BYA203U Mesleki Yazışmalar Ünite -7

Giriş

İş yazıları, iş hayatında etkili iletişim sağlamanın ve yazılı bilgilendirme süreçlerini düzenlemenin önemli bir aracıdır. Genel olarak iş yazılarının amacı, bir düşünceyi veya bilgiyi karşı tarafa aktararak ya da bilgi edinerek, iş ortamında iletişimi sağlamaktır. Bu tür yazılar, karşı tarafa bir eylem başlatma, bilgilendirme ya da karar aldırma amaçlarına hizmet eder. Özel sektörde ve kamusal alanlarda birçok iş yazısı türü kullanılmaktadır; ürün tanıtım yazıları, adres değişikliği bildirimleri, şikayet yazıları, sipariş yazıları gibi farklı türler iş hayatında sıkça karşılaşılan yazışmalardır.

İş Yazısı Türlerinin Kapsamı

İş yazıları, içerdikleri bilgilere, amaçlarına ve yazıldığı duruma göre çeşitli alt başlıklara ayrılabilir. Yazışmalarda amaçlanan sonuç, kullanılan dil ve yazının yapısı, iş yazısının türünü belirlemektedir. İş ortamında yazışmalar, daha çok sirküler, sipariş, gönderme, istek, üsteleme, doğrulama, takip, teklif, şikayet, cevap, reklam ve satış, red/kabul gibi türlere ayrılır. Her bir yazı türünün, yazıdaki amaca uygun olarak belirli bir içeriği ve üslubu vardır.

İş Yazısı Türleri ve Özellikleri

1. Sirküler: Geniş bir dağıtım ağına hitap eden duyuru ve bilgilendirme yazılarıdır. Çoğunlukla firmanın iç iletişiminde veya müşterilere yapılan bilgilendirmelerde kullanılır. Örneğin, yönetim değişikliği veya adres güncellemeleri bu yazı türüne örnektir.
2. Sipariş Yazısı: Ürün veya hizmet satın almak amacıyla yazılan yazılardır. Sipariş yazılarında net ve kesin bir dil kullanılarak talep edilen ürün veya hizmetin detayları belirtilir. İleride oluşabilecek anlaşmazlıkları önlemek için bu yazılar titizlikle hazırlanmalıdır.
3. Gönderme Yazısı: Ürün veya hizmetin gönderildiğini bildiren yazılardır. Gönderme yazısında, ürünün ulaştırılma şekli, teslim adresi ve teslimat detayları gibi bilgiler yer alır. Bu tür yazılar, firmanın taahhüdünü yerine getirdiğini gösterir.
4. İstek Yazısı: Bilgi veya hizmet talebinde bulunmak için kullanılan yazılardır. Örneğin, bilgi talep etme veya randevu isteme yazıları bu gruba girer. İstek yazısında açık ve net bir dil kullanılarak istenen bilgi veya hizmet talebi belirtilmelidir.
5. Üsteleme (Tekit) Yazısı: Cevap beklenen bir yazının yanıtlanmadığı durumlarda yazılan yazılardır. Karşı taraftan gecikmiş bir yanıt veya aksiyon bekleniyorsa, üsteleme yazısı ile hatırlatma yapılır.
6. Doğrulama (Teyit) Yazısı: Telefonla veya yüz yüze yapılan anlaşmaların yazılı hale getirilmesi için kullanılan yazılardır. Anlaşmazlıkları önlemek adına, konuşulanlar veya mutabık kalınan konular doğrulama yazısıyla karşı tarafa iletilir.
7. Takip Yazısı: Alacak tahsilatı gibi konularda, karşı tarafa borcun ödenmesini hatırlatmak amacıyla yazılır. Ödeme yapılmaması durumunda hukuki yollara başvurulacağı uyarısı içerebilir.
8. Teklif Yazısı: Bir mal veya hizmetin satın alınması veya ortaklık kurulması amacıyla yapılan teklifleri içerir. Teklif yazısı, karşı tarafa projeyi veya teklifi onaylatmak amacıyla yazılır ve ikna edici bir dil kullanılır.
9. Şikayet Yazısı: Mal veya hizmetten memnun kalmayan müşterilerin, şikayetlerini firmaya ilettikleri yazılardır. Şikayet yazısı, firmanın müşteri memnuniyeti politikasını değerlendirmesi ve eksiklikleri gidermesi açısından önemli bir işleve sahiptir.
10. Cevap Yazısı: Bir isteğe, talebe veya şikayete cevap vermek amacıyla yazılır. Cevap yazıları hızlı bir şekilde hazırlanmalı ve karşı tarafa gerekli bilgiler eksiksiz olarak iletilmelidir.
11. Reklam ve Satış Yazısı: Ürün veya hizmetleri tanıtarak, okuyucuda satın alma isteği uyandırmak amacıyla yazılır. Genellikle yeni ürünlerin tanıtımında veya satış kampanyalarında kullanılır.
12. Red/Kabul Yazısı: Bir talebe olumlu veya olumsuz yanıt vermek için yazılan yazılardır. Kabul yazılarında olumlu bir dil kullanılırken, red yazılarında daha nazik ve yapıcı bir üslup tercih edilir.

