BYA203U Mesleki Yazışmalar Ünite -5

Giriş

Resmi yazı türleri, kamu kurumları ve özel sektör ile kişiler arasındaki yazılı iletişimin temel taşı olarak kritik bir rol oynar. Okulların öğrencilere sunduğu mezuniyet belgesi, not dökümü (transkript) veya başarı belgesi, kurumların çalışanlarına verdiği muvafakat ve izin belgeleri, görevlendirme yazıları ve soruşturma raporları gibi çeşitli belgeler bu tür yazılar arasında yer alır. Ayrıca, dilekçeler ve bu dilekçelere verilen resmi yanıtlar, kurumlar arası bilgi talebi ve paylaşımları, resmi ilanlar ve soruşturma yazıları da resmi yazı türleri kapsamına girer. Bu yazıda, resmi yazıların önemini, türlerini, özelliklerini ve yazım kurallarını detaylı bir şekilde ele alacağız.

Resmi yazılar yalnızca bir belge hazırlama sürecini değil, aynı zamanda devletin vatandaşlarla, kurumların ise kamu ve özel sektörle olan etkileşimini yönetir. Resmi yazılara dair kurallar, yalnızca doğru iletişimi sağlamakla kalmaz, aynı zamanda hatalı ya da gereksiz yazışmaları ve kırtasiyeciliği en aza indirir. Bu kurallar çerçevesinde hazırlanan belgeler, kamu hizmetlerinin hızlı, etkin ve verimli yürütülmesine katkı sağlar ve düzenli bir işleyişin devamını destekler.

Resmi yazılar, içerdikleri mesaja göre kategorize edilerek aşağıdaki başlıca türlere ayrılır:

• Dilekçe
• Tutanak
• Sözleşme
• Şartname
• Müzekkere
• Tekit
• Tezkere
• Mazbata
• Genelge
• Vekaletname
• Form
• Rapor

Resmi Yazıların Temel Özellikleri

Resmi yazılar, resmi kurumlar ve kişiler arasında, yazışmalarda anlaşılır ve doğru bir şekilde kullanılmalıdır. Resmi bir yazının yazıldığı kurum dışında başka bir ortamda kullanılması, yazının resmiyetini etkileyebilir. Sözleşmeler örneğinde olduğu gibi, resmi yazılar yalnızca kamu kurumları arasında değil, özel kurumlar ve kişiler arasında da düzenlenebilir.

Her resmi yazı türünün kendine has özellikleri bulunsa da hepsinde uyulması gereken genel yazışma kuralları, doğru iletişim ve etkin bilgi akışı için büyük önem taşır. Yazının başlığı, konuyu açıkça belirtmelidir. Adres, tarih, ilgili makam, imza ve ek bilgileri, resmi yazışma kurallarının temel unsurları olarak yer alır.

Resmi Yazı Türleri ve Özellikleri

1. Dilekçe

Dilekçe, bireylerin resmi makamlara istek, şikayet veya önerilerini ilettiği yazılı belgelerdir. Resmi bir yazışma olarak dilekçeler, vatandaşların yönetime demokratik katılımını sağlar. Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nda dilekçe hakkı, vatandaşların görüşlerini ifade etme özgürlüğü çerçevesinde güvence altına alınmıştır. Bu nedenle dilekçeler, yalnızca bireysel bir talebi iletmekle kalmaz, aynı zamanda yurttaşların yönetimle doğrudan iletişimini sağlar.

2. Tutanak

Tutanak, olay veya görüşmelerin detaylarının kaydedildiği resmi bir belgedir. Devlet dairelerinde, yargı organlarında veya resmi denetimlerde, bir olayın veya toplantının sonucunu belgelemek amacıyla hazırlanır. Tutanaklar, tarafsız bir dille, yoruma yer vermeden ve detaylı bir biçimde yazılır. Bu nedenle, tutanaklar olayın olduğu gibi belgelenmesini sağlar ve hukuki bir geçerlilik taşır.

