BYA202U Dosyalama Arşivleme Ünite -6

Bilgi ve belge merkezlerinde değişim süreci, belgelerin belirli bir standarda göre değişimini içerir. Bu süreçte, belgelerin nasıl değiştirileceği önceden belirlenmeli ve tüm işletme çalışanlarına bu süreç yönergeler aracılığıyla iletilmelidir. Belgelerin değişimi, mail yoluyla, flash diskler yardımıyla ya da fiziki olarak elden ele biçiminde gerçekleştirilebilir. Standart bir yolun benimsenmesi, belge değişim sürecinin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar.

Süreç Standardizasyonu

Belge değişim sürecinin etkin bir şekilde yönetilmesi için standart prosedürlerin oluşturulması gereklidir. Bu prosedürler, işletme içerisinde belgelerin nasıl değiştirileceğini belirler ve tüm çalışanların bu standartlara uymasını sağlar. Standart bir yolun benimsenmesi, belge değişim sürecinin daha verimli ve organize olmasını sağlar. Bu, belgelerin doğru bir şekilde değiştirilmesini ve gerektiğinde kolayca bulunmasını sağlar.

Belgelerin Üretimi ve İmhası

Belge değişim sürecinin son halkası, belgelerin imha edilmesidir. Belgelerin üretimi, saklanması, kullanılması, arşivlenmesi ve gerektiğinde imha edilmesi süreçleri, belge yönetimi ile sağlanmaktadır. Bu süreçler, örgüt faaliyetleri sırasında üretilen ya da kullanılan bilgi kaynaklarının etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar.

Çevrimiçi ve WWW Tabanlı Belgeler

Çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler arasında veritabanları, ekstranetler ve coğrafik bilgi sistemleri bulunur. Bu belgeler, bilgiye hızlı ve etkin bir şekilde erişim sağlanmasına yardımcı olur. Ayrıca, belge değişim sürecinde odaklanılması gereken noktalar arasında belgenin özgünlüğü, güvenilirliği, saklanabilirliği ve muhafazası yer alır.

Yaşam Döngüsü Modeli

Beş evreden oluşan yaşam döngüsü modeli, belgelerin üretimden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreci ifade eder. Bu model, belgelerin belirli ölçütlere göre değerlendirilerek ayıklama ve imha işlemlerinin gerçekleştirildiği düzenleme evresini de içerir. Geleneksel dosyalama araçları arasında dolaplar, kasalar, dosyalar ve klasörler bulunur.

Bulut Depolama

Sağlayıcılar tarafından veri tabanlarının sanal olarak işletilerek veri ve bilgi depolanmasına müsait alanlara bulut depolama adı verilir. Bulut depolama, belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve gerektiğinde kolayca erişilmesini sağlar. Bu, belge değişim sürecinin daha etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur.

1- Belge değişim sürecinin son halkasını oluşturan aşama aşağıdakilerden hangisidir?

A) Üretim
B) Kullanım
C) İmha
D) Dağıtım
E) Arşivleme

Cevap: C) İmha

Açıklama: Belge değişim sürecinin son halkası, belgelerin imha edilmesidir.

2- Belgelerin üretimi, saklanması, kullanılması, arşivlenmesi ve gerektiğinde imha edilmesi süreçleri … ile sağlanmaktadır.
Yukarıdaki cümlede boş bırakılan yeri aşağıdakilerden hangisi doğru şekilde tamamlar?

A) Belge yönetimi
B) Planlama
C) Koordinasyon
D) Doküman yönetimi
E) Belge değişim süreci

Cevap: A) Belge yönetimi

Açıklama: Belgelerin üretimi, saklanması, kullanılması, arşivlenmesi ve gerektiğinde imha edilmesi süreçleri belge yönetimi ile sağlanmaktadır.

3- Örgüt faaliyetleri sırasında üretilen ya da kullanılan bilgi kaynakları olarak ifade edilen kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Bilgi
B) Veri
C) Belge
D) Doküman
E) Arşiv

Cevap: D) Doküman

Açıklama:

4- Aşağıdakilerden hangisi çevrimiçi ve www tabanlı ortamlarda yer alan belgeler içinde yer alır?

A) Veritabanları
B) Ekstranetler
C) Coğrafik bilgi sistemleri
D) Sesli mesajlar
E) Sunular

Cevap: B) Ekstranetler

Açıklama:

5- Aşağıdakilerden hangisi belge değişim sürecinde odaklanılması gereken noktalar arasında yer almaz?

A) Belgenin özgünlüğü
B) Belgenin güvenilirliği
C) Belgenin saklanabilirliği
D) Belgenin muhafazası
E) Belgenin değişimi

Cevap: E) Belgenin değişimi

Açıklama: Belge değişim sürecinde odaklanılması gereken noktalar arasında belgenin değişimi yer almaz.

6- Beş evreden oluşan ve üretimden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreci ifade eden belge değişim süreci modeli aşağıdakilerden hangisidir?

A) Dağıtım modeli
B) Yaşam döngüsü modeli
C) Süreklilik modeli
D) Kullanım modeli
E) Düzenleme modeli

Cevap: B) Yaşam döngüsü modeli

Açıklama: Yaşam döngüsü modeli, belgelerin üretimden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreci ifade eder.

7- Belgelerin belirli ölçütlere göre değerlendirilerek ayıklama ve imha işlemlerinin gerçekleştirildiği evre aşağıdakilerden hangisidir?

A) Düzenleme
B) Üretim
C) Muhafaza
D) Dağıtım
E) Kullanım

Cevap: A) Düzenleme

Açıklama: Belgelerin belirli ölçütlere göre değerlendirilerek ayıklama ve imha işlemlerinin gerçekleştirildiği evre düzenleme evresidir.

8- Aşağıdakilerden hangisi geleneksel dosyalama araçları arasında yer almaz?

A) Dolaplar
B) Kasalar
C) Veritabanları
D) Dosyalar
E) Klasörler

Cevap: C) Veritabanları

Açıklama: Veritabanları, geleneksel dosyalama araçları arasında yer almaz.

9- Harita, plan vb. tür belgelerle çalışan ofislerin genellikle tercih ettikleri dosyalama aracı aşağıdakilerden hangisidir?

A) Dikey çekmeceli dolaplar
B) Hareketli dolaplar
C) Veri depolama araçları
D) Separatörler
E) Yatay çekmeceli dolaplar

Cevap: E) Yatay çekmeceli dolaplar

Açıklama: Harita, plan vb. tür belgelerle çalışan ofislerin genellikle tercih ettikleri dosyalama aracı yatay çekmeceli dolaplardır.

10- Sağlayıcılar tarafından veri tabanlarının sanal olarak işletilerek veri ve bilgi depolanmasına müsait alanlara ne ad verilir?

A) Veritabanı
B) Sunucu
C) Harddisk
D) Bulut depolama
E) Sanal saklama

Cevap: D) Bulut depolama

Açıklama: Sağlayıcılar tarafından veri tabanlarının sanal olarak işletilerek veri ve bilgi depolanmasına müsait alanlara bulut depolama adı verilir.