BYA202U Dosyalama Arşivleme Ünite -5

Bilgi ve Belge Merkezlerinde Dosyalama Arşivleme

Bilgi ve belge merkezlerinde dosyalama ve arşivleme, örgüt faaliyetleri dahilinde ortaya çıkan belgelerin düzenli ve sistemli bir şekilde saklanmasını sağlar. Bu süreç, belgelerin kolayca bulunabilmesi ve kullanılabilmesi için belirli standartlara uygun olarak yürütülür. Dosyalama sistemleri, belgelerin düzenlenmesi ve saklanması aşamalarını içerir.

Dosyalama Sistemleri ve Özellikleri

Dosyalama sistemleri, kullanım sıklıklarına, belge türlerine ve örgüt yapılarına göre farklılık gösterir. İyi bir dosyalama sistemi, basitlik, kullanışlılık, ekonomiklik ve tutarlılık gibi özelliklere sahip olmalıdır. Ayrıca, belgelerin en kısa sürede ve en az maliyetle bulunabilmesi için sistemlerin basit olması gerekmektedir.

Dosyalama Süreci

Dosyalama sürecinin ilk aşaması, belgenin dosyalanabilirliğinin belirlenmesidir. Bu süreçte, fihrist gibi araçlar kullanılarak istenen dosyanın nerede olduğu kolayca bulunabilir. Numaralı dosyalama sistemleri ve konu adlarına göre dosyalama sistemleri gibi farklı yöntemler, belgelerin düzenlenmesi için kullanılabilir.

Merkezi ve Yerinden Örgütleme

Dosyalama birimi örgütleme yöntemleri arasında merkezi örgütleme ve yerinden örgütleme gibi farklı yaklaşımlar bulunmaktadır. Merkezi örgütleme, belgelerin tek bir yerden yönetilmesini sağlar. Ancak, yerinden örgütleme, aynı içeriğe sahip dosyaların farklı bölümlerde birbirlerinden habersiz olarak güncellenmesi gibi problemlere yol açabilir.

Bu bilgiler, bilgi ve belge merkezlerinde dosyalama ve arşivleme süreçlerinin etkin bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur.

1- Örgüt faaliyetleri dahilinde ortaya çıkan belgelerin bir amaca hizmet etmesi için belirli standartlar içerisinde sistemli olarak saklanmasını ifade eden kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Planlama
B) Dosyalama
C) Kayıt yönetimi
D) Örgütleme
E) Standartlaştırma

Cevap: B) Dosyalama

Açıklama: Dosyalama, örgüt faaliyetleri dahilinde ortaya çıkan belgelerin bir amaca hizmet etmesi için belirli standartlar içerisinde sistemli olarak saklanmasını ifade eder.

2- Aşağıdakilerden hangisi kullanım sıklıklarına göre belge türlerinden biridir?

A) Yazılı
B) Ticari
C) Pasif
D) Resmî
E) Örgüt içi

Cevap: C) Pasif

Açıklama: Pasif belgeler, kullanım sıklıklarına göre belge türlerinden biridir ve nadiren ihtiyaç duyulan belgelerdir.

3- Aşağıdakilerden hangisi iyi bir dosyalama sisteminde bulunması gereken özelliklerden biri değildir?

A) Aktiflik
B) Basitlik
C) Kullanışlılık
D) Ekonomiklik
E) Tutarlılık

Cevap: A) Aktiflik

Açıklama: İyi bir dosyalama sisteminde aktiflik yerine basitlik, kullanışlılık, ekonomiklik ve tutarlılık gibi özellikler bulunmalıdır.

4- “İstenilen belgenin en kısa zamanda ve en az maliyetle bulunabilmesi” aşağıdaki dosyalama sistemi özelliklerinden hangisi içinde yer alır?

A) Transfer kolaylığı
B) Tutarlılık
C) Ussallık
D) Ekonomiklik
E) Basitlik

Cevap: E) Basitlik

Açıklama: İstenilen belgenin en kısa zamanda ve en az maliyetle bulunabilmesi, basitlik ilkesinin bir parçasıdır.

5- Dosyalama sürecinin ilk aşaması aşağıdakilerden hangisidir?

A) Planlama
B) Belgenin dosyalanabilirliği
C) Sınıflama
D) Sıralama
E) Fihrist kullanımı

Cevap: B) Belgenin dosyalanabilirliği

Açıklama: Dosyalama sürecinin ilk aşaması, belgenin dosyalanabilirliğinin belirlenmesidir.

6- “İstenen dosyanın nerede olduğunu bulmak ya da ilgili belgeleri dosyaya eklemek için kullanılan bir harita” olarak ifade edilen kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Kronoloji
B) Örgütleme
C) Koordinasyon
D) Fihrist
E) Planlama

Cevap: D) Fihrist

Açıklama: Fihrist, istenen dosyanın nerede olduğunu bulmak veya ilgili belgeleri dosyaya eklemek için kullanılan bir haritadır.

7- Aşağıdakilerden hangisi numaralı dosyalama sistemlerinden biridir?

A) Desimal dosyalama sistemi
B) Konu adlarına göre dosyalama sistemi
C) Coğrafi bölgelere göre dosyalama sistemi
D) Karma dosyalama sistemi
E) Kronolojik dosyalama sistemi

Cevap: A) Desimal dosyalama sistemi

Açıklama: Desimal dosyalama sistemi, numaralı dosyalama sistemlerinden biridir.

8- Genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasniflenen dosya planları içerisinde kullanılan dosyalama sistemi aşağıdakilerden hangisidir?

A) Desimal dosyalama sistemi
B) Karma dosyalama sistemi
C) Konu adlarına göre dosyalama sistemi
D) Sıra numaralı dosyalama sistemi
E) Sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemi

Cevap: C) Konu adlarına göre dosyalama sistemi

Açıklama: Konu adlarına göre dosyalama sistemi, genellikle örgütlerin faaliyet yapılarına göre tasnif edilen dosya planları içinde kullanılır.

9- “Dosyaların ve belgelerin yönetiminin tek bir yerden yapıldığı” dosyalama birimi örgütleme yöntemi aşağıdakilerden hangisidir?

A) Koordine örgütleme
B) Merkezi örgütleme
C) Yerinden örgütleme
D) Karma örgütleme
E) Planlı örgütleme

Cevap: B) Merkezi örgütleme

Açıklama: Merkezi örgütleme, dosyaların ve belgelerin yönetiminin tek bir yerden yapıldığı dosyalama birimi örgütleme yöntemidir.

10- “Aynı içeriğe sahip dosyaların farklı bölümlerde birbirlerinden habersiz olarak güncelleştirilmesi” problemi aşağıdaki dosyalama birimi örgütleme yöntemlerinden hangisi içinde yer alır?

A) Planlı örgütleme
B) Yerinden örgütleme
C) Karma örgütleme
D) Koordine örgütleme
E) Merkezi örgütleme

Cevap: B) Yerinden örgütleme

Açıklama: Yerinden örgütleme, aynı içeriğe sahip dosyaların farklı bölümlerde birbirlerinden habersiz olarak güncellenmesi problemine neden olabilir.