BYA203U Mesleki Yazışmalar 2024-2025 Güz Ara Sınavı

Giriş

Mesleki yazışmalar, iş dünyasında ve resmi kurumlarda iletişimin temelini oluşturan önemli bir beceridir. Yazılı iletişimin en önemli özelliklerinden biri kalıcı olması ve bir kanıt niteliği taşımasıdır; ancak sözlü iletişimin aksine “anında geri bildirim” alınmasına olanak tanımaz. Etkili bir yazışma için mesajın açık, eksiksiz ve dil bilgisi kurallarına uygun olması, yani “anlatım bozukluğu” içermemesi esastır. Bu makalede, resmi yazıların yapısı, farklı iş yazısı türleri ve iş başvurusu belgelerinin hazırlanması gibi temel konular ele alınacaktır.

Yazışmaların Temel İlkeleri ve Planlaması

Herhangi bir iş yazısını yazmaya başlamadan önceki ilk ve en temel adım, yazının amacını belirlemektir. “Bu iş yazısını niçin yazıyorum?” sorusunun cevabı, metnin tonunu ve içeriğini şekillendirir. Yazının temel ilkelerinden biri de “eksiksiz yazmadır”; özellikle tarihler, isimler ve rakamlar gibi dikkatten kaçabilecek bilgilerin tam ve doğru olarak yazılması gerekir.

Resmi Yazıların Yapısı ve Kuralları

Resmi yazılar, belirli bir format ve yapıya sahiptir. Yazının içeriğini birkaç kelimeyle özetleyen bölüme “Konu” denir. Yazının sonunda yer alan ve astlara “rica ederim”, üstlere ise “arz ederim” gibi ifadelerle biten bölüm ise “sonuç” bölümüdür. Resmi yazılardaki “Sayı” bölümünde belgenin takibi için bir numara bulunur. DETSİS (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi) ise, yazışma yapılan kurumun adı ve iletişim bilgileri gibi verileri sağlar, ancak kurumun iç işleyişiyle ilgili olan “standart dosya planı kodunu” sağlamaz. Mevzuatın fiziksel (ıslak imzalı) belge gerektirdiği haller ise “zorunlu durumlar” olarak adlandırılır.

İş Yazısı Türleri

İş yazıları, amacına göre farklı türlere ayrılır. Bir mal veya hizmetin satın alınması amacıyla yazılan “sipariş yazısı”, temel bir iş yazısı türüdür. Satış amacıyla yazılan metinlerin ise dikkat çekici, ilgi uyandırıcı ve harekete geçirici olması hedeflenir; rakip ürünlerle “karşılaştırmalı olması” her zaman gerekli bir strateji değildir. Teşekkür, taziye ve davet gibi yazılar ise “özel yazılar” olarak sınıflandırılır. Bir “teşekkür yazısı” yazarken samimiyet ve nezaket önemlidir; “abartılı ifadelerden” kaçınılmalıdır. Yaşanan üzücü bir olay karşısında ise karşı tarafın acısını paylaşmak amacıyla “teselli” yazısı yazılır.

Sözleşmeler ve İşe Başvuru Belgeleri

Hukuki bağlayıcılığı olan belgelerin de kendilerine özgü yapıları vardır. Kira ve abonelik gibi standart “sözleşme” türleri bulunurken, “başlangıç sözleşmesi” adında bir tür yoktur. Bir işin teknik detaylarını belirleyen “şartname” ise genellikle sözleşmeyle birlikte hazırlanır.

İşe başvuru sürecinde hazırlanan belgeler ise profesyonel kimliğin bir yansımasıdır. Bir iş isteme yazısında (ön yazı), başvurulan pozisyon ve deneyimler gibi somut bilgiler yer almalıdır; “kişisel vizyon/misyon” gibi soyut ifadeler bu tür bir yazı için uygun değildir. “Özgeçmiş” ise detaylı ve uzun olmak yerine, tam aksine kısa, öz ve genellikle 1-2 sayfayı geçmeyecek şekilde hazırlanmalıdır. Bilgisayar ve dil becerileri gibi bilgilerin belirtildiği bölüm ise “yetkinlikler” başlığı altında yer alır.

Sonuç

Etkili mesleki yazışma, hem kurumsal imaj hem de işlerin doğru yürümesi için kritik bir beceridir. Bir iş yazısının temel amacı bilgi vermek, talepte bulunmak veya bir süreci başlatmaktır; doğrudan “eleştirmek” ise bir iş yazısının birincil amacı olamaz. Bu nedenle, her tür yazışmada açık, net ve amaca uygun bir dil kullanmak esastır.