3. Sözleşme

Sözleşmeler, iki taraf arasında karşılıklı hak ve yükümlülükleri belirleyen anlaşmalardır. Yazılı veya sözlü olarak yapılabilen sözleşmeler, kamu kurumları ve özel kuruluşlar arasında ya da bireyler arasında düzenlenebilir. Bir sözleşmenin geçerli olabilmesi için tarafların karşılıklı rıza göstermesi ve hukuka uygun bir konuyu içermesi gereklidir.

4. Şartname

Şartnameler, belirli bir işin yapılmasına ilişkin koşulları belirten belgelerdir. İhale, satın alma veya kiralama işlemlerinde kullanılan şartnameler, kamu kurumlarının mal veya hizmet satın alma süreçlerini belirli kurallar çerçevesinde yürütmesine olanak tanır.

5. Müzekkere

Müzekkere, yargı makamlarının resmi işlemler için başka bir kurumdan talepte bulunduğu yazılardır. Örneğin, mahkemeler, nüfus kayıt örneği talebinde bulunurken müzekkere kullanır. Müzekkere, yalnızca yargı makamları tarafından kullanılan resmi bir yazışma türüdür.

6. Tekit

Tekit yazısı, daha önce gönderilen bir resmi yazıya yanıt alınamaması durumunda tekrar gönderilen yazılardır. Üç kez tekit yazısı gönderildikten sonra gereği yerine getirilmezse, konu yargıya taşınabilir. Tekit yazıları, kurumlar arasında resmi iletişimin sürekliliğini sağlamak açısından önemlidir.

7. Tezkere

Tezkere, özellikle aynı şehirdeki resmi kurumlar arasında kısa ve bilgilendirici nitelikteki yazılardır. Bir kurum, diğer bir kuruma bilgi sağlamak amacıyla tezkere yazar.

8. Mazbata

Mazbata, hukuki bir olay veya seçimin geçerliliğini belgeleyen yazılardır. Örneğin, bir milletvekilinin seçildiğini belgelemek için mazbata düzenlenir. Mazbatalar, kamu kurumlarının kararlarını belgeleme ve teyit etme amacıyla kullanılan resmi yazılardır.

9. Genelge

Genelgeler, üst makamların kendi alt birimlerine yönelik duyurularını içerir. Bir konuda bilgilendirme yapmak, uygulama birlikteliği sağlamak veya yeni kararları duyurmak amacıyla hazırlanır.

10. Vekaletname

Vekaletname, bir kişinin, başka bir kişiyi kendi adına işlem yapması için yetkilendirdiği belgedir. Vekaletnameler noter tarafından düzenlenir ve yetkilendirilmiş kişinin, belirli işlemleri vekil sıfatıyla gerçekleştirmesine olanak tanır.

11. Formlar

Formlar, belirli bilgilerin düzenli bir biçimde toplanması amacıyla tasarlanmış belgelerdir. Klasik kağıt formların yanı sıra elektronik formlar da yaygın olarak kullanılmaktadır.

12. Rapor

Raporlar, belirli bir konunun incelenmesi veya araştırılması sonucunda yazılan belgeler olup kamu ve özel sektörde sıkça kullanılır. Sağlık raporları, teftiş raporları veya araştırma raporları gibi pek çok farklı türü bulunmaktadır. Raporlar, bilgiyi yönetimle paylaşarak karar alma sürecine katkı sağlar.

Sonuç

Resmi yazılar, hem devletin işleyişi hem de vatandaşlarla iletişimde temel bir rol oynar. Bu yazı türlerinin her biri, iletişimin doğruluğunu, hızlı ve etkili bir şekilde işlemesini sağlamak amacıyla özel kurallar içerir. Resmi yazışma kurallarına uygun olarak hazırlanan yazılar, kamusal hizmetlerin aksamasız yürütülmesini ve halkın ihtiyaçlarına daha iyi yanıt verilmesini sağlar

1- Yetkili makamlar dilekçe sahiplerine en geç kaç gün içinde bilgi vermek zorundadır?

A) 10
B) 20
C) 30
D) 40
E) 50

Cevap : C) 30

Açıklama : 30 gün içinde dilekçe sahiplerine geri dönüş yapmak yasal bir zorunluluktur.

