BYA203U Mesleki Yazışmalar Ünite -8

Özel Yazıların Genel Tanımı ve İşlevi

Özel yazılar, resmi bir zorunluluk taşımaksızın, iki taraf arasındaki dostane ve samimi ilişkileri pekiştirmek amacıyla yazılan yazılardır. Bu yazılar; tebrik, teşekkür, özür dileme veya iyi dilek gibi farklı amaçlarla yazılabilir. Genellikle bireysel ihtiyaçlara veya isteğe dayalı olup, dostluk ve nezaket göstergesi olarak değerlendirilen bu yazıların kullanımı, kişiler ve kurumlar arasındaki iletişimi güçlendirmede önemli bir rol oynar. Bu yazılarda belirgin bir dil yapısına bağlı kalınmaz; samimi, içten, kısa ve nazik bir üslup tercih edilir.

Özel Yazı Türleri ve Örnekleri

1. Elektronik Posta (E-Posta): İş dünyasında en yaygın kullanılan özel yazı türüdür. E-posta yazarken dikkat edilmesi gerekenler arasında; konu başlığının açıklayıcı olması, büyük harf kullanılmaması ve kısaltmalardan kaçınılması yer alır. E-postalar gizliliğe önem verilmeden yazılmalıdır; bu nedenle, e-posta içeriği aleniyeti gözetilerek kaleme alınmalıdır.

2. Tebrik Yazısı: Bireylerin veya kurumların özel günlerinde, başarılarını kutlamak amacıyla yazılır. Bu tür yazılar; bayram, düğün, doğum gibi mutlulukları paylaşmayı amaçlar. Kısa ve nazik ifadelerle kaleme alınması ve samimiyeti yansıtması önemlidir.

3. Teşekkür Yazısı: İşbirliği yapılan kişilere veya kurumlara duyulan minneti ifade etmek için yazılır. Hastalık sonrası iyileşme döneminde sağlanan destek veya mesleki yardımlar için yazılabilir. Günümüzde sosyal medya ve gazetelerde ilan verilerek de teşekkürler iletilebilir.

4. Özür Yazısı: Kişi veya kurumların yerine getiremedikleri sözleri nedeniyle yazılan yazılardır. Özür dilenirken, kusura neden olan durumun elde olmayan nedenlerden kaynaklandığı belirtilir ve bir daha tekrarlanmayacağı güvence altına alınır.

5. İstifa Yazısı: Çalışma hayatında kişinin görevinden ayrılma isteğini bildiren yazıdır. İstifa yazısında, işte edinilen bilgi ve deneyimlere atıfta bulunulup yöneticilere ve çalışma arkadaşlarına teşekkür edilir.

6. Veda Yazısı: Kişinin çalışma arkadaşlarına ve yöneticilerine hitaben yazdığı, işten ayrılma kararını bildiren bir yazıdır. Veda yazısı iş dünyasında özellikle gazetecilik gibi bazı mesleklerde önemli görülmektedir.

7. Başsağlığı ve Teselli Yazısı: Acı günlerde, kişilere veya ailelere moral vermek amacıyla yazılır. Taziye veya hastalık gibi üzücü durumlar karşısında acıyı paylaşma amacı taşır.

8. Davetiye: Özel günlerde yapılacak etkinliklere katılımı sağlamak amacıyla gönderilen kısa yazılardır. Düğün, nişan gibi etkinliklerde kullanılır ve davet sahibinin iletişim bilgileri yer alır.

9. Memorandum: Şirket içinde, çalışanlara bilgi veya talimat iletmek için kullanılan resmi olmayan yazılardır. Memorandumlar genellikle şirketin işleyişiyle ilgili bilgi paylaşımı ve hatırlatmalarda kullanılır.

10. İlan: Belirli bir konu hakkında bilgilendirme yapmak amacıyla kullanılan kısa yazılardır. Genellikle işyerlerinde ve kamu alanlarında bilgilendirme amacıyla asılır.

11. Özgeçmiş (CV): İş arayan kişilerin kendilerini tanıttığı, eğitim ve iş deneyimlerini içeren yazıdır. Özgeçmiş hazırlanırken dikkat edilmesi gerekenler; anlaşılır, düzenli bir formatta yazılması ve doğru bilgilerin verilmesidir.

Özel Yazıların Önemi

Özel yazılar, iş dünyasında iletişimi güçlendiren ve insanlar arasındaki bağları sağlamlaştıran araçlardır. Bu tür yazılar; kişisel duyguları, nazik ve resmi olmayan bir üslupla aktarmaya yardımcı olurken, şirket kültüründe ve profesyonel ilişkilerde de samimiyeti pekiştirir. Örneğin, tebrik ve teşekkür yazıları, iş yerindeki pozitif atmosferi destekleyerek çalışanlar arasındaki bağı kuvvetlendirir. Veda yazıları ise çalışma arkadaşlarına duyulan saygıyı ve minneti ifade ederek ayrılık süreçlerini kolaylaştırır.