1. Anlatımla ilgili sorunlar nedeniyle metni yazan kişinin iletmek istediği mesajın aktarılamaması ya da istenen biçimde aktarılamaması durumu olarak açıklanan kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Duyguların kullanımı
B) Uyum sorunu
C) Üslup sorunu
D) Anlatım bozukluğu
E) Belirsiz İfadeler

Cevap : D) Anlatım bozukluğu

Açıklama : Bir metinde dil bilgisi kurallarına uyulmaması, kelimelerin yanlış anlamda veya yanlış yerde kullanılması gibi nedenlerle mesajın net bir şekilde aktarılamaması durumu “anlatım bozukluğu” olarak tanımlanır.

2. Üniversitemiz birim amirlerinin ve ilgili öğretim elemanlarının belirtilen görevi yerine getirmesi hususunda bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.
Yukarıdaki ifade bir metnin hangi bölümünde yer almalıdır?

A) Müsvedde bölümünde
B) Gelişme
C) Ön hazırlık metinlerinde
D) Sonuç
E) Giriş

Cevap : D) Sonuç

Açıklama : Resmi yazışmalarda, yazının sonunda yer alan ve astlara “rica ederim”, üstlere “arz ederim” gibi ifadelerle biten, istenen eylemi özetleyen bölüm “sonuç” bölümüdür.

3. Aşağıdakilerden hangisi yazılı iletişimin önemini açıklayan özelliklerden biri değildir?

A) Araştırma aracı olması
B) Hazırlayanın kişiliğini, bilgi düzeyini ve tarzını yansıtması
C) Hatırlamaya yardımcı olması
D) Kurum içi ve kurum dışı çevre ile ilişki kurma ve güçlendirme özelliği taşıması
E) Anında geri bildirim alınması

Cevap : E) Anında geri bildirim alınması

Açıklama : Yazılı iletişim, alıcının metni okuyup cevap vermesi için belirli bir süre gerektirir. Bu nedenle “anında geri bildirim” alınması, yazılı iletişimin değil, sözlü iletişimin bir özelliğidir.

4. Tüm bilgiler; özellikle dikkatten kaçma olasılığı daha fazla olduğu için tarihler, isimler, adresler, rakamsal ifadeler tam ve doğru olarak yazılmalıdır.
Yukarıdaki anlatımsal özellikler aşağıdakilerden hangisini açıklamaktadır?

A) Hedef kitleye uygun olma
B) Anlaşılabilir olma
C) İnandırıcı olma
D) Eksiksiz yazma
E) Doğru bilgileri kullanma

Cevap : D) Eksiksiz yazma

Açıklama : Paragrafta, bir yazıda olması gereken tüm bilgilerin tam ve noksansız bir şekilde yer alması gerektiği vurgulanmaktadır. Bu durum, metnin “eksiksiz yazma” ilkesine uygunluğunu ifade eder.

5. Aşağıdakilerden hangisi bir iş yazısının amacı olamaz?

A) İzin vermek
B) Garanti vermek
C) Eleştirmek
D) Sehven yapılmış hatayı düzeltmek
E) Açıklama yapmak

Cevap : C) Eleştirmek

Açıklama :

İş yazıları; ticari, resmi veya kurumsal bir konuyu iletmek, bir süreci başlatmak, bilgi vermek, talepte bulunmak veya bir durumu düzeltmek gibi yapıcı ve profesyonel amaçlarla kaleme alınır. Bu yazılarda kullanılan dil her zaman resmi, saygılı ve profesyonel olmalıdır.

Seçenekleri bu çerçevede değerlendirelim: A) İzin vermek: Bir talebe veya isteğe olumlu yanıt vermek, bir işlemin yapılmasına onay vermek gibi durumlar iş yazılarıyla bildirilebilir. (Örn: İzin talep dilekçesine verilen onay yazısı) B) Garanti vermek: Satılan bir ürünün veya verilen bir hizmetin kalitesi, dayanıklılığı veya performansı hakkında alıcıya güvence vermek amacıyla yazılabilir. (Örn: Garanti belgesi veya taahhütname) D) Sehven yapılmış hatayı düzeltmek:Yanlış gönderilen bir fatura, eksik bilgi içeren bir belge veya herhangi bir maddi hatayı düzeltmek ve durumu açıklığa kavuşturmak amacıyla yazılır. Bu tür yazılara “tashih yazısı” da denir. E) Açıklama yapmak: Bir gecikme, bir ürün detayı, bir politika değişikliği veya herhangi bir konu hakkında karşı tarafı bilgilendirmek ve durumu izah etmek için yazılır.

