Tıbbi Dokümantasyon Ünite -5

Giriş

Hasta dosyaları arşivi, hastanenin tüm birimleri ile ilişkili olduğundan, yer seçiminde dikkatli olunması gereken bir konudur. Hastane içindeki konumu, sağlık personelinin arşive kolayca ulaşabileceği ve dosyaların güvenli bir şekilde saklanabileceği bir yerde olmalıdır. Hasta dosyalarının zarar görmemesi için arşivin sıcaklık, nem ve haşere gibi dış etkenlere karşı korunması gereklidir. Ayrıca, mimari planlamasında dosyaların güvenli ve uzun süreli muhafazası dikkate alınmalıdır.

Hasta Dosyaları Arşivinin Yeri

Hasta dosyaları arşivi, hastanenin kritik bir fonksiyonunu yerine getirir. Bu yüzden, arşivin merkezi bir konumda yer alması, hastane içerisindeki tüm birimlerin arşive kolayca ulaşmasını sağlar. Hasta dosyaları, yalnızca hastalar için değil, aynı zamanda sağlık hizmetlerinin devamlılığı açısından da büyük öneme sahiptir. Arşivin konumlandırılması yapılırken, sağlık çalışanlarının erişimini kolaylaştıracak, güvenliği sağlayacak ve hasta bilgilerinin mahremiyetini koruyacak bir yer tercih edilmelidir.

Hastanenin inşa aşamasında arşiv yeri planlanmalı ve mimarlarla birlikte bu süreç titizlikle yürütülmelidir. Başhekim, hastane müdürü ve arşiv komitesi üyeleri, arşivin yer seçimi ve mimari planlamasını koordineli bir şekilde yapmalıdır. Arşiv yerleşimi için bir fizibilite raporu hazırlanabilir ve bu raporda, arşivin ilişkili olduğu diğer birimlerle nasıl etkileşim içinde olacağı ve yasa, yönetmelik gibi standartlara uygun olup olmadığı değerlendirilmelidir.

Hasta Dosyaları Arşivinin Yer Seçimi İçin Gerekli Standartlar

Hasta dosyaları arşivinin yer seçimi yapılırken dikkate alınması gereken başlıca kriterler şunlardır:

– Arşiv, hastanenin merkezi bir yerinde olmalıdır.

– Arşive kolay ulaşılabilir olmalıdır ve güvenliği sağlanmalıdır.

– Gelecekteki gelişmeler dikkate alınarak, büyümeye elverişli olmalıdır.

– Hasta dosyalarının düzenli, hızlı ve kolay erişilebilir olması sağlanmalıdır.

– Arşivdeki havalandırma, aydınlatma, ısı ve nem dengesi optimal koşullarda olmalıdır.

– Yangın, hırsızlık, su baskını ve haşere gibi risklere karşı tedbirler alınmalıdır.

Hasta Dosyaları Arşivinin Mimari Özellikleri

Hastaneler, sağlık hizmetlerinin sorunsuz bir şekilde yürütülebilmesi için çeşitli tıbbi işlemlerin yapıldığı yapılardır. Bu yapılarda hasta dosyaları arşivinin mimari özellikleri, hastane yapısının genel mimari standartlarına uygun olmalıdır. Aynı zamanda, ulusal ve uluslararası mevzuatlara uygun planlama yapılmalı ve bu süreçte uzman mimarlar, mühendisler ve sağlık personelleri birlikte çalışmalıdır.

Arşivleme, kurumların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve işlemsel süreçlerini tamamlamış olan her türlü evrak ve belgenin güvenli bir şekilde saklanması işlemidir. Arşiv, bu belgeleri gelecekte kullanılabilecek durumda muhafaza etmelidir. Bu nedenle, arşivin her türlü tehlikeye karşı korunmuş olması ve yangın, su baskını gibi olası tehlikeler için gerekli önlemlerin alınmış olması gerekir.

Mimari planlamada dikkat edilmesi gereken unsurlar arasında arşiv binalarının yangına dayanıklı olması, nem ve sıcaklık gibi dış etkenlere karşı koruma sağlanması bulunur. Arşiv, hastane binasının merkezi bir noktasında bulunmalı ve diğer birimlerle etkileşim içinde olmalıdır.

