BYA203U Mesleki Yazışmalar Ünite -6

İş Yazıları: Tanım, Amacı ve Bölümleri

İş yazıları, bireyler veya kurumlar arasında ticari amaçlarla yazılan ve “iş mektubu” olarak da bilinen yazışma türleridir. Bu yazılar, resmî veya özel yazılardan farklı olarak özellikle özel sektör firmaları tarafından kullanılan bir iletişim aracıdır. İş yazılarının temel amacı, ticari ilişkileri sürdürülebilir kılmak ve kişiler arasındaki iş iletişimini güçlendirmektir. İş yazıları bilgi almak, fiyat öğrenmek, rezervasyon yaptırmak, sipariş vermek, ödeme yapmak, anlaşma sağlamak ve iş teklifinde bulunmak gibi çeşitli amaçlarla yazılır.

İş Yazılarının Amacı ve Özellikleri

İş yazışmalarının amacı, mesajın en etkili şekilde karşı tarafa iletilmesini ve anlatılmak istenenin açıkça ifade edilmesini sağlamaktır. Etkili bir iş yazısında bilgi kolayca anlaşılabilir ve okuyucuda net bir izlenim bırakır. İş yazılarında esas olan, bilgi ve düşüncelerin eksiksiz, net ve sade bir dille aktarılmasıdır. Duygusal anlatımdan ziyade gerçek bilgiler ve olaylar üzerinde durulur. İş yazıları, edebi yazılar gibi sanatsal kaygılar taşımaz; burada amaç, örgütsel faaliyetlerin yazılı iletişim yoluyla etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Bir iş yazısının başarılı olabilmesi için yazının türü, amacı ve nasıl yazılacağı önceden belirlenmelidir. İş yazılarında imla kurallarına, şekil şartlarına ve içeriğe dikkat edilmelidir. Yazım ve dil hataları, karmaşık ifadeler veya anlamı belirsiz deyimler iş yazışmalarında kaçınılması gereken unsurlardır. Basit ve anlaşılır bir dil kullanarak okuyucunun mesajı net şekilde anlaması sağlanır. İş yazılarının içerik yönünden uygunluğu kadar, mesajın yazılı olarak doğru aktarılması ve etkili bir üslup kullanılması da önemlidir.

İş Yazılarının Bölümleri

İş yazılarında temel olarak iki ana bölüm bulunur: ana bölümler ve ikinci derece bölümler. Bu bölümler yazının türüne göre uyarlanır ve bazı bölümlerin eksik olması iş yazısının hatalı olduğunu göstermez. İş yazılarında genel olarak bulunan ana bölümler şunlardır:

• Başlık: Yazıyı gönderen kuruluşa ait bilgiler burada yer alır.
• Sayı: Şirket dosyalama sistemine göre belirlenen kayıt numarasıdır.
• Tarih: Yazının gönderildiği tarihi belirtir.
• Adres: Yazının gönderileceği kurum veya kişinin adresi.
• Hitap: Alıcıya yönelik selamlaşma ifadesi.
• Paragraf: Belirtilmek istenen konunun açıklamasını yapar.
• Metin: Yazının ana içeriğini kapsar.
• İmza: Yazıyı imzalayacak olan kişinin veya kurumun yetkilisinin adı, unvanı ve imzası.
• Paraf: Yazıyı hazırlayan veya imzalayan kişiyi belirtir.

İkinci derece bölümler, yazının özelliğine göre eklenmesi gereken bölümlerdir:

• Konu: Yazının ana temasını özetler.
• Gizlilik ve Acelelik Dereceleri: Yazının gizli veya acele olup olmadığını belirtir.
• İlgilinin Dikkatine: Yazının doğrudan ilgilisine hitap edildiğini gösterir.
• İlgi: Yazının önceki yazılara veya belgelere dayandığını belirtir.
• Ek: Yazıya eklenen belgeleri ifade eder.
• Not: Ek bilgi verir.
• Dağıtım: Yazının hangi birimlere gönderildiğini belirtir.
• Kayıt Numarası: Gelen yazının sistemdeki numarasını ifade eder.
• Tastik Bloku: Yazının aslına uygun olduğunu onaylar.

