ÇMH104U Toplanti ve Sunu Teknikleri Ünite -1

Toplantı Kavramı ve Tanımı:

Toplantı, birden fazla kişinin belirli amaçlarla bir araya geldiği, iletişim ortamları olarak tanımlanır. İnsanlık tarihi kadar eski olan bu kavram, işbirlikçi bir çalışma sürecini ifade eder. Toplantılar, özellikle iş yaşamında, yönetim ve koordinasyon için vazgeçilmezdir.

Toplantı İhtiyacı ve Amaçları:

Toplantılar bilgi alışverişi, sorun çözme, çatışmaları sona erdirme ve motive etme gibi çeşitli amaçlar için düzenlenir. İyi bir toplantının temelinde, bilgilerin paylaşılması, ortak kararların alınması ve eyleme geçirilmesi yatar.

Toplantı Türleri:

Kurumlararası Toplantılar:

Kongreler, konferanslar, fuarlar ve sergiler gibi, genellikle bilgilendirme, eğitim ve ticari amaçlarla düzenlenen toplantılardır.

Kurum İçi Toplantılar:

Bilgilendirme toplantıları, koordinasyon toplantıları, danışma toplantıları, eğitici toplantılar gibi, örgütün iç işleyişini ve personel arasındaki iletişimi sağlamak amacıyla yapılır.

İşlevlerine Göre Toplantılar:

Enformasyon, bilgi alışverişi, sorun çözme ve karar alma üzerine odaklanan toplantılardır. Her toplantının kendine özgü biçimi ve kuralları vardır.

Etkin ve Verimli Toplantı:

Başarılı bir toplantı için katılımcıların hazırlıklı olması, toplantının amacına uygun olarak planlanması ve yönetilmesi gereklidir. Etkileşim ve katılımcıların aktif katılımı teşvik edilmelidir.

Bu özet, “Toplantı Kavramı ve Toplantı Türleri” ünitesine dair temel bilgileri içermekte ve ünite sonunda yer alan soruları çözmek için gerekli temeli sağlamaktadır

1. Aşağıdakilerden hangisi örgütlerde düzenlenen toplantıların amaçları arasında yer almaz?

a. Bilgi edinmek
b. Motive etmek
c. Problem çözmek
d. Karar almak
e. Kar elde etmek

Cevap : e. Kar elde etmek
Kar elde etmek: Örgütlerde düzenlenen toplantıların temel amaçları arasında bilgi edinmek, motive etmek, problem çözmek ve karar almak gibi unsurlar yer alır. Ancak “kar elde etmek” doğrudan bir toplantı amacı olarak değerlendirilmez. Toplantılar genellikle bilgi paylaşımı, karar alma süreçlerinin desteklenmesi, eğitim ve motivasyon gibi amaçlara hizmet eder.

2. İşletmedeki prosedürler, politikalar gibi çeşitli unsurlarında yapılan değişiklikleri çalışanlara iletmek amacıyla gerçekleştirilen toplantı türü aşağıdakilerden hangisidir?

a. Konferans
b. Bilgilendirme toplantısı
c. Karar toplantısı
d. Sunum toplantısı
e. Tüketici toplantısı

Cevap : b. Bilgilendirme toplantısı
Bilgilendirme toplantısı: İşletmedeki prosedürler, politikalar gibi çeşitli unsurlarda yapılan değişiklikleri çalışanlara aktarmak için gerçekleştirilen toplantılar, bilgilendirme toplantılarıdır. Bu toplantıların temel amacı, organizasyon içindeki güncellemeleri veya değişiklikleri tüm ilgili personele etkili bir şekilde iletmektir

3. Moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı dinleyicilerin sorularına açık tartışma toplantısı aşağıdakilerden hangisidir?

a. Konferans
b. Sempozyum
c. Forum
d. Asamble
e. Kongre

Cevap : c. Forum
Forum: Moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı ve dinleyicilerin sorularına açık tartışmaların gerçekleştiği toplantı türü forumdur. Forumlar, katılımcıların etkileşime geçebileceği, soru sorabileceği ve konular üzerinde derinlemesine tartışabileceği açık diyalog ortamları sunar.

