BYA205U Yönetici Asistanlığı Ünite -3

Bu ünite tamamlandığında, öğrenciler:

1. Sekreterlik mesleğinin temel görev ve sorumluluklarını kavrayabilecek,
2. Yönetici asistanlarına özgü görev ve sorumlulukları tanımlayabilecek,
3. Bu alanlarda profesyonel bilgi ve beceriye sahip olabileceklerdir.

Anahtar Kavramlar

• Meslek Standardı
• Görev ve Sorumluluk
• Planlama ve İletişim

İçindekiler

1. Sekreterlerin Temel Görev ve Sorumlulukları
2. Yönetici Asistanlarına Özgü Görev ve Sorumluluklar
3. Yönetici Asistanlığında İleri Düzey Uygulamalar

Giriş

Yönetici asistanları, yalnızca sekreterlik becerilerine sahip olmakla kalmayıp, aynı zamanda iş organizasyonu, iletişim ve yönetim konularında da uzmanlaşmış bireylerdir. Temel sekreterlik görevlerinden farklı olarak, yönetici asistanları stratejik düşünme, karar alma ve süreç yönetimi gibi daha üst düzey becerilere ihtiyaç duyar. Örneğin, bir yönetici asistanı, günlük iş planlarını hazırlamak, yazışmaları yönetmek ve kritik bilgi akışını sağlamak gibi görevleri yerine getirirken aynı zamanda yöneticisine zaman kazandırmak için çeşitli operasyonları da denetler.

Sekreterlerin Temel Görev ve Sorumlulukları

Sekreterlerin görevleri, çalıştıkları kurumun yapısı ve yöneticinin beklentilerine bağlı olarak çeşitlilik gösterebilir. Ancak temel görevler arasında şunlar yer alır:

1. İletişim Köprüsü Kurma: Yönetici ile diğer kişiler arasında etkili bir iletişim köprüsü oluşturmak,
2. Zaman Yönetimi: Günlük iş akışını organize ederek yöneticinin zamanını verimli kullanmasını sağlamak,
3. Yazışmaların Yönetimi: Yazılı iletişim sürecini planlamak ve yönetmek,
4. Dosyalama ve Arşivleme: Belgeleri düzenli bir şekilde sınıflandırarak gerektiğinde kolayca erişilebilir kılmak,
5. Bilgi Gizliliğini Koruma: Kurum içi ve dışı bilgilerin gizliliğini sağlamak,
6. Büro Teknolojilerini Kullanma: Büro makineleri ve yazılımları etkin bir şekilde kullanarak iş süreçlerini hızlandırmak.

Yönetici Asistanlarına Özgü Görev ve Sorumluluklar

Yönetici asistanları, sekreterlerin temel görevlerine ek olarak daha karmaşık ve kapsamlı sorumluluklar üstlenirler. Bu görevler arasında şunlar öne çıkar:

1. Toplantı Organizasyonları

• Toplantı gündemlerini hazırlamak ve katılımcıları bilgilendirmek,
• Gerekli dokümanların önceden hazırlanmasını sağlamak,
• Toplantı sırasında tutanak hazırlamak ve alınan kararları ilgili birimlere iletmek.

2. Seyahat Düzenlemeleri

• Ulaşım ve konaklama organizasyonlarını yapmak,
• Yöneticinin seyahat programını ve ihtiyaç duyabileceği materyalleri hazırlamak,
• Uluslararası seyahatlerde pasaport ve vize işlemlerini takip etmek.

3. Bilgi Toplama ve Raporlama

• Yöneticinin ihtiyaç duyduğu bilgileri araştırarak derlemek,
• Bu bilgileri sistematik bir şekilde rapor haline getirmek,
• Stratejik karar süreçlerini desteklemek üzere analizler yapmak.

4. Yazılı ve Görsel Sunum Hazırlama

• Yöneticinin sunum ihtiyaçlarına uygun görsel materyaller hazırlamak,
• Grafikler, tablolar ve slaytlar yardımıyla bilgileri etkili bir şekilde sunmak.

