Tıbbi Dokümantasyon Ünite -4

Giriş

Sağlık kurumlarına başvuran hastaların tedavi süreçlerinin belgelenmesi, kayıt altına alınması ve ilerleyen dönemlerde bu bilgilerin tekrar kullanılması sağlık hizmetlerinin düzenli ve güvenli bir şekilde devam ettirilmesi açısından büyük önem taşır. Bu kayıtlar, hasta dosyaları olarak adlandırılır ve genellikle belirli bir sistem dahilinde arşivlerde saklanır. Bu arşivlerin düzenli ve etkin bir şekilde yönetilmesi, sağlık hizmetlerinin kalitesini doğrudan etkileyen unsurlardan biridir. Hasta dosyaları arşivlerinin yönetimi, uygun yerleşim, eğitilmiş personel ve yeterli bütçe ile desteklenmeli, ayrıca arşivin bölümlere ayrılması gibi organizasyonel önlemler alınmalıdır.

Hasta Dosyaları Arşivi Tanımı

Hasta dosyaları arşivi, hastaların tüm tıbbi kayıtlarının, belgelerinin ve tıbbi süreçlerinin düzenli bir şekilde saklandığı ve gerektiğinde kullanılmak üzere arşivlendiği alandır. Bu arşivlerde, hastaların tedavi süreçleriyle ilgili bilgiler sistematik olarak düzenlenir ve uzun vadeli erişim için saklanır. Arşivde bulunan bu bilgiler, gelecekteki tedaviler için rehberlik eder ve sağlık kurumunun geçmişe yönelik kayıtlarına ulaşım sağlar.

Her sağlık kurumunda, yataklı tedavi hizmetlerinin bir parçası olarak merkezî bir tıbbi arşiv bulunmalıdır. Bu arşiv, sağlık hizmetlerinin sürekliliğini sağlamak ve hastane bünyesindeki tüm belgelerin sistemli bir şekilde tutulmasını temin etmek amacıyla hayati bir role sahiptir. Arşivlerde bulunan bilgiler hastaların tedavi süreçlerinin takibi, bilimsel araştırmalar ve istatistikî değerlendirmeler için de kullanılabilir.

Hasta Dosyaları Arşivinin Görev ve İlkeleri

Hasta dosyaları arşivlerinin temel görevleri şunlardır:

– Arşiv malzemelerini tespit edip ayırmak

– Kayıtların kaybolmasını önlemek

– Kayıtları uygun koşullarda saklamak

– Kayıtları gerekli olduğunda hizmete sunmak

Bu görevlerin yerine getirilmesi, arşivin belirli ilkelere dayalı olarak işletilmesini gerektirir:

– Arşivler dağınık olmamalı, sistematik bir şekilde düzenlenmelidir.

– Dosyalara kolay ve hızlı bir şekilde erişilebilmeli ve tekrar yerine koyulabilmelidir.

– Dosyaların kimler tarafından alındığı ve nerede bulunduğu kolayca izlenebilmelidir.

– Arşiv güvenliği sağlanmalı ve yetkisiz kişilerin erişimi engellenmelidir.

Hasta Dosyaları Arşivinin Öğeleri

Hasta dosyaları arşivlerinin etkin bir şekilde çalışabilmesi için belirli unsurların bir arada bulunması gerekir. Bunlar:

1- İnsan Gücü: Arşivde görev alacak personelin tıbbi dokümantasyon konusunda eğitim almış, bilgi ve beceri sahibi kişiler olması gerekmektedir. Son yıllarda tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik eğitiminin yaygınlaşması, arşivlerde uzman personel ihtiyacının karşılanmasına olanak tanımaktadır.

2- Merkezi Yerleşim Alanı: Arşivin hastane içinde merkezi bir konumda yer alması, arşivin fonksiyonel bir şekilde çalışması açısından önemlidir. Merkezî tıbbi arşiv, hastaların tüm dosya ve belgelerinin düzenli bir şekilde saklandığı ve gerektiğinde erişildiği bir alandır.