C) Eleştirmek: İş yazılarının temel amacı kişisel veya kurumsal bir eleştiri yapmak değildir. Profesyonel iletişimde amaç, sorunları yapıcı bir dille çözüme kavuşturmaktır. Bir memnuniyetsizlik veya şikayet dile getirilirken bile kullanılan üslup, durumu tespit etmeye ve çözüm talep etmeye yönelik olmalıdır; doğrudan, yıkıcı bir eleştiri veya kişisel saldırı içermemelidir. Bu nedenle “eleştirmek”, bir iş yazısının doğrudan ve birincil amacı olamaz.

6. Aşağıdakilerden hangisinin sözleşme ile birlikte hazırlanması gerekir?

A) Şartname
B) Dilekçe
C) Sirküler
D) Vekaletname
E) Karar

Cevap : A) Şartname

Açıklama : Şartname, bir işin veya alım-satımın teknik detaylarını, koşullarını ve standartlarını belirleyen belgedir. Genellikle sözleşmenin ayrılmaz bir eki olarak, sözleşmeyle birlikte hazırlanır ve imzalanır.

7. ———, ilgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları ifade eder.
Yukarıdaki cümlede boş bırakılan yeri aşağıdakilerden hangisi doğru olarak tamamlar?

A) Resmi durumlar
B) Acil durumlar
C) Zorunlu durumlar
D) Hukuki durumlar
E) Gizlilik durumları

Cevap : C) Zorunlu durumlar

Açıklama : Elektronik belge yönetim sistemlerinin kullanıldığı durumlarda bile, kanun veya yönetmelik gibi mevzuatın özel olarak “fiziksel (ıslak imzalı)” olmasını gerektirdiği haller “zorunlu durumlar” olarak adlandırılır.

8. Aşağıdakilerden hangisi resmi yazı bölümlerinden olan “Sayı” bölümünün özelliklerden biri değildir?

A) Belge için oluşturulan sayıların tek kullanımlık olması
B) Zorunlu durumlar için “Z” ifadesinin kullanılması
C) Her yılın başında numaratörlerin sıfırlanması
D) Belgelerde sayı bulunmasının zorunlu olması
E) Olağanüstü durumlar için “O” ifadesinin kullanılması

Cevap : C) Her yılın başında numaratörlerin sıfırlanması

Açıklama : Resmi yazışmalardaki dosya planına göre, giden evrak sayısı her yıl 1 Ocak’ta sıfırlanarak yeniden başlar. Diğer ifadeler “sayı” bölümünün özellikleri arasında yer almaz.

9. Aşağıdakilerden hangisi sözleşme türlerinden biri değildir?

A) Abonelik sözleşmesi
B) Kira sözleşmesi
C) Başlangıç sözleşmesi
D) Ortaklık sözleşmesi
E) Evlenme sözleşmesi

Cevap : C) Başlangıç sözleşmesi

Açıklama : Kira, abonelik, ortaklık ve evlenme gibi durumlar hukuken tanımlanmış ve geçerli sözleşme türleridir. “Başlangıç sözleşmesi” adında standart bir sözleşme türü bulunmamaktadır.

10. Aşağıdakilerden hangisi resmi yazıların bölümünde yer alan DETSİS No bölümünde yer alan hazırlanmasında DETSİS web servisinden alınacak verilerden biri değildir?

A) Muhatap kurumun/kuruluşun kodu
B) İdarenin standart dosya planı kodu
C) İletişim bilgileri (adres, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi)
D) Muhatap kurumun/kuruluşun adı
E) Başlık (antet)

Cevap : B) İdarenin standart dosya planı kodu

Açıklama : DETSİS (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi), kurumlara ait temel bilgileri (iletişim bilgileri, başlık, kurum adı vb.) barındırır. Standart Dosya Planı (SDP) kodu ise kurumun kendi içindeki yazışma konusunu belirten bir koddur ve DETSİS’ten alınmaz.

