BYA202U Dosyalama Arşivleme Ünite -8

Dosyalama Arşivleme

Arşivleme ve dosyalama süreçleri, belgelerin düzenli bir şekilde saklanmasını ve gerektiğinde kolayca erişilmesini sağlar. Arşivler, işlemi bitmiş dosya, kâğıt ve diğer belgelerin saklandığı yerlerdir. Belgelerin saklanma süreleri, belge türüne ve kullanım sıklığına göre belirlenir. Kartografik arşivler, harita ve plan gibi coğrafi bilgi içeren belgelerin saklandığı arşiv türüdür.

Açık seri tasnif yöntemi, belgelerin raflar üzerinde tasnif düzenine uygun olarak hareket ettirildiği bir yöntemdir. Kronolojik arşivleme sistemi, belgelerin tarih sırasına göre düzenlenmesini sağlar. Çağdaş arşivleme, sanal dosyalama sistemleri ve ofis otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen arşivleme türüdür.

Elektronik belgelerin arşivlenmesinde, depolanan materyal türü, saklama süresi ve uzun dönem saklama kriterleri dikkate alınmalıdır. Üstverilerin birbiri ile iletişimi doğrudan arşivleme kriterleri arasında yer almaz. Dosyaların saklama ve elde tutma süreleri yönünden ayrıldıkları türler arasında, imha süresine göre saklanacaklar, süresi belirsiz olanlar, kaç yıl saklanacağı belli olanlar ve daimi olarak saklanacaklar bulunur. Daimi olarak saklanacaklar, genellikle örgütlerin ve milletlerin tarihleriyle ilgili malzemelerin süresiz olarak saklanmasını ifade eder.

1- “İşlemi bitmiş dosya, kâğıt ve diğer belgelerin saklandığı yer” olarak tanımlanan kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Dosyalama
B) Fihrist
C) Arşiv
D) İndeks
E) EBYS

Cevap: C) Arşiv

Açıklama: Arşiv, işlemi bitmiş dosya, kâğıt ve diğer belgelerin saklandığı yerdir. Belgelerin düzenli bir şekilde saklanarak gerektiğinde erişilmesini sağlar.

2- Arşiv malzemelerinin tesliminde kullanılması gereken belge aşağıdakilerden hangisidir?

A) İstek fişi
B) Alındı belgesi
C) İndeks
D) Malzeme fişi
E) Kullanıcı belgesi

Cevap: B) Alındı belgesi

Açıklama: Arşiv malzemelerinin tesliminde alındı belgesi kullanılır. Bu belge, teslim edilen malzemenin alındığını ve teslim işleminin gerçekleştiğini gösterir.

3- Kurum arşivinde belgelerin saklanma süreleri aşağıdakilerden hangisidir?

A) 2-5 yıl
B) 5-10 yıl
C) 10-14 yıl
D) 15-20 yıl
E) 20-25 yıl

Cevap: C) 10-14 yıl

Açıklama: Kurum arşivinde belgelerin saklanma süreleri genellikle 10-14 yıl arasındadır. Bu süreler, belgelerin önemine ve kullanım sıklığına göre belirlenir.

4- Harita, plan vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşiv türü aşağıdakilerden hangisidir?

A) Şehir arşivleri
B) Folklor arşivleri
C) Özel arşivler
D) Devlet arşivleri
E) Kartografik arşivler

Cevap: E) Kartografik arşivler

Açıklama: Kartografik arşivler, harita, plan vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşiv türüdür. Bu tür arşivler, coğrafi bilgi ve belgelerin saklanması için kullanılır.

5- Belgelerin, raflar üzerinde tasnif düzenine uygun olarak hareket ettirildiği tasnif yöntemi aşağıdakilerden hangisidir?

A) Devamlı seri
B) Açık seri
C) Kronolojik dilim
D) Sistematik
E) Organik

Cevap: B) Açık seri

Açıklama: Açık seri, belgelerin raflar üzerinde tasnif düzenine uygun olarak hareket ettirildiği tasnif yöntemidir. Bu yöntem, belgelerin daha kolay bulunmasını ve düzenli saklanmasını sağlar.

6- Aşağıdakilerden hangisi literatürde bahsi geçen arşivleme sistemlerinden biridir?

A) Numaralı
B) Coğrafi bölgelere göre
C) Konu adlarına göre
D) Kronolojik
E) Ondalık

Cevap: D) Kronolojik

Açıklama: Kronolojik arşivleme sistemi, belgelerin tarih sırasına göre düzenlenmesini ifade eder. Bu sistem, belgelerin zaman sırasına göre kolayca bulunmasını sağlar.

7- Ofis otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemlerinin süreç kapsamında ele alındığı arşivleme türü aşağıdakilerden hangisidir?

A) Çağdaş arşivleme
B) Geleneksel arşivleme
C) Dosyalama arşivleme
D) Kayıt arşivleme
E) Doküman arşivleme

Cevap: A) Çağdaş arşivleme

Açıklama: Çağdaş arşivleme, ofis otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemlerinin süreç kapsamında ele alındığı arşivleme türüdür.

8- Aşağıdakilerden hangisi elektronik belgelerin arşivlenmesinde dikkate alınması gereken hususlar arasında yer almaz?

A) Depolanan materyal türü
B) Materyalin saklama süresi
C) Materyalin kullanım türü
D) Üstverilerin birbiri ile iletişimi
E) Uzun dönem saklama kriterleri

Cevap: D) Üstverilerin birbiri ile iletişimi

Açıklama: Elektronik belgelerin arşivlenmesinde, depolanan materyal türü, materyalin saklama süresi ve uzun dönem saklama kriterleri gibi hususlar dikkate alınmalıdır. Üstverilerin birbiri ile iletişimi, doğrudan arşivleme kriterleri arasında yer almaz.

9- Aşağıdakilerden hangisi dosyaların saklama ve elde tutma süreleri yönünden ayrıldıkları türler arasında yer almaz?

A) İmha süresine göre saklanacaklar
B) Hemen kaldırılacaklar
C) Süresi belirsiz olanlar
D) Kaç yıl saklanacağı belli olanlar
E) Daimi olarak saklanacaklar

Cevap: B) Hemen kaldırılacaklar

Açıklama: Dosyaların saklama ve elde tutma süreleri yönünden ayrıldıkları türler arasında, imha süresine göre saklanacaklar, süresi belirsiz olanlar, kaç yıl saklanacağı belli olanlar ve daimi olarak saklanacaklar yer alır. Hemen kaldırılacaklar, bu türler arasında yer almaz.

10- Genellikle örgütlerin ve milletlerin tarihleriyle ilgili malzemelerin saklama sürelerini ifade eden kavram aşağıdakilerden hangisidir?

A) Kaç yıl saklanacağı belli olanlar
B) Süresi belirsiz olanlar
C) İmha edilecekler
D) Daimi olarak saklanacaklar
E) Hemen kaldırılacaklar

Cevap: D) Daimi olarak saklanacaklar

Açıklama: Daimi olarak saklanacaklar, genellikle örgütlerin ve milletlerin tarihleriyle ilgili malzemelerin saklama sürelerini ifade eder. Bu malzemeler, tarihi ve arşiv değeri taşıdığı için süresiz olarak saklanır.