5. Büro Yönetimi

• Büro düzenini sağlamak ve çalışanlar arasındaki koordinasyonu yürütmek,
• Büro makinelerinin verimli kullanımını sağlamak ve gerektiğinde teknik destek almak.

Yönetici Asistanlığı: Modern Yaklaşımlar

Günümüz iş dünyasında, yönetici asistanlarının yalnızca geleneksel görevleri yerine getirmekle kalmayıp aynı zamanda bir bilgi yöneticisi rolü üstlenmeleri beklenmektedir. Bunun anlamı, yönetici asistanlarının dijital beceriler, iletişim teknolojileri ve stratejik yönetim konularında bilgi sahibi olmaları gerektiğidir.

Teknolojik Beceriler

• Bilgisayar yazılımlarını ve otomasyon sistemlerini etkin bir şekilde kullanabilme,
• İş süreçlerini hızlandırmak için dijital araçları entegre etme.

Stratejik Düşünme

• Yönetim süreçlerine katılım sağlayarak daha iyi kararlar alınmasına yardımcı olma,
• Kurumun vizyon ve misyonuna uygun çalışmalarda proaktif davranma.

Uluslararası İş İletişimi

• Farklı kültürlerle etkili iletişim kurma becerisi geliştirme,
• Uluslararası iş seyahatlerinde protokol ve etik kurallara uyum sağlama.

Sonuç

Yönetici asistanları, modern iş dünyasının vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir. Sekreterlik görevlerinin ötesine geçen bu pozisyon, organizasyonun başarısında kritik bir rol oynar. Yönetici asistanları, iletişim, organizasyon ve karar destek süreçlerinde sundukları katkılarla, yöneticilerin ve kurumların hedeflerine ulaşmasını sağlar.

Öğrenim Sorusu:
Yönetici asistanlarının etkin çalışabilmesi için sahip olması gereken en önemli özellikler nelerdir? Tartışınız

Ünite 3 Soruları

1. Aşağıdakilerden hangisi yönetici asistanının görev ve sorumlulukları arasında değildir?

a) Çalıştığı örgütün amaç ve politikalarını öğrenmek
b) Çalıştığı örgütü ve yöneticiyi en iyi şekilde temsil etmek
c) Çalışanların maaş bordrolarını hazırlamak
d) Gizli tutulması gereken bilgi ve belgeleri saklamak
e) Belge akışını kontrol etmek

Cevap : c) Çalışanların maaş bordrolarını hazırlamak

Açıklama : Yönetici asistanının temel görevleri arasında organizasyonun amaç ve politikalarını öğrenmek, gizli belgeleri saklamak ve belge akışını kontrol etmek gibi sorumluluklar yer alır. Ancak maaş bordrolarını hazırlamak genellikle insan kaynakları veya muhasebe biriminin görev alanına girer.

2. Sekreterin aldığı veya verdiği randevuları hem kendi ajandasına hem de yöneticisinin ajandasına kaydetmesine ne denir?

a) Ajandalarda paralellik
b) Duygudaşlık
c) Ajandalarda benzerlik
d) Ajandalara kaydetme
e) Randevularda paralellik

Cevap : a) Ajandalarda paralellik

Açıklama : “Ajandalarda paralellik”, sekreterin ve yöneticinin ajandalarını uyumlu bir şekilde organize ederek her iki tarafın da aynı bilgilere erişebilmesini sağlar. Diğer şıklar, randevu düzenleme bağlamında kullanılmaz.

3. Randevusuz ziyaretçilerle ilgilenirken sekreterin ilk önce öğrenmesi gereken bilgi aşağıdakilerin hangisinde doğru olarak verilmiştir?

a) Ziyaretçinin nereden geldiği
b) Ziyaretçinin unvanı
c) Ziyaretçinin telefon numarası
d) Ziyaretçinin daha önce gelip gelmediği
e) Ziyaretçinin ismi ve ziyaret nedeni

Cevap : e) Ziyaretçinin ismi ve ziyaret nedeni

Açıklama : Sekreter, randevusuz gelen bir ziyaretçi ile ilgilenirken öncelikle ismini ve ziyaret nedenini öğrenmelidir. Bu bilgi, ziyaretin aciliyeti ve yöneticinin ilgilenip ilgilenemeyeceği konusunda bir değerlendirme yapılmasını sağlar. Diğer bilgiler, bu aşamada öncelikli değildir.

