Tıbbi Dokümantasyon Ünite -7

Giriş

Kişisel sağlık kayıtları, hastaların sağlık hizmeti aldığı süreçlerin belgelendirilmesi ve bu belgelerin uygun koşullarda korunması açısından son derece önemlidir. Sağlık kayıtlarının yaşam boyu tutulması, hem hasta hem de sağlık hizmeti sağlayıcıları açısından büyük avantaj sağlar. Özellikle dijital sağlık sistemlerinin yaygınlaşmasıyla birlikte, bu kayıtların güvenli ve erişilebilir bir şekilde saklanması daha da önemli hale gelmiştir. Bu kayıtların saklanma süresi ve imha işlemleri, sağlık ve adli süreçler açısından büyük önem taşır.

Kişisel Sağlık Kayıtlarının Korunması

Sağlık hizmeti sunan tüm kurumlar, hastalara ait bilgileri ve tanı, tedavi süreçlerini düzenli bir şekilde kayıt altına almakla yükümlüdür. Bu bilgiler, hasta takibi ve sağlık hizmetlerinin kalitesinin sağlanması açısından kritik öneme sahiptir. Ayrıca, bu kayıtlar sağlık hizmetleri sunanlar arasında iletişimi kolaylaştırmak, tıbbi araştırmalar ve eğitim için veri sağlamak ve yasal gereklilikler için kullanılmak üzere tutulur.

1. Doğruluk ve Güncellik

Kayıtların doğruluğu, sağlık hizmetlerinin kalitesini doğrudan etkiler. Hastaya ait yanlış veya eksik bilgilerin tutulması, hatalı tedavi süreçlerine yol açabilir. Kayıtlar sürekli olarak güncellenmeli ve hasta dosyasında bulunan bilgiler her zaman en son verilere göre yenilenmelidir.

2. Gizlilik ve Güvenlik

Hasta bilgileri, Sağlık Bakanlığı tarafından belirlenen gizlilik ilkelerine uygun şekilde korunmalıdır. Kişisel sağlık kayıtlarına yalnızca yetkili personel erişebilir, ve hastanın izni olmadan üçüncü şahıslara iletilemez. Dijital sağlık kayıtları için internet ortamında erişim sınırlı tutulmalı ve yetkisiz erişimler önlenmelidir. Hastaların sağlık bilgileri, sadece tıbbi hizmet sağlayıcılar arasında paylaşılabilir ve ticari amaçlarla kullanılamaz.

3. Elektronik Ortamda Veri Saklanması

Son yıllarda dijital sağlık sistemlerinin gelişimi ile birlikte kişisel sağlık kayıtlarının büyük bir kısmı elektronik ortamda saklanmaktadır. Elektronik ortamda tutulan kayıtlar, hem sağlık hizmetlerinin devamlılığı için önemli bir veri kaynağı oluşturur, hem de geri dönük incelemeler için kullanılabilir. Bu nedenle hastanelerde bilgisayar otomasyon sistemleri yaygınlaşmıştır. Ancak, dijital ortamda tutulan kayıtların korunması için güvenlik önlemleri alınması gereklidir.

Sağlık Kayıtlarının Saklanma Süreleri

Sağlık kayıtlarının saklanma süresi, kayıtların türüne ve kullanım amacına göre farklılık gösterebilir. Örneğin, adli vakalara ait tıbbi kayıtlar ve hasta dosyaları, en az 20 yıl süreyle saklanmalıdır. Devlet hastanelerinde ise bu süre genellikle 10 ila 14 yıl arasında değişmektedir. Ancak, üniversite hastanelerinde ameliyat defterleri, tüp bebek dosyaları ve benzeri önemli kayıtlar 50 ila 100 yıl arasında saklanabilir.

Saklanma Süresi Belirlemede Kriterler

– Adli vakalar ve kritik tıbbi belgeler, daha uzun süreler saklanır.

– Yataklı tedavi kurumlarına ait protokol defterleri ve laboratuvar sonuçları gibi belgeler, elektronik ortamda saklanarak gerektiğinde fiziksel kopyaları alınabilir.

Ayıklama ve İmha İşlemleri

Kayıtların saklanma süreleri dolduktan sonra, artık ihtiyaç duyulmayan belgelerin imha edilmesi mümkündür. Ancak bu işlemler, ilgili mevzuata uygun olarak yapılmalı ve ayıklama ile imha işlemleri bir komisyon tarafından yürütülmelidir.

Ayıklama Süreci

Ayıklama işlemleri sırasında, hukuki değerini kaybetmiş veya bir daha kullanılmayacak olan belgeler, diğer arşivlik belgelerden ayrılarak tasnif edilir. Bu süreçte dikkat edilmesi gereken en önemli husus, muhafazası gerekli belgelerin yanlışlıkla imha edilmemesidir.