3- Bütçe: Hasta dosyaları arşivlerinin işleyişi için gerekli olan tüm malzeme ve ekipmanların temini için yeterli bütçenin ayrılması gerekmektedir. Kırtasiye malzemeleri, bilgisayar sistemleri, yazıcı ve fotokopi makineleri gibi ekipmanların zamanında sağlanması arşiv işleyişinin kesintisiz devam etmesi için şarttır.

4- Arşiv Komitesi: Hasta dosyalarının düzenli bir şekilde tutulmasını ve hizmet kalitesinin arttırılmasını sağlayan bir arşiv komitesi oluşturulmalıdır. Bu komite, hastane yöneticilerinin katılımıyla kurulmalı ve arşiv işleyişiyle ilgili kararlar almalıdır.

Hasta Dosyaları Arşivinin Bölümleri

Hasta dosyaları arşivleri, sağlık kurumunun belleği olarak işlev görür ve düzenli bir şekilde işleyebilmesi için çeşitli bölümlere ayrılır:

1- Hasta Endeksi Bölümü: Hastaların dosya numaralarının kayıt altına alındığı ve bu bilgilerin alfabetik sıraya göre düzenlendiği bölümdür. Dosyaların kolay bulunabilmesi için endeksleme işlemi yapılır.

2- Eksik Dosyalar Bölümü: Hasta dosyalarında eksiklik olması durumunda, bu bölüm eksik belgelerin tamamlanmasından sorumludur. Eksik belgeler tamamlanmadan arşive yerleştirilemez.

3- Dosyalama Bölümü: Dosyaların belirli bir renk kodlama sistemine göre sınıflandırıldığı ve polikliniklerden gelen dosya taleplerinin karşılandığı bölümdür.

4- Tıbbi Sekreterlik Bölümü: Hastaların tedavi süreçlerine ilişkin bilgilerin bilgisayarda kaydedildiği ve tıbbi terminolojiye hakim sekreterler tarafından yürütülen işlemlerin yapıldığı bölümdür.

5- Tıbbi İstatistik ve Kodlama Bölümü: Hastalara ait tıbbi bilgilerin uluslararası standartlara göre kodlanarak arşivlendiği ve istatistiksel değerlendirmelerin yapıldığı bölümdür.

6- Araştırma Bölümü: Bilimsel araştırmalar yapmak isteyen sağlık personelinin hasta dosyalarına erişim sağlayabileceği ve dosyaların güvenli bir şekilde incelendiği bölümdür.

Sonuç

Hasta dosyaları arşivleri, sağlık hizmetlerinin sürekliliğini sağlayan ve sağlık kuruluşlarının düzenli işleyişini destekleyen önemli bir yapı taşını oluşturur. Arşivlerin düzenli ve etkili bir şekilde çalışabilmesi için insan gücü, yerleşim, bütçe ve organizasyonel yapıların doğru bir şekilde planlanması ve yönetilmesi büyük önem taşır. Hasta dosyaları arşivleri, geçmiş ve gelecek tedavi süreçleri arasında köprü kurar ve hastaların güvenli, doğru ve eksiksiz sağlık hizmeti almasına katkıda bulunur

1- Hasta dosyaları arşivinde kullanılan kartoteks sistemlerinin amacı nedir?

A) Dosyanın kolay bulunmasını sağlamak
B) Dosya maliyetlerini azaltmak
C) Dosyaların kaybolmasının önüne geçmek
D) Standart oluşturmak
E) Kaliteyi arttırmak

Cevap : A) Dosyanın kolay bulunmasını sağlamak

Açıklama : Kartoteks sistemleri, hasta dosyalarının hızlı ve kolayca bulunabilmesi için kullanılan bir sistemdir. Bu sistem, dosyaların düzenli bir şekilde saklanmasını sağlar.

2- Hasta dosyaları arşivinin ilkelerinden 3 tane yazınız.

Cevap : (Klasik soru)

Açıklama : Hasta dosyaları arşivinde temel ilkeler şunlardır: dosyaların düzenli tutulması, güvenli bir şekilde saklanması ve erişimin kolay olması.

3- Türkiye’deki mevzuata göre, sağlık kurumlarının hasta dosyaları arşiv birimlerinde yönetici olan personel hangi kadroda çalıştırılmaktadır?