Bu yazılar, iş ortamında iletişimin verimliliğini artırmak, bilgi alışverişini düzenli hale getirmek ve gerektiğinde hukuki olarak bir dayanak oluşturmak için önemli araçlardır. Her bir yazı türü, iş hayatında belirli bir amaca hizmet eder ve yazının içeriği, kullanılan dil, düzenleme şekli amaca göre farklılık gösterir

1. Firmada meydana gelen bir değişikliği çok sayıda kişi/firmaya aynı anda duyurmak amacıyla yazılan yazılara ne ad verilir?

A) Teklif
B) Sipariş
C) İstek
D) Red/Kabul
E) Sirküler

Cevap: E) Sirküler

Açıklama: Sirküler, geniş kitlelere aynı anda bir duyuruyu iletmek için kullanılan bir iş yazısı türüdür.

2. Aşağıdakilerden hangisi iş yazısı türlerinden değildir?

A) Sirküler
B) Müzekkere
C) Teyit
D) Takip
E) Teklif

Cevap: B) Müzekkere

Açıklama: Müzekkere, resmi yazışmalarda kullanılan bir türdür, iş yazıları arasında yer almaz.

3. Bazı firmalarda “Sirküler”in yerine kullanılan yazıya ne ad verilir?

A) Tamim
B) Takip
C) Teklif
D) Tekit
E) Teyit

Cevap: A) Tamim

Açıklama: Sirküler yazısı bazı firmalarda “Tamim” olarak adlandırılabilir.

4. Aşağıdaki yazı türlerinden hangisi form şeklinde de hazırlanabilir?

A) Takip
B) Sipariş
C) Red
D) Kabul
E) Cevap

Cevap: B) Sipariş

Açıklama: Sipariş yazıları form şeklinde düzenlenebilir ve çoğu zaman bu şekilde tercih edilir.

5. Teyit yazısının diğer adı nedir?

A) Üsteleme
B) Takip etme
C) Doğrulama
D) Gönderme
E) Şikayet etme

Cevap: C) Doğrulama

Açıklama: Teyit yazısı, bir bilgiyi doğrulama amacıyla yazılır ve bu nedenle “Doğrulama” olarak da adlandırılır.

6. Mal ya da hizmete ilişkin eksikliklerin firma tarafından öğrenilmesini sağlamak amacıyla yazılan yazıya ne ad verilir?

A) Sirküler
B) Şikayet
C) Üsteleme
D) Doğrulama
E) Red/Kabul

Cevap: B) Şikayet

Açıklama: Şikayet yazıları, hizmet veya üründeki eksikliklerin ilgili firmaya bildirilmesi amacıyla yazılır.

7. Ticaret ve İş Hukuku davalarında kullanılabileceği için çok dikkatli yazılması gereken yazı türü aşağıdakilerden hangisidir?

A) Gönderme
B) Sirküler
C) Reklam
D) Satış
E) Teklif

Cevap: A) Gönderme

Açıklama: Gönderme yazıları, iş anlaşmazlıklarında delil olarak kullanılabileceği için özenle yazılmalıdır.

8. Aşağıdakilerden hangisi “Sirküler” konusu içinde yer almaz?

A) İmza sirküsü
B) Açılış sirküsü
C) Görev değişikliği sirküsü
D) İşyeri devri sirküsü
E) Şikayet sirküsü

Cevap: E) Şikayet sirküsü

Açıklama: Şikayet yazısı, sirküler kapsamında yer almaz; bu yazı türü bağımsız bir kategoridir.

9. Aşağıdaki yazı türlerinden hangisi hem resmi hem de iş yazıları arasında yer alır?

A) Sirküler
B) Teklif
C) Tekit
D) Teyit
E) Şikayet

Cevap: C) Tekit

Açıklama: Tekit yazıları, hem resmi yazışmalarda hem de iş yazılarında kullanılır ve bir işlemin tamamlanması için hatırlatma amacı taşır.

10. Yazının sonuna “Kabul ediyorum” ifadesinin yazıldığı, altına tarih ve imzanın atıldığı yazı türü aşağıdakilerden hangisidir?

A) Takip
B) Sirküler
C) Şikayet
D) Üsteleme
E) Doğrulama

Cevap: E) Doğrulama

Açıklama: Doğrulama yazıları, içerik onayını sağlamak için “Kabul ediyorum” ifadesi ile tamamlanır.

@lolonolo_com