2- Seçeneklerden hangisi resmî yazı türlerinden değildir?

A) Tutanak
B) Müzekkere
C) Mazbata
D) Rapor
E) Memorandum

Cevap : E) Memorandum

Açıklama : Memorandum, resmî yazı türlerinden biri olmayıp genelde kurum içi bilgilendirme amacıyla kullanılır.

3- “Tutanak”la ilgili seçeneklerden hangisi yanlıştır?

A) Bir kişi tarafından imzalanmak zorundadır.
B) Dili resmî dildir.
C) A4 veya A5 kâğıt kullanılır.
D) Hiçbir kişisel yorum yapılmaz.
E) Kurşun kalem kullanılmaz.

Cevap : A) Bir kişi tarafından imzalanmak zorundadır.

Açıklama : Tutanak genellikle birden fazla kişi tarafından imzalanır, aksi halde geçersiz sayılabilir.

4- Yargı makamının bir kararın yerine getirilmesi konusunda belli bir makama yazdığı yazılara ne ad verilir?

A) Tezkere
B) Vekâletname
C) Müzekkere
D) Şartname
E) Mazbata

Cevap : C) Müzekkere

Açıklama : Müzekkere, yargı makamının belirli bir konu hakkında bilgi ya da karar iletmek için yazdığı yazıdır.

5- Şartname seçeneklerden hangisi ile birlikte yazılır?

A) Dilekçe
B) Form
C) Rapor
D) Sözleşme
E) Tutanak

Cevap : D) Sözleşme

Açıklama : Şartname, sözleşme ile birlikte yazılarak iki taraf arasında şartların netleştirilmesini sağlar.

6- Bir konunun açıklanması, uygulamalarda birliğin sağlanması, yeni kararların duyurulması amacıyla üst makamın kendi alt birimlerine yazdığı yazıya ne ad verilir?

A) Genelge
B) Dilekçe
C) Tutanak
D) Sözleşme
E) Şartname

Cevap : A) Genelge

Açıklama : Genelge, üst makamdan alt birimlere gönderilen, belirli bir konu hakkında bilgilendirme ve yönlendirme sağlayan yazıdır.

7- “Form”la ilgili seçeneklerden hangisi yanlıştır?

A) Üst kısmında başlık olmalıdır.
B) Hangi kuruluşa ait olduğu belirtilmelidir.
C) Sorular tutarlı bir sıra izlemelidir.
D) Bilimsel, hukuksal, tıbbi terimler kullanılmalıdır.
E) Açıklama bölümü olmalıdır.

Cevap : D) Bilimsel, hukuksal, tıbbi terimler kullanılmalıdır.

Açıklama : Formlar genel olarak basit ve anlaşılır bir dille hazırlanır, bu nedenle bilimsel veya karmaşık terimler kullanımı beklenmez.

8- Raporda yer alan bölümlerin, başlıkların ve alt başlıkların sayfa numaraları ile sıralandığı bölüm seçeneklerden hangisidir?

A) Giriş
B) Özsöz
C) İçindekiler
D) Ekler
E) Sonuç

Cevap : C) İçindekiler

Açıklama : İçindekiler bölümü, raporun genel yapısını gösteren ve sayfa numaraları ile başlıkları sıralayan bölümdür.

9- Raporların ön bölümünde seçeneklerden hangisi bulunmaz?

A) Kapak
B) Giriş
C) Özet
D) Tablolar ve Şekiller Listesi
E) Kısaltmalar Listesi

Cevap : B) Giriş

Açıklama : Giriş bölümü, raporun ana kısmında bulunur, ön bölümde yer almaz.

10- Raporların bütününe ait kısa bilgi veren bölüm seçeneklerden hangisidir?

A) Kapak
B) Giriş
C) Sonuç
D) Kaynakça
E) Özet

Cevap : E) Özet

Açıklama : Özet bölümü, raporun genel içeriği hakkında kısa bilgi vererek okuyucuya raporun amacı ve kapsamı hakkında bilgi sağlar.

@lolonolo_com