Sonuç olarak, özel yazılar, bireylerin ve kurumların karşılıklı ilişkilerini güçlendirmede ve iletişimi daha samimi hale getirmede etkin bir araç olarak kullanılır

1. Aşağıdakilerden hangisi özel yazılardan biridir?

A) İlan
B) Tekit yazısı
C) Dilekçe
D) Tutanak
E) Sözleşme

Cevap : A) İlan

Açıklama : İlan, özel yazı türleri arasında yer alır. Bu yazı türü kişisel ya da resmi olmayan bilgilendirmelerde kullanılır.

2. Yönetimin aynı firmada çalışan kişilere bilgi vermek ya da talimatlarda bulunmak amacıyla yazdıkları yazılara ne ad verilir?

A) Resmî olmayan not
B) Memorandum
C) Özgeçmiş
D) Davetiye
E) Referans yazısı

Cevap : B) Memorandum

Açıklama : Memorandum, kurum içi bilgilendirme ve yönlendirme yazısıdır. Şirket içi bilgi ve talimatları iletmek için kullanılır.

3. Memorandumda kullanılan kâğıt boyutları aşağıdakilerden hangisidir?

A) A2-A3
B) A2-A4
C) A3-A5
D) A3-A4
E) A4-A5

Cevap : E) A4-A5

Açıklama : Memorandum için yaygın olarak A4 ve A5 boyutları tercih edilir.

4. Aşağıdakilerden hangisi e-posta kurallarından biri değildir?

A) İmla kurallarına uyulmalıdır
B) İşyeri e-posta adresi kullanılmalıdır
C) Metnin tamamı büyük harfle yazılmalıdır
D) Gönderilmeden önce kontrol edilmelidir
E) Konu kısmı doldurulmalıdır

Cevap : C) Metnin tamamı büyük harfle yazılmalıdır

Açıklama : E-postalarda tamamı büyük harf kullanımı uygun değildir; bu, bağırma anlamına gelir.

5. “Curriculum Vitae” ne demektir?

A) İlan
B) Memorandum
C) Resmî olmayan not
D) Özgeçmiş
E) Elektronik posta

Cevap : D) Özgeçmiş

Açıklama : Curriculum Vitae, bireyin eğitim ve iş geçmişini içeren özgeçmiş anlamına gelir.

6. Aşağıdakilerden hangisi özgeçmiş yazarken dikkat edilecek hususlardan biridir?

A) Tarih yazılır
B) İmza atılır
C) 11-12 punto yazılır
D) a, b, c harfleri ile maddelenir
E) En fazla 4-5 sayfa yazılır

Cevap : C) 11-12 punto yazılır

Açıklama : Özgeçmiş yazarken 11-12 punto arasında yazı boyutu seçmek okunabilirliği sağlar.

7. “LCV” kısaltması nerede kullanılır?

A) Özgeçmişte
B) Davetiyede
C) Memorandumda
D) Özür yazılarında
E) Teşekkür yazılarında

Cevap : B) Davetiyede

Açıklama : LCV, “Lütfen Cevap Veriniz” anlamında kullanılır ve davetiyelerde yer alır.

8. Çalışma süresi 3 yıldan fazla ise istifa yazısı kaç hafta önceden verilir?

A) 1
B) 2
C) 4
D) 6
E) 8

Cevap : E) 8

Açıklama : 3 yıldan fazla çalışanların istifa bildirim süreleri 8 haftadır.

9. “Özgeçmiş sunum yazısı” ile ilgili aşağıdaki bilgilerden hangisi yanlıştır?

A) E-posta ile gönderilebilir
B) Faks ile gönderilebilir
C) Tükenmez ya da dolmakalemle imzalanabilir
D) 1-2 paragrafa sınırlandırılabilir
E) A4 sayfasına yazılabilir

Cevap : B) Faks ile gönderilebilir

Açıklama : Özgeçmiş sunum yazıları günümüzde daha çok e-posta ile gönderilir, faks kullanımı eski bir uygulamadır.

10. Kamu veya özel kurumlarda bir işe ya da örgüt içerisinde bulunan bir kademeye birini önermek için yazılan yazılara ne ad verilir?

A) Referans yazısı
B) Özgeçmiş sunum yazısı
C) Memorandum
D) İlan
E) Teselli yazısı

Cevap : A) Referans yazısı

Açıklama : Referans yazısı, bir kişiyi desteklemek ve öneride bulunmak amacıyla yazılan bir yazıdır.