İmha İşlemleri

İmha işlemleri genellikle iki şekilde gerçekleştirilir:

1- Kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere geri dönüşüm kuruluşlarına teslim edilmesi.

2- Güvenlik açısından hassas belgelerin, özel makinelerle kıyılarak imha edilmesi.

Sonuç

Kişisel sağlık kayıtlarının doğru ve güvenli bir şekilde tutulması, saklanması ve gerektiğinde imha edilmesi, sağlık hizmetlerinin kalitesini artıran unsurların başında gelir. Bu süreçlerin her aşamasında yasal gerekliliklere ve etik kurallara uyulması, hem hastaların haklarını korur hem de sağlık hizmetlerinin verimliliğini artırır.

1- ‘Hekimler, diş hekimleri ve ebeler Sağlık Bakanlığı tarafından düzenlenen ve onaylanarak kendilerine verilen protokol defterine hastanın kimliğini yazmada mecburdurlar’ hükmü hangi kanunda/yönetmelikte yer almaktadır?

A) Tababet ve Şuabatı Tarzı İcrasına Dair Kanun
B) Hasta Hakları Yönetmeliği
C) Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği
D) Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi
E) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

Cevap: A) Tababet ve Şuabatı Tarzı İcrasına Dair Kanun

Açıklama: Bu hüküm, sağlık profesyonellerinin hasta bilgilerini kayıt altına almak zorunda olduklarını belirten Tababet ve Şuabatı Tarzı İcrasına Dair Kanun’da yer almaktadır.

2- Kaliteli bir kayıt sisteminde aşağıdaki kurallardan hangisi önemli değildir?

A) Doğruluk
B) Güncellik
C) Kusursuz olma
D) Gizlilik
E) Ekonomiklik

Cevap: E) Ekonomiklik

Açıklama: Kaliteli bir kayıt sisteminde doğruluk, gizlilik ve güncellik gibi ilkeler esas alınır, ancak ekonomiklik önemli bir kriter değildir.

3- Günlük işlerin takibinde kullanılan ———- defterlerinin arşivlik değerleri bulunmamaktadır.

(A) Hasta defterleri
(B) Zimmet defterleri
(C) Protokol defterleri
(D) Taburcu defterleri
(E) Personel defterleri

Cevap: B) Zimmet defterleri

Açıklama: Zimmet defterleri, günlük işlerin takibi için kullanılır ancak arşiv değeri taşımamaktadır.

4- Otopsi raporları kaç yıl sonra Devlet Arşivlerine gönderilir?

A) 5
B) 10
C) 12
D) 20
E) 25

Cevap: D) 20

Açıklama: Otopsi raporları 20 yıl sonra Devlet Arşivlerine gönderilir ve bu süre, önemli tıbbi belgelerin korunması açısından belirlenmiştir.

5- Ceza kanununa göre tıbbi kayıtlar kaç yıl arasında saklanmalıdır?

A) 1-10
B) 1-5
C) Süresiz
D) 15-20
E) 10-20

Cevap: A) 1-10

Açıklama: Ceza kanunu, tıbbi kayıtların 1 ila 10 yıl arasında saklanmasını zorunlu kılar.

6- Borçlar kanununa göre zaman aşımı kaç yıldır?

A) 5
B) 7
C) 10
D) 15
E) 25

Cevap: C) 10

Açıklama: Borçlar kanununda zaman aşımı süresi 10 yıl olarak belirlenmiştir.

7- Anestezi form dosyası ne kadar süre saklanmalıdır?

A) 1 yıl
B) Hasta taburcu edilene kadar
C) 5 yıl
D) Sınırsız
E) 10 yıl

Cevap: E) 10 yıl

Açıklama: Anestezi form dosyaları, tıbbi süreçlerin izlenebilirliği açısından 10 yıl süreyle saklanmalıdır.

8- Taburcu defteri ne kadar süreyle saklanmalıdır?

A) 20 yıl
B) 5 yıl
C) 1 yıl
D) 15 yıl
E) 10 yıl

Cevap: A) 20 yıl

Açıklama: Taburcu defterleri, tıbbi hizmetlerin izlenebilirliğini sağlamak amacıyla 20 yıl süreyle saklanır.

9- Yeterli personel olmaması durumunda arşiv komisyonu en az kaç kişiden oluşur?

A) 4
B) 5
C) 3
D) 6
E) 7

Cevap: C) 3

Açıklama: Arşiv komisyonu, asgari 3 kişiden oluşmalıdır.

10- İmha tutanakları ve listeleri kaç yıl saklanmalıdır?

A) 1 yıl
B) 3 yıl
C) 5 yıl
D) 10 yıl
E) 15 yıl

Cevap: D) 10 yıl

Açıklama: İmha tutanakları ve listeleri, yasal süreçlerin izlenebilmesi amacıyla 10 yıl boyunca saklanır.