BYA202U Dosyalama Arşivleme Ünite -1

Bilgi, belge ve kayıt yönetimi, örgütlerin etkin bir şekilde çalışabilmesi için kritik öneme sahip olan süreçlerdir. Bu süreçler, bilgilerin düzenlenmesi, belgelerin saklanması ve kayıtların yönetilmesi gibi faaliyetleri kapsar. İşte bu konularla ilgili temel kavramlar ve önemleri:

Bilginin Önemi:

Sokrates’in “İyi olan tek şey bilgi, kötü olan tek şey bilgisizliktir” sözü, bilginin insan yaşamındaki önemini vurgular. Bilgi, doğru kararlar alabilmek ve etkili yönetim süreçleri oluşturmak için gereklidir.

Veri ve Enformasyon:

Veri, işlenmemiş bilgi veya ham gerçekler olarak tanımlanır. Enformasyon ise, bu verilerin işlenmiş hali olup, bilgiye ulaşmada yol gösterici olarak kullanılır. Bu ayrım, örgütlerin verileri nasıl işleyip kullanacaklarını belirlemelerinde kritiktir.

Belge Yönetimi:

Örgüt yapıları içerisinde iletişim ve faaliyetler sonucu ortaya çıkan yazılı ve basılı her türlü evrak ve dokümana belge denir. Belgeler, örgütlerin faaliyetlerini belgelemesi ve geçmişe dönük bilgiye ulaşması için hayati öneme sahiptir.

Kayıt Yönetimi:

Kayıt yönetimi, belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar. Bu süreç, gereksiz belge oluşumunu engeller, belgelerin kontrolünü sağlar ve imha edilmesi gereken belgeleri azaltır. Ayrıca, değerli belgelerin kullanımını artırır.

Dosya Planları:

Dosya planları, belgelerin düzenli bir şekilde saklanmasını sağlar. Dosya planlarında kurum adı, belge türü gibi başlıklar yer alır ve belgelerin hangi dosyaya yerleştirileceği belirli kriterlere göre yapılır. Bu kriterlere kod denir.

Örgütlerin Faaliyetleri:

Örgütlerin faaliyetlerinin fazla olması, dosya planlarında ele alınan başlıkların artmasını sağlar. Bu da belgelerin daha düzenli ve kolay erişilebilir olmasını sağlar.

Bu makale, bilgi, belge ve kayıt yönetimi konularında temel kavramları ve bu kavramların örgütler için önemini açıklamaktadır. Etkin bir bilgi ve belge yönetimi, örgütlerin daha verimli çalışmasına ve bilgiyi etkili bir şekilde kullanmasına olanak tanır.
@lolonolo.com

1. “İyi olan tek şey bilgi, kötü olan tek şey bilgisizliktir” cümlesi aşağıdaki düşünürlerden hangisine aittir?

A) Sokrates
B) Farabi
C) Kant
D) Durkheim
E) Porter

Cevap: A) Sokrates

Açıklama: Bu cümle Sokrates’e aittir ve bilginin önemini vurgulamak için kullanılmıştır.

2. “İşlenmemiş bilgi ya da ham gerçekler” olarak ifade edilen kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Enformasyon
B) Dokümantasyon
C) Veri
D) Teknik
E) Paradigma

Cevap: C) Veri

Açıklama: Veri, işlenmemiş bilgi veya ham gerçekler olarak tanımlanır ve bilgiye dönüştürülmesi için işlenmesi gereklidir.

3. “Bilgiye ulaşmada yol gösterici olması beklenen işlenmiş veriler” olarak ifade edilen kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Bilgi
B) Enformasyon
C) Veri seti
D) Teknik
E) Dokümantasyon

Cevap: B) Enformasyon

Açıklama: Enformasyon, işlenmiş veriler olarak tanımlanır ve bilgiye ulaşmada yol gösterici olarak kullanılır.

4. Örgüt yapıları içerisinde meydana gelen iletişim ve faaliyetler sonucu ortaya çıkan yazılı ve basılı her türlü evrak ve dokümana ne ad verilir?

A) Bilgi
B) Enformasyon
C) Veri
D) Malzeme
E) Belge

Cevap: E) Belge

Açıklama: Örgüt yapıları içinde iletişim ve faaliyetler sonucu ortaya çıkan yazılı ve basılı her türlü evrak ve dokümana belge denir.

5. Aşağıdakilerden hangisi “üretim yerlerine göre belgelerden” biridir?

A) İşlem belgeleri
B) Danışma belgeleri
C) Resmi belgeler
D) Manyetik belgeler
E) Basılı belgeler

Cevap: C) Resmi belgeler

Açıklama: Resmi belgeler, üretim yerlerine göre sınıflandırılan belgelerdendir ve genellikle devlet kurumları tarafından üretilir.

6. Aşağıdakilerden hangisi kayıt yönetiminin yararlarından biri değildir?

A) Gereksiz belge oluşumunu engellemesi
B) Belgelerin kontrolünü sağlaması
C) İmha edilmesi gereken belge sayısını gerekirse azaltması
D) Değerli belgelerin kullanımını artırması
E) Kodlama sistemi sayısını artırması

Cevap: E) Kodlama sistemi sayısını artırması

Açıklama: Kayıt yönetiminin amacı kodlama sistemi sayısını artırmak değildir; daha çok belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlamaktır.

7. Aşağıdakilerden hangisi kayıt yönetiminin amaçlarından biridir?

A) Kayıt oluşturma
B) Kayıt engelleme
C) Kayıt yineleme
D) Kayıt silme
E) Kayıt değiştirme

Cevap: A) Kayıt oluşturma

Açıklama: Kayıt yönetiminin amaçlarından biri, kayıt oluşturma sürecini düzenlemektir.

8. Aşağıdakilerden hangisi dosya planında yer alan başlıklardan biridir?

A) Çalışan adı
B) Belge türü
C) Çalışan iş tanımı
D) Kurum adı
E) Kurumun sektörü

Cevap: D) Kurum adı

Açıklama: Dosya planında yer alan başlıklardan biri, belgelerin ait olduğu kurumun adıdır.

9. Belgenin hangi dosyaya yerleştirileceğinin belirlenmesi sonucu ortaya çıkan kritere ne ad verilir?

A) Belge
B) Kod
C) Bilgi
D) Doküman
E) Veri

Cevap: B) Kod

Açıklama: Belgenin hangi dosyaya yerleştirileceğinin belirlenmesi sonucu ortaya çıkan kritere kod denir.

10. Örgütlerin faaliyetlerinin fazla olması dosya planlarında ele alınan …… artmasını sağlamaktadır. Yukarıdaki cümlede boş bırakılan yeri aşağıdakilerden hangisi doğru şekilde tamamlar?

A) Başlıkların
B) Faaliyetlerin
C) Alt düzeylerin
D) Dosyaların
E) Kapasitelerin

Cevap: A) Başlıkların

Açıklama: Örgütlerin faaliyetlerinin fazla olması, dosya planlarında ele alınan başlıkların artmasını sağlar.