İş Yazılarının Önemi

İş yazıları, bir kurumun profesyonel imajını oluşturma veya koruma açısından büyük önem taşır. İyi hazırlanmış bir iş yazısı, kurumsal imajın güçlenmesine ve pozitif bir algı yaratılmasına yardımcı olur. Ayrıca, iş yazılarında kullanılan dilin resmi fakat samimi olması tercih edilir; tehditkar veya aşırı bürokratik ifadelerden kaçınılmalıdır. Kalıcı belge niteliği taşıyan iş yazıları, her sektörde yönetici asistanları tarafından günlük olarak düzenlenir ve kurum içi ve dışı yazışmaların etkin bir şekilde yürütülmesini sağlar

1- Aşağıdakilerden hangisi iş yazılarında ana bölümlerden biri değildir?

A) Tarih
B) Koordinasyon
C) Metin
D) İmza
E) Başlık

Cevap: B) Koordinasyon

Açıklama: İş yazılarında “Koordinasyon” bir ana bölüm olarak yer almaz. Ana bölümler; başlık, tarih, metin ve imza gibi temel unsurları kapsar.

2- Gelen iş yazılarına en fazla kaç gün içinde yanıt verilmelidir?

A) 1
B) 2
C) 3
D) 4
E) 5

Cevap: E) 5

Açıklama: İş yazılarına en geç beş gün içinde yanıt verilmesi beklenir. Bu, iş ilişkilerinde etkin ve hızlı iletişimi sağlamak için gereklidir.

3- Aşağıdakilerden hangisi iş yazılarında ana bölümlerden biri değildir?

A) Sayfa numarası
B) Başlık
C) Sayı
D) Hitap
E) Paragraf

Cevap: A) Sayfa numarası

Açıklama: Sayfa numarası ana bölüm olarak sayılmamaktadır. İş yazılarının ana bölümleri başlık, tarih, adres, metin ve imza gibi öğelerden oluşur.

4- Aşağıdaki tarihlerden hangisi iş yazılarına göre doğru yazılmıştır?

A) ESKİŞEHİR/2016
B) 20 Aralık, Eskişehir
C) Eskişehir
D) 20. Aralık. 2016
E) Eskişehir, 20 Aralık 2016

Cevap: E) Eskişehir, 20 Aralık 2016

Açıklama: İş yazılarında tarih yazımı, “şehir, gün ay yıl” şeklinde düzenlenmelidir.

5- Saygı ifadesinden sonra hangi noktalama işareti konulur?

A) Nokta
B) Virgül
C) Noktalı virgül
D) İki nokta üst üste
E) Soru işareti

Cevap: B) Virgül

Açıklama: Saygı ifadesi olan “Saygılarımla” veya “Saygılarımızla” ifadesinin ardından virgül işareti konur.

6- İlave bir bilgi metnin dışında hangi bölümde gösterilir?

A) Paraf
B) Sayı
C) Not
D) Dağıtım
E) İlgi

Cevap: C) Not

Açıklama: “Not” bölümü, metnin dışında ilave bilgi vermek için kullanılır.

7- “Not” bölümü sayfanın neresine yazılır?

A) “Sayı”dan sonra
B) “İlgi”den sonra
C) “Ek”ten sonra
D) “Paraf”tan sonra
E) “Tarih”ten sonra

Cevap: C) “Ek”ten sonra

Açıklama: Not bölümü, eklerin ardından, ilave bilgi belirtmek amacıyla eklenir.

8- Birden çok sayfalı yazılarda yazının bitmediğini belirten işarete ne ad verilir?

A) Paraf işareti
B) İlgi işareti
C) Dağıtım işareti
D) Devam işareti
E) Not işareti

Cevap: D) Devam işareti

Açıklama: Devam işareti, yazının henüz bitmediğini ve sonraki sayfada devam edeceğini belirtir.

9- Yazının kopyasının aslına uygun olduğunun onaylandığı bölüme ne ad verilir?

A) İlgi
B) Paraf
C) Sayı
D) Dağıtım
E) Tasdik Bloku

Cevap: E) Tasdik Bloku

Açıklama: Tasdik Bloku, yazının kopyasının aslına uygun olduğunu belirtmek için kullanılan bölümdür.

10- Aşağıdakilerden hangisi ikinci derece bölümdür?

A) İlgilinin dikkatine
B) Başlık
C) Hitap
D) Tarih
E) Paragraf

Cevap: A) İlgilinin dikkatine

Açıklama: “İlgilinin Dikkatine” bölümü, iş yazılarında ikinci derece bir bölüm olarak yer alır.