4. Devletler, devlet kurumları, siyasi örgütler, sivil toplum kuruluşları, finansal örgütlerin başkan ve temsilcilerinin siyasi, yasal, insani ve çevresel sorunlara yönelik tartışmak ve kararlar almak amacıyla bir araya geldikleri toplantı türü aşağıdakilerden hangisidir?

a. Kongre
b. Fuar
c. Panel
d. Konferans
e. Zirve

Cevap : e. Zirve
Zirve: Devletler, devlet kurumları, siyasi örgütler, sivil toplum kuruluşları ve finansal örgütlerin başkan ve temsilcilerinin siyasi, yasal, insani ve çevresel sorunlara yönelik tartışmak ve kararlar almak amacıyla bir araya geldikleri toplantı türü zirvedir. Zirveler, genellikle yüksek düzeydeki liderlerin katılımıyla uluslararası öneme sahip konuların ele alındığı önemli toplantılardır.

5. Bir konunun üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartıştıkları toplantı türü aşağıdakilerden hangisidir?

a. Panel
b. Zirve
c. Kolokyum
d. Klinik
e. Kongre

Cevap : c. Kolokyum
Kolokyum: Bir konunun üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartıştıkları toplantı türü kolokyumdur. Kolokyumlar, genellikle akademik ve bilimsel araştırma alanlarında derinlemesine tartışmalar yapmak için düzenlenir

6. Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan ve ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak amacıyla yapılan kurum içi toplantı türü aşağıdakilerden hangisidir?

a. Eğitici toplantılar
b. Bilgilendirme toplantıları
c. Sunum toplantıları
d. Müzakere toplantıları
e. Emir toplantıları

Cevap : d. Müzakere toplantıları
Müzakere toplantıları: Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan ve ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak amacıyla yapılan toplantılar, müzakere toplantılarıdır. Bu toplantılar, taraflar arasındaki anlaşmazlıkların çözüme kavuşturulması ve ortak kararların alınması için düzenlenir

7. Aşağıdakilerden hangisi toplantı sektörünün aktörlerinden biri değildir?

a. Alıcılar
b. Tedarikçiler
c. Aracılar
d. Katılımcılar
e. Pazar

Cevap : e. Pazar
Pazar: Toplantı sektörünün aktörleri arasında alıcılar, tedarikçiler, aracılar ve katılımcılar gibi çeşitli gruplar yer alır. Ancak “pazar” doğrudan bir toplantı sektörü aktörü olarak değerlendirilmez. Pazar, genellikle toplantıların düzenlendiği veya hedeflendiği genel alan veya segmenti ifade eder

8. İşletmelerin ürettikleri yeni ürünlerin personele, bayilere, temsilcilere ya da aracılara tanıtımı amacıyla yapılan toplantı türü aşağıdakilerden hangisidir?

a. Hissedar toplantıları
b. Ürün tanıtımları
c. Eğitim toplantıları
d. Yönetim toplantıları
e. Sunum toplantıları

Cevap : b. Ürün tanıtımları
Ürün tanıtımları: İşletmelerin ürettikleri yeni ürünlerin personele, bayilere, temsilcilere ya da aracılara tanıtımı amacıyla yapılan toplantılar, ürün tanıtım toplantılarıdır. Bu tür toplantılar, yeni ürünlerin özelliklerini, avantajlarını ve kullanım şekillerini tanıtmak için düzenlenir

9. Aşağıdakilerden hangisi etkin olmayan toplantıların özellikleri arasında yer almaz?

a. Zayıf liderlik
b. Yetersiz hazırlık
c. Belirsiz amaçlar
d. Belirli gündem
e. İlgisiz katılımcılar

Cevap : d. Belirli gündem
Belirli gündem: Etkin olmayan toplantıların özellikleri arasında zayıf liderlik, yetersiz hazırlık, belirsiz amaçlar ve ilgisiz katılımcılar yer alır. Ancak “belirli gündem” etkin bir toplantının temel özelliklerinden biridir ve toplantının odak noktasını ve yapısını belirler

10. Aşağıdakilerden hangisi başarılı ve etkin bir toplantının özelliklerinden biri değildir?

a. Amaçların belirlenmesi
b. Toplantı gündeminin açıklanması
c. Toplantı süresinin uzun olması
d. Başlangıç saatinin belirtilmesi
e. Moderatör bulunması

Cevap : c. Toplantı süresinin uzun olması
Toplantı süresinin uzun olması: Başarılı ve etkin bir toplantının özellikleri arasında amaçların belirlenmesi, toplantı gündeminin açıklanması, başlangıç saatinin belirtilmesi ve moderatör bulunması yer alır. Ancak toplantı süresinin uzun olması genellikle etkinliği azaltan bir faktördür; zira katılımcıların dikkatini dağıtabilir ve verimliliği düşürebilir