4. Aşağıdakilerden hangisi sekreterin iyi bir iş yazısı yazabilmek için sahip olması gereken özelliklerden biri değildir?

a) Sade bir dil
b) Edebi bir dil
c) Açık bir dil
d) Saygılı bir dil
e) Canlı bir dil

Cevap : b) Edebi bir dil

Açıklama : İş yazıları sade, açık, saygılı ve canlı bir dil kullanılarak yazılmalıdır. Edebi bir dil ise iş yazışmalarında uygun değildir, çünkü anlamın netliğini ve doğrudanlığını azaltabilir.

5. I. En kısa sürede
II. Mümkün olduğunca erken
III. XX/XX/XXXX tarihine kadar
Yukarıdakilerden hangisi yazışmalarda kaçınılması gereken ifadelerdendir?

a) Yalnız I
b) Yalnız II
c) Yalnız III
d) I ve II
e) I, II ve III

Cevap : d) I ve II

Açıklama : Yazışmalarda “en kısa sürede” ve “mümkün olduğunca erken” gibi ifadeler belirsizdir ve yanlış anlamalara neden olabilir. Ancak “XX/XX/XXXX tarihine kadar” gibi net bir tarih içeren ifadeler kullanılması tercih edilir.

6. Bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya varlığını kanıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik, harita, film, disk, disket, manyetik bant vb. her tür bilgi kaynağına ne ad verilir?

a) Doküman
b) Dosya
c) Arşiv
d) Donanım
e) Belge

Cevap : e) Belge

Açıklama : Belge, bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya varlığını kanıtlayan her tür bilgi kaynağıdır. Doküman ve dosya terimleri benzer anlamlar taşısa da, belge daha genel ve kapsamlı bir terimdir.

7. I. İşin özelliği
II. Yöneticinin örgütteki yeri
III. Örgütün üretim hacmi
Yukarıdakilerden hangisi iş seyahatlerinin sıklığını belirleyen faktörler arasında yer alır?

a) I-II
b) I-II-III
c) I-III
d) II-III
e) Yalnız II

Cevap : a) I-II

Açıklama :

8. I. İnternet
II. Telefon
III. Faks
Yukarıdakilerden hangisi rezervasyonların yapılış biçimleri arasında yer alır?

a) I-II
b) I-III
c) II-III
d) I-II-III
e) Yalnız III

Cevap : d) I-II-III

Açıklama : Rezervasyonlar internet, telefon ve faks yoluyla yapılabilir. Bu üç yöntem günümüzde de kullanılmaktadır ve birbiriyle entegre şekilde çalışabilir.

9. Aşağıdakilerden hangisi seyahat dosyasında yer alacak materyaller arasında değildir?

a) Pasaport
b) Vize
c) Kredi kartı
d) Seyahat programı
e) Biletler

Cevap : c) Kredi kartı

Açıklama : Seyahat dosyası, pasaport, vize, seyahat programı ve biletler gibi belgeleri içerir. Ancak kredi kartı, seyahat dosyasında tutulması gereken bir materyal değildir, kişisel bir eşya olarak değerlendirilir.

10. Farklı işlerin yapılış sırası üzerinde karar vermeye ne ad verilir?

a) Önemi belirlemek
b) Sıraya dizmek
c) Planlamak
d) Öncelikleri belirlemek
e) Aciliyeti belirlemek

Cevap : d) Öncelikleri belirlemek

Açıklama : İşlerin yapılış sırasını belirlemek, öncelikleri belirlemeyi ifade eder. Bu süreç, görevlerin önem ve aciliyet durumlarına göre sıralanmasını sağlar.