11. Yazı içeriğini okumadan; içeriği hakkında bilgi veren kısa ve öz biçimde yazılan bölüme ne ad verilir?

A) Hitap
B) Sıralama
C) Başlık
D) Konu
E) İlgi

Cevap : D) Konu

Açıklama : Resmi yazılarda, sayfanın sol tarafında yer alan ve yazının içeriğini birkaç kelimeyle özetleyen bölüme “Konu” adı verilir. Bu bölüm, yazının ne hakkında olduğunu hızlıca anlamayı sağlar.

12. İş yazılarını yazmaya başlamadan önce ilk aşamada aşağıdaki sorulardan hangisine cevap aranmalıdır?

A) Bu belgeyi nasıl yazacağım?
B) Bu belgede hangi bilgiler yer almalıdır?
C) Bu iş yazısını ne zaman yazıyorum?
D) Bu iş yazısını nerede yazıyorum?
E) Bu iş yazısını niçin yazıyorum?

Cevap : E) Bu iş yazısını niçin yazıyorum?

Açıklama : Herhangi bir yazıyı yazmadan önceki ilk ve en temel adım, yazının amacını belirlemektir. “Niçin yazıyorum?” sorusunun cevabı, yazının tonunu, içeriğini ve formatını şekillendirir.

13. Aşağıdakilerden hangisi iş yazısı türlerinden biridir?

A) Sipariş Yazısı
B) Tezkere
C) Tutanak
D) Rapor
E) Genelge

Cevap : A) Sipariş Yazısı

Açıklama :İş yazıları, ticari veya resmi kurumların kendi aralarında veya kişilerle kurumlar arasında iş ile ilgili konularda yaptıkları yazışmalardır. Bu yazışmaların temel amacı bilgi vermek, talepte bulunmak, bir mal veya hizmeti sipariş etmek gibi ticari faaliyetleri gerçekleştirmektir.

Seçenekler incelendiğinde:

Sipariş Yazısı: Bir malın veya hizmetin satın alınması amacıyla satıcıya gönderilen ticari mektuptur. Alınmak istenen ürünün cinsi, miktarı, fiyatı ve teslimat koşulları gibi bilgileri içerir. Bu tanımıyla doğrudan bir iş yazısı türüdür.

Tezkere: Genellikle bir işin yapılmasına izin verildiğini bildiren veya resmi bir durumu ileten kısa, resmi belgedir. Daha çok resmi kurumlar arası yazışmalarda veya askerlik gibi alanlarda kullanılır.

Tutanak: Bir toplantıda, duruşmada veya bir olay yerinde söylenenleri, yaşananları ve alınan kararları kayıt altına almak amacıyla yazılan ve ilgililer tarafından imzalanan belgedir. Bir durumu tespit etme amacı taşır.

Rapor: Belirli bir konu veya olay hakkında yapılan inceleme ve araştırma sonucunda elde edilen bilgilerin düzenli bir şekilde sunulduğu yazıdır. Bilgilendirme ve değerlendirme amacı güder.

Genelge (Tamim): Yasa ve yönetmeliklerin uygulanmasında yol göstermek, belirli bir konuda ilgilileri aydınlatmak veya dikkatlerini çekmek amacıyla çok sayıda kişiye veya kuruma gönderilen yazıdır. Genellikle üst makamlardan alt makamlara gönderilir.

Bu tanımlara göre, ticari bir faaliyeti başlatma ve yürütme amacı taşıyan sipariş yazısı, iş yazısı türlerinden biridir. Diğer seçenekler ise daha çok resmi, bilgilendirici veya tespit edici nitelikteki farklı yazı türleridir.

14. Aşağıdakilerden hangisi satış yazıları hazırlanırken dikkat edilecek hususlardan biri değildir?

A) Dikkat çekici olmalı
B) Harekete geçirmeli
C) Satın alma isteği uyandırmalı
D) İlgi uyandırmalı
E) Karşılaştırmalı olmalı

Cevap : E) Karşılaştırmalı olmalı

Açıklama : Etkili bir satış yazısı AIDA (Attention-İlgi, Interest-İlgi, Desire-İstek, Action-Eylem) modeline göre dikkat çekmeli, ilgi uyandırmalı, arzu yaratmalı ve okuyucuyu harekete geçirmelidir. Rakip ürünlerle karşılaştırma yapmak her zaman gerekli veya etkili bir strateji olmayabilir.