Yangına Karşı Koruma

Arşivde saklanan belgeler, hasta bilgileri açısından kritik öneme sahiptir. Bu nedenle yangına karşı koruma, hasta dosyalarının muhafazası için birincil önceliktedir. Arşivde yangın söndürme sistemleri ve yangın sensörlerinin bulunması zorunludur. Ayrıca, Kamu Binalarının Yangından Korunması Hakkındaki Yönetmelik’e göre, arşivlerde yangına karşı dayanıklı çelik dolaplar kullanılmalıdır.

Çalınmaya Karşı Koruma

Arşivin genellikle zemin katta yer alması nedeniyle çalınmaya karşı güvenlik önlemleri alınmalıdır. Güvenlik kameraları ve giriş çıkış kontrol sistemleri bu noktada büyük önem taşır. Yetkisiz kişilerin arşive erişimi engellenmelidir.

Rutubete Karşı Koruma

Arşivde rutubet, belgelerin zarar görmesine yol açabilecek önemli bir faktördür. Bu nedenle, arşivlerin su geçirmez malzemelerle kaplanması ve uygun havalandırma sistemlerinin kurulması gereklidir. Rutubeti kontrol altına alacak nem alıcı cihazlar kullanılmalıdır.

Haşerelere Karşı Koruma

Hasta dosyaları arşivinde her türlü böcek ve zararlı mikroorganizmanın önlenmesi için düzenli ilaçlama yapılmalıdır. Ayrıca, tahta raflar yerine çelik raflar tercih edilmelidir. Arşivdeki dokümanların güvenliği, haşere istilalarına karşı alınacak tedbirlerle korunmalıdır.

Toza Karşı Koruma

Toz, hem çalışanların sağlığını olumsuz etkileyebilir hem de belgelerin bozulmasına neden olabilir. Bu nedenle, arşivin tozdan korunması için kapalı alanlarda havalandırma sistemleri bulunmalı ve genel temizlik düzenli olarak yapılmalıdır.

Afet Planı

Afet, hastane gibi kritik kurumlar için büyük bir risk taşır. Arşivde muhafaza edilen belgeler, olası bir afet durumunda korunmalıdır. Bu amaçla, arşiv için kapsamlı bir afet planı hazırlanmalı, personel bu plana uygun şekilde eğitilmelidir. Afet planı, belgelerin nasıl korunacağı ve hangi kaynakların kurtarılacağı konusunda detaylı bir rehber olmalıdır.

Sonuç

Hasta dosyaları arşivinin doğru yer seçimi ve mimari planlaması, hastane hizmetlerinin verimliliği ve hasta bilgileri güvenliği açısından büyük öneme sahiptir. Isı, nem, yangın, çalınma ve diğer dış etkenlere karşı alınacak önlemler, hasta dosyalarının uzun süreli ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar. Arşiv binalarının mimarisi, bu koşullara uygun şekilde tasarlanmalı ve sürekli olarak denetlenmelidir.

1- Hasta dosyaları arşivinin yer seçimi ………….. aşamasında planlanmalıdır.

A) Kullanım
B) Kuruluş
C) Gelişme
D) Proje
E) Tasarım

Cevap : B) Kuruluş

Açıklama : Hasta dosyaları arşivinin yer seçimi, hastane kurulurken planlanması gereken önemli bir aşamadır. Arşivin merkezi ve kolay erişilebilir bir yerde olması gereklidir.

2- Hasta dosyaları arşivinin ısısı kaç derece olmalıdır?

A) 12-18 derece
B) 10-13 derece
C) 20-22 derece
D) 15-17 derece
E) 22 derece üzeri

Cevap : A) 12-18 derece

Açıklama : Hasta dosyalarının saklandığı arşivlerde belgelerin bozulmaması için ortam sıcaklığının 12-18 derece arasında tutulması önerilmektedir.

3- Arşivlerde çalışanlar için ayrılan çalışma alanları hangi özelliğe göre değişmektedir?

A) Hasta dosyalarının sayısı
B) Çalışan personel sayısı
C) Hastanenin yüzölçümü
D) Arşivin yeri
E) Aylık ortalama hasta sayısı

Cevap : B) Çalışan personel sayısı

Açıklama : Arşivlerde çalışanların sayısı arttıkça, ayrılan çalışma alanları da buna uygun şekilde genişletilmelidir. Çalışma ortamı rahat ve düzenli olmalıdır.

4- Bir toplumda ya da onun göreli olarak kendine yeten bir alt bölümünde, şiddetli bir tehlikenin, hem fiziksel hem de sosyal olarak, toplumsal yapının temel işlevlerinin tümünü ya da bir kısmını yerine getiremeyecek şekilde kesintiye uğratmasına ne ad verilir?

