BYA202U Dosyalama Arşivleme Ünite -7

EBYS, işletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla çeşitli işlem adımları içerir. Bu adımlar arasında dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi, belgelerin bilgisayar ortamına aktarılması ve elektronik belge yönetiminin sağlanması yer alır. Standart prosedürlerin oluşturulması ve belgelerin yaşam sürecinin her döneminde kayıt altına alınması, belge yönetiminin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.

Ölçeklenebilirlik, EBYS’nin artan yük altında performansını koruyabilme ve kapasitesini artırabilme yeteneğini ifade eder. Ayrıca, entegrasyon, farklı sistemlerin uyumlu bir şekilde çalışabilmesi için birleştirilmesini sağlar. Elektronik imza, mesajın ve mesaj sahibinin geçerliliğini sağlamak için kimlik doğrulama ve onaylama işlevine sahiptir, bu da belgelerin güvenli ve yasal olarak geçerli olmasını sağlar.

EBYS, geleneksel devlet anlayışının yerini alarak, e-Devlet uygulamaları ile vatandaşların devlet hizmetlerine daha hızlı ve kolay erişimini sağlamaktadır. Bu sistemler, vatandaşların ihtiyaçlarının devlet çalışanları tarafından karşılanmasını ve hizmetlerin yüz yüze verilmesini içeren geleneksel devlet anlayışından farklı olarak, elektronik ortamda daha etkin ve verimli hizmet sunulmasını sağlar

1- “Kağıt üzerinde bulunan belge içeriğinin elektronik ortama dönüştürülmesi” olarak ifade edilen kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) EBYS
B) Dijitalleştirme
C) Dosyalama
D) Elektronikleştirme
E) Üstverileştirme

Cevap: B) Dijitalleştirme

Açıklama: Dijitalleştirme, kağıt üzerinde bulunan belgelerin elektronik ortama aktarılmasını ifade eder. Bu süreç, fiziksel belgelerin taranarak dijital formatlara dönüştürülmesini ve elektronik sistemlerde saklanmasını içerir.

2- Aşağıdakilerden hangisi işletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımlarından biri değildir?

A) Dosyalama hatalarının azaltılması
B) Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi
C) Belgelerin bilgisayar ortamına aktarılması
D) Bilgisayar ortamında belgelerin görüntülenmesi
E) Elektronik belge yönetiminin sağlanması

Cevap: A) Dosyalama hatalarının azaltılması

Açıklama: Dijitalleştirme süreci, belgelerin dijital ortama aktarılması ve elektronik belge yönetiminin sağlanmasını içerir. Dosyalama hatalarının azaltılması doğrudan dijitalleştirme adımları arasında yer almaz, bu daha çok dijitalleştirmenin sonucunda elde edilen bir faydadır.

3- Aşağıdakilerden hangisi TS13892 Standartları dahilinde tanımlanması önerilen üstveriler arasında yer almaz?

A) Dosya tasnif planları
B) Seri tanımları
C) Sistem kullanımı
D) Dosya tanımları
E) Standart tanımları

Cevap: E) Standart tanımları

Açıklama: TS13892 Standartları, elektronik belge yönetim sistemlerinde üstveri kullanımını önerir. Standart tanımları doğrudan üstveri kategorisi arasında yer almaz.

4- “Sistemde kaynak kullanımının artmasıyla sistemin verebileceği hizmetin kapasitesinin artması durumunun hesaplanabilmesi” olarak ifade edilen kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Yapılandırma
B) Esneklik
C) Ölçeklenebilirlik
D) Etkinlik
E) Oranlılık

Cevap: C) Ölçeklenebilirlik

Açıklama: Ölçeklenebilirlik, bir sistemin artan yük altında performansını koruyabilme ve kapasitesini artırabilme yeteneğini ifade eder.

5- “Belgelerin yaşam sürecinin her döneminde kayıt altına alınmasıyla ilgili” olan kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Transfer
B) Talep
C) Kurumsallık
D) Provenans
E) Kayıtlama

Cevap: D) Provenans

Açıklama:

6- Sistemin mevcut yapıya neler katacağının değerlendirildiği EBYS geliştirme aşaması aşağıdakilerden hangisidir?

A) Sistemi planlama
B) Olurluk incelemesi geliştirme
C) Sistemi tasarlama
D) İhtiyaç analizi tasarlama
E) Sistemi uygulama

Cevap: B) Olurluk incelemesi geliştirme

Açıklama: Olurluk incelemesi, sistemin mevcut yapıya neler katacağını ve nasıl entegre edileceğini değerlendirir.

7- “Bütünleşme, uyum” anlamında kullanılan ve EBYS’lerin iş süreçleri kapsamında değerlendirilen kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Entegrasyon
B) Provenans
C) Kalibrasyon
D) Ölçeklendirme
E) Dijitalleştirme

Cevap: A) Entegrasyon

Açıklama: Entegrasyon, farklı sistemlerin uyumlu bir şekilde çalışabilmesi için birleştirilmesini ifade eder.

8- “Anket çalışması” elektronik belge yönetiminin uygulanmasında izlenen aşağıdaki adımların hangisi kapsamında yer alır?

A) Mevcut durumun değerlendirilmesi
B) Belge yönetim politikası
C) Performans göstergelerini içeren olurluk incelemesi
D) EBYS’nin uygulanması
E) Uygulama planının geliştirilmesi

Cevap: C) Performans göstergelerini içeren olurluk incelemesi

Açıklama:

9- “Mesajın ve mesaj sahibinin iletiminin geçerliliğini sağlamak” olarak ifade edilen elektronik imza kullanıcılarının sahip olduğu temel özellik aşağıdakilerden hangisidir?

A) Veri bütünlüğü
B) Yasal yapı
C) İnkar edilemezlik
D) Güvenlik protokolü
E) Kimlik doğrulama ve onaylama

Cevap: E) Kimlik doğrulama ve onaylama

Açıklama: Elektronik imza, mesajın ve mesaj sahibinin geçerliliğini sağlamak için kimlik doğrulama ve onaylama işlevine sahiptir. Bu özellik, elektronik belgelerin güvenli ve yasal olarak geçerli olmasını sağlar.

10- Aşağıdakilerden hangisi “geleneksel devlet” anlayışı özellikleri arasında yer alır?

A) Yurttaşın veri yüklemesi
B) Eleman yardımı
C) Etkileşim
D) Katılım ilişkisi
E) Açık devlet

Cevap: B) Eleman yardımı

Açıklama: Geleneksel devlet anlayışında, vatandaşların ihtiyaçlarının devlet çalışanları tarafından karşılanması ve hizmetlerin yüz yüze verilmesi önemlidir.