15. Aşağıdakilerden hangisinin iş isteme yazılarına yazılması gereken bilgilerden biri değildir?

A) Kişisel vizyon/misyon
B) Kısaca kendiyle ilgili tanıtım
C) İş deneyimi
D) Başvuru koşullarının nereden öğrenildiği
E) Başvuru yapılmak istenen pozisyon

Cevap : A) Kişisel vizyon/misyon

Açıklama : Bir iş isteme yazısında (ön yazı) başvurulan pozisyon, ilanın nerede görüldüğü, işle ilgili yetkinlikler ve deneyimler gibi somut bilgiler yer almalıdır. “Kişisel vizyon/misyon” gibi soyut ve uzun açıklamalar genellikle bu tür yazılar için uygun değildir.

16. Öz geçmiş hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlarla ilgili olarak aşağıdaki ifadelerden hangisi yanlıştır?

A) Üsluba ve dil bilgisi kurallarına dikkat edilmelidir.
B) Detaylı ve mümkün olduğunca uzun yazılmalıdır.
C) Gerekiyorsa yabancı dilde hazırlanmalıdır.
D) Abartılı süslü yazı karakterleri kullanılmamalıdır.
E) 10-12 punto olmalıdır.

Cevap : B) Detaylı ve mümkün olduğunca uzun yazılmalıdır.

Açıklama : Etkili bir öz geçmiş, detaylı ve uzun olmak yerine, tam aksine kısa, öz ve genellikle 1-2 sayfayı geçmeyecek şekilde hazırlanmalıdır. Amaç, işe alım uzmanının dikkatini en önemli bilgilere hızla çekmektir.

17. Aşağıdakilerden hangisi teşekkür yazılarını yazarken dikkat edilmesi gereken özelliklerden biri değildir?

A) Yazıyı kısa tutmak
B) Abartılı ifadeler kullanmak
C) İyi kalite kağıt seçmek
D) Nazik bir üslup kullanmak
E) Yalın ve net ifadeler kullanmak

Cevap : B) Abartılı ifadeler kullanmak

Açıklama : Teşekkür yazılarının samimi ve içten olması beklenir. Abartılı ve yapmacık ifadeler kullanmak, yazının inandırıcılığını ve etkisini azaltır.

18. Aşağıdakilerden hangisi özel yazı örneklerinden biri değildir?

A) Sipariş yazısı
B) Seminer davet yazısı
C) Toplantı davet yazısı
D) Taziye yazısı
E) Kutlama yazısı

Cevap : A) Sipariş yazısı

Açıklama : Taziye, kutlama, davet gibi yazılar kişisel veya kurumsal ilişkiler çerçevesinde yazılan “özel yazılar” kategorisine girer. Sipariş yazısı ise doğrudan ticari bir amaca hizmet eden bir “iş yazısı”dır.

19. Etkin bir özgeçmişte bulunması gereken “_” kısmında, iş yaşamında önemli olabileceği düşünülen teknik ve teknik olmayan bilgi ve beceriler, bilgisayar ve yabancı dil becerileri belirtilir. Ayrıca ilgi alanları, ödüller, gönüllü faaliyetler, yayımlanmış eserler gibi bilgiler önem taşıyorsa yer verilmelidir.
Yukarıdaki paragrafta boş bırakılan yeri aşağıdakilerden hangisi doğru olarak tamamlar?

A) Referanslar
B) İş deneyimi
C) İlgi alanları
D) Kariyer hedefi
E) Yetkinlikler

Cevap : E) Yetkinlikler

Açıklama : Paragrafta tanımı yapılan; teknik bilgi, bilgisayar ve dil becerileri gibi işe özgü yeteneklerin belirtildiği bölüm, öz geçmişte “Yetkinlikler” veya “Beceriler” başlığı altında yer alır.

20. Fabrikanız atölyesinde meydana gelen iş kazasını basından öğrenmiş bulunmaktayız. Bu müessif kaza nedeniyle duyduğunuz üzüntüyü paylaşıyoruz. Bu tür üzücü olaylarla tekrar karşılaşmamanızı diler, yaralı personelinize acil şifalar dileriz. Gerektiğinde yardıma hazır olduğumuzu bilmenizi isteriz.
Yukarıdaki yazı örneği aşağıdakilerden hangisine aittir?

A) Veda
B) Teselli
C) Şikayet
D) Taziye
E) Özür

Cevap : B) Teselli

Açıklama : Metinde, yaşanan üzücü bir olay (iş kazası) karşısında duyulan üzüntünün paylaşılması, geçmiş olsun dileklerinin iletilmesi ve destek teklif edilmesi söz konusudur. Bu tür yazılar, karşı tarafın acısını hafifletmeyi amaçlayan “teselli” veya “geçmiş olsun” yazılarıdır.