A) Yangın
B) Savaş
C) Afet
D) Olağanüstü hâl
E) Deprem

Cevap : C) Afet

Açıklama : Afet, bir toplumun sosyal ve fiziksel yapısında büyük kesintilere yol açan, beklenmedik şiddetli olaylardır. Bu olaylar toplumun temel işlevlerini yerine getiremeyecek hale getirebilir.

5- Hasta dosyaları arşivinde haşerelere karşı hangi önlemler alınmalıdır?

A) Düzenli ilaçlama yapılmalıdır.
B) Belgeler kapalı ortamlarda saklanmalıdır.
C) Haşere tuzakları kurulmalıdır.
D) İlaçlı kaplamalar kullanılmalıdır.
E) Haşere önleyici sistemler kurulmalıdır.

Cevap : A) Düzenli ilaçlama yapılmalıdır.

Açıklama : Hasta dosyaları arşivinde haşerelerden korunmak için düzenli ilaçlama yapılmalı ve belgelerin zarar görmemesi için gerekli tedbirler alınmalıdır.

6- Aşağıdakilerden hangisi hasta dosyaları arşivinin yer seçimi aşamasında yer almaz?

A) Mimarlar
B) Arşiv komitesi üyeleri
C) Başhekim
D) Hastane müdürü
E) Sağlık istatistikçisi

Cevap : E) Sağlık istatistikçisi

Açıklama : Arşiv yer seçimi planlamasında genellikle mimarlar, arşiv komitesi üyeleri ve başhekim yer alır. Ancak, sağlık istatistikçisi bu süreçte yer almaz.

7- Hasta dosyaları arşivinin yer seçimi yapılmadan önce aşağıdakilerden hangisi hazırlanmalıdır?

A) Afet planı
B) Zaman etüd formları
C) Fizibilite raporu
D) Teknik raporlar
E) Kalite kriterleri

Cevap : C) Fizibilite raporu

Açıklama : Hasta dosyaları arşivinin yer seçimi yapılmadan önce, alanın uygun olup olmadığını belirlemek amacıyla fizibilite raporu hazırlanmalıdır.

8- Hasta dosyaları arşivinin yer seçimi ile ilgili ifadelerden hangisi yanlıştır?

A) Mümkün olduğu kadar büyük bir alan ayrılmalıdır.
B) Havalandırma, aydınlatma ve ısıtmasına gereken önem verilmelidir.
C) Çalışanlara rahat ve verimliliklerini artıracak bir ortam hazırlanmalıdır.
D) Hasta kabule, acil servise ve polikliniğe, yönetim ve iş ofislerine, servisler ve x-ray, patoloji gibi birimlere uzak olmalıdır.
E) Hastane içinde ve merkezi bir konumda düzenlenmelidir.

Cevap : D) Hasta kabule, acil servise ve polikliniğe, yönetim ve iş ofislerine, servisler ve x-ray, patoloji gibi birimlere uzak olmalıdır.

Açıklama : Arşiv, hastanenin merkezi bir yerinde bulunmalı ve diğer servislerle kolayca ulaşılabilecek bir mesafede olmalıdır. Uzak olması yanlıştır.

9- Organizasyonların faaliyetlerini sürdürürken ortaya çıkan ve işlem sürecini tamamlamış her türlü evrak, belge, resim ve fotoğraf gibi dokümanları, öngörülen yasal sürenin sonuna kadar uygun ortamlarda güvenle saklama sürecine ne denir?

A) Dosyalama
B) Arşivleme
C) Kataloglama
D) Saklama
E) Tasnif

Cevap : B) Arşivleme

Açıklama : Arşivleme, belgelerin yasal süre boyunca saklanması işlemidir. Bu süreç, belgelerin güvenli ve düzenli şekilde korunmasını sağlar.

10- Bilgi kaynaklarının ve belgelerin afete karşı korunmasında ve afet sonrasında iyileştirme çalışmalarının etkin bir biçimde sürdürülebilmesinde yararlanılan en yaygın araç aşağıdakilerden hangisidir?

A) Organizasyon şeması
B) Hizmet prosedürü
C) Arşiv planı
D) İş akış şeması
E) Afet planı

Cevap : E) Afet planı

Açıklama : Afet planı, afet sonrası iyileştirme çalışmalarının hızlı ve etkin bir şekilde sürdürülebilmesini sağlamak için kullanılan bir araçtır.