
E) Metin

Cevap : B) Konu

Açıklama : Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e göre; yazı alanında “Sayı:” bölümünün hemen altına, kağıdın sol kenar boşluğundan başlanarak “Konu:” yan başlığı yazılır. Konu, yazının ne hakkında olduğunu kısaca özetleyen bölümdür. Tarih ise genellikle sayının sağ tarafında, aynı hizada yer alır.

14. Aşağıdakilerden hangisi dosyalama yönetiminin örgütleme sürecinde uygulanır?

A) Standartları belirleme
B) Etkin bir haberleşme ağı kurma
C) İyi ve basit bir organizasyon yapısı kurma
D) Esnek ve dinamik olma
E) Dosyalama yönetiminde görülecek işleri belirleme

Cevap : E) Dosyalama yönetiminde görülecek işleri belirleme

Açıklama : Yönetim sürecinin “Örgütleme” (Organizasyon) aşaması; yapılacak işlerin belirlenmesi, gruplandırılması, personelin görevlendirilmesi ve yetki-sorumluluk dağılımının yapılmasıdır. “Dosyalama yönetiminde görülecek işleri belirleme” (tasnif, kayıt, saklama, imha vb. işlerin tanımlanması), örgütleme sürecinin ilk ve en temel adımıdır. Bu işler belirlenmeden organizasyon yapısı kurulamaz.

15. Kurum tarafından belirlenmiş yetki, kural ve şekil şartlarına sahip olan, kurumun kendi içinde veya kurumlar arasında gerçekleştirilen yazışmalar, toplantı tutanakları gibi form türü aşağıdakilerden hangisidir?

A) Yazışma formlar
B) Defter formlar
C) Özel formlar
D) Çizgi formlar
E) Optik formlar

Cevap : A) Yazışma formlar

Açıklama : Formlar kullanım amaçlarına göre sınıflandırılır. Kurum içi veya kurumlar arası iletişimi sağlayan; dilekçeler, resmi yazılar, tutanaklar, rapor taslakları gibi standart hale getirilmiş belgelere “Yazışma Formları” denir. Bu formlar, yazışmaların belirli bir standartta ve eksiksiz yapılmasını sağlar.

16. Kurumlarda arşiv işlemlerini düzenleyen, yürüten veya yöneten, arşivleme konusunda eğitime sahip uzmanlara ne ad verilir?

A) Muhafaza memuru
B) Dosya memuru
C) Kayıt memuru
D) Arşivist
E) Arşiv çalışanı

Cevap : D) Arşivist

Açıklama : Arşivcilik, özel bir uzmanlık ve eğitim gerektiren bir meslektir. Arşiv materyalini toplayan, düzenleyen, koruyan, tasnif eden ve araştırmacıların hizmetine sunan, bu alanda mesleki eğitim almış profesyonel kişiye “Arşivist” (Arşivci) denir. Diğer terimler (dosya memuru vb.) daha alt düzey veya genel görevleri ifade eder.

17. Aşağıdakilerden hangisi dosyalama yönetiminde planlama sürecinin özellikleri arasında yer almaz?

A) Bir karar verme süreci olmalı
B) Seçim ve tercih süreçlerinden geçmeli
C) Düşük maliyete sahip olmalı
D) Esnek ve dinamik olmalı
E) Geleceğe dönük bir süreç olmalı

Cevap : C) Düşük maliyete sahip olmalı

Açıklama : Planlama; geleceğe dönük (E), karar verme (A), tercih yapma (B), esnek olma (D) özelliklerini taşıyan zihinsel bir süreçtir. “Düşük maliyet” bir amaç veya sonuç olabilir ancak planlama sürecinin zorunlu bir özelliği veya niteliği değildir. Bazen en iyi planlama (örneğin dijital dönüşüm), başlangıçta yüksek maliyet gerektirebilir ancak uzun vadede verimlilik sağlar. Planlamanın kendisi “düşük maliyetli olmak zorundadır” diye bir kural yoktur; “verimli” olmalıdır.

18. Aşağıdakilerden hangisi elektronik belge yönetiminde izlenmesi gereken bir kalite standardıdır?

A) TS 13298
B) TS 14000
C) ISO 9001
D) TS 43255
E) ISO 9005

Cevap : A) TS 13298

Açıklama : Türkiye’de Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) için Türk Standartları Enstitüsü (TSE) tarafından belirlenen ve uyulması zorunlu olan temel standart TS 13298 “Elektronik Belge Yönetimi” standardıdır. Bu standart, elektronik belgelerin üretimi, saklanması, güvenliği ve hukuki geçerliliği ile ilgili kriterleri belirler.

19. Evrakların dosyaların güvenliklerini artırmak, evrakların yıpranmalarını önlemek, dosyaların gruplar hâlinde ve düzenli bir şekilde tasnif edilmesi için ilave kutu ve klasörlere ne ad verilir?

A) Arşiv malzemesi
B) Dosya dolabı
C) Transfer kutusu
D) Dosya
E) Klasör

Cevap : C) Transfer kutusu

Açıklama : Dosyaların birim arşivlerinden kurum arşivine veya devlet arşivine nakledilmesi (transferi) sırasında ve raflarda düzenli, toplu şekilde saklanması amacıyla kullanılan, genellikle mukavvadan yapılmış, standart boyutlardaki (A4 klasör sığacak şekilde) kutulara “Transfer Kutusu” (Arşiv Kutusu) denir. Bu kutular, dosyaları tozdan, ışıktan ve fiziksel yıpranmadan korur ve tasnifi kolaylaştırır.

20. Küpürleme ile ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi yanlıştır?

A) Kurumla ilgili bilgileri içerir.
B) Yönetim kararlarını etkilemez.
C) Kurum dışı birimlerce de yapılabilir.
D) Elektronik yayınlardan elde edilebilir.
E) Genellikle süreli yayınlardan elde edilir.

Cevap : B) Yönetim kararlarını etkilemez.

Açıklama : Küpürleme (Basın İzleme), kurum hakkında medyada çıkan haberleri, eleştirileri, sektördeki gelişmeleri ve rakip analizlerini içerir. Yöneticiler, kamuoyunun kurum hakkındaki algısını ölçmek, krizleri yönetmek veya strateji belirlemek için bu küpürlerden yararlanır. Dolayısıyla küpürler, “Yönetim kararlarını doğrudan etkileyen” önemli bir bilgi kaynağıdır. “Etkilemez” ifadesi yanlıştır; aksine karar destek mekanizmasının bir parçasıdır.