A) Şef/Memur
B) Laborant
C) Tıbbi sekreter
D) Arşiv sorumlusu
E) Sağlık teknisyeni

Cevap : A) Şef/Memur

Açıklama : Türkiye’deki sağlık kurumlarında hasta dosyaları arşiv birimlerinin yönetimi genellikle şef veya memur kadrosundaki personel tarafından yapılır.

4- Aşağıdakilerden hangisi arşivin öğelerinden değildir?

A) İnsan gücü
B) Bütçe
C) Merkezi yerleşim alanı
D) Arşiv komitesi
E) Arşiv yönetimi

Cevap : E) Arşiv yönetimi

Açıklama : Arşiv yönetimi, arşivin organizasyonu ile ilgilidir ancak arşivin temel öğeleri arasında yer almaz. İnsan gücü, bütçe ve arşiv komitesi gibi öğeler arşivin düzenli çalışmasını sağlar.

5- Hastaneye tedavi edilmek üzere gelen hasta ve yaralılar için titizlikle hazırlanan ve onların bir sonraki kabullerinde veya inceleme ve tetkik amaçları için bulundurulması gereken bütün dokümanların, tarih sırasına ve uygulanmakta olan sisteme bağlı kalınarak saklandığı yere ne ad verilir?

A) Hasta kabul birimi
B) Tıbbi istatistik birimi
C) Hasta dosyaları arşivi
D) Sağlık kurulu
E) Tıbbi sekreterlik birimi

Cevap : C) Hasta dosyaları arşivi

Açıklama : Hasta dosyaları arşivi, hastaların tedavi sürecine ait tüm belgelerin saklandığı yerdir. Bu belgeler, hastaların sonraki işlemleri için kullanılır ve tarih sırasına göre düzenlenir.

6- Aşağıdakilerden hangisi hasta dosyaları arşivinin bölümlerinden değildir?

A) Hasta indeks bölümü
B) Eksik dosyalar bölümü
C) Dosyalama bölümü
D) Araştırma bölümü
E) Tasnifleme bölümü

Cevap : E) Tasnifleme bölümü

Açıklama : Tasnifleme bölümü, hasta dosyalarının organize edilmesiyle ilgili değildir. Diğer bölümler, hasta dosyalarının düzenlenmesi ve eksikliklerinin tamamlanmasıyla ilgilenir.

7- Bildirimi zorunlu hastalıklar, verem (tüberküloz), zehirlenme, AIDS, kadın ve ana ölümleri, kanser vakalarına ilişkin bilgiler ………………………………. bildirilir.

Cevap : Sağlık müdürlüklerine

Açıklama : Bu tür vakalar, sağlık sistemine kayıt altına alınması ve gerekli önlemlerin alınabilmesi için sağlık müdürlüklerine bildirilir.

8- Hasta hastaneye ilk geldiğinde yeni dosya açılınca hastaya verilen karta ne ad verilir?

A) Hasta Tanıtım Kartı
B) Hasta Dosyası
C) Kimlik Kartı
D) Refakatçi Kartı
E) Ziyaretçi Kartı

Cevap : A) Hasta Tanıtım Kartı

Açıklama : Hasta tanıtım kartı, hastanın kimlik bilgilerini içeren ve hastanede yapılan işlemler sırasında kullanılan bir karttır.

9- Hasta dosyalarının barkodlanması aşağıdaki işlemlerden hangisini hızlandırır?

A) Faturalandırma İşlemleri
B) Dosyaların Giriş-Çıkış İşlemleri
C) İmha İşlemleri
D) Numaralandırma İşlemleri
E) Stok Kontrol İşlemleri

Cevap : B) Dosyaların Giriş-Çıkış İşlemleri

Açıklama : Barkodlama, hasta dosyalarının giriş ve çıkış işlemlerini hızlandırarak, dosyaların yerinin daha kolay takip edilmesini sağlar.

10- Bölüm içerisinde kalması koşuluyla araştırmacılara kaç dosya verilebilir?

A) 5
B) 10
C) 15
D) 30
E) Sınırsız

Cevap : D) 30

Açıklama : Araştırmacılara bir seferde en fazla 30 dosya verilebilir, bu sayede dosyaların arşivden çıkması ve kaybolma riski azaltılır.