ÇMH104U Toplanti ve Sunu Teknikleri Ünite -2

Toplantı Amaçlarının ve Hedeflerinin Belirlenmesi:

Toplantının başarısı, belirlenen amaçlara ulaşılmasıyla ölçülür. Bu nedenle, toplantının neden yapıldığı ve neyi başarmayı hedeflediği net bir şekilde tanımlanmalıdır. Toplantı amacı, katılımcılara açıkça duyurulmalı ve gerçekçi olmalıdır .

Toplantı Gündeminin Hazırlanması:

Gündem, toplantının yol haritasıdır ve toplantının odaklanacağı konuları içerir. Gündem maddeleri, amaçlara ulaşmada önemli konuları belirlemeli ve toplantı için yeterli zamanın ayrılmasını sağlamalıdır .

Görevlerin Tanımlanması ve Organize Edilmesi:

Toplantıyı verimli kılan faktörlerden biri, görevlerin ve sorumlulukların net bir şekilde tanımlanmasıdır. Görev dağılımı, toplantı süresince yapılacak işlerin etkili bir şekilde tamamlanmasını sağlar .

Toplantı Katılımcılarının ve Sayısının Belirlenmesi:

Katılımcıların kim olacağı, toplantının başarısını doğrudan etkiler. Katılımcılar, gündem maddelerine katkıda bulunabilecek bilgi ve deneyime sahip kişilerden seçilmelidir .

Toplantı Programının Planlanması:

Toplantının nasıl ilerleyeceği, program aracılığıyla planlanır. Program tasarımı, zamanlaması ve bileşenleri, toplantının akışını ve içeriğini belirler .

Bütçeleme:

Toplantının mali yönü de önemlidir. Bütçe, toplantının mali kaynaklarını ve harcamalarını planlamak için hazırlanır .

Turistik Bölge ve Toplantı Mekânının Seçilmesi:

Toplantının yapılacağı yer, katılımcıların rahatlığı ve toplantının amacına uygunluk açısından önem taşır. Mekân seçimi, toplantının türüne ve ölçeğine göre yapılmalıdır .

Toplantı Oturum Düzeninin Belirlenmesi:

Oturum düzeni, toplantının etkileşim seviyesini ve katılımcıların birbirleriyle iletişimini etkiler. Uygulanacak oturum düzeni, toplantının türüne ve amacına göre seçilmelidir .

1. Aşağıdakilerden hangisi toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler biri değildir?

a. Herkes tarafından anlaşılır olması
b. Gerçekçi olması
c. Sözlü bir şekilde oluşturulması
d. Tüm katılımcılara duyurulması
e. Açık ve net olması

Cevap : c. Sözlü bir şekilde oluşturulması
Sözlü bir şekilde oluşturulması: Toplantı amacının belirlenmesinde uyulması gereken ilkeler arasında, amacın herkes tarafından anlaşılır, gerçekçi, açık ve net olması, ve tüm katılımcılara duyurulması yer alır. Ancak amacın “sözlü bir şekilde oluşturulması” önerilen bir yöntem değildir. Toplantı amacının yazılı olarak belirlenmesi ve dokümante edilmesi, netlik ve anlaşılırlığı artırır ve herkesin amaç konusunda hemfikir olmasını sağlar.

2. Toplantının hazırlanmasında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasına ne ad verilir?

a. İş döküm şeması
b. Toplantı süreçleri
c. İş paketleri
d. Süreç yönetimi
e. İş analizi

Cevap : a. İş döküm şeması
İş döküm şeması: Toplantının hazırlanmasında, yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin daha küçük parçalara ayrılmasına “iş döküm şeması” adı verilir. Bu yöntem, toplantı organizasyonunu sistematik bir şekilde yönetmeyi, görevleri ve sorumlulukları net bir şekilde belirlemeyi ve süreci etkili bir şekilde planlamayı sağlar.

3. Toplantı gündemi aracılığı ile toplantı sürecinin yönetilmesi ve liderlik rolünü üstlenerek toplantının kolaylaştırılması görevi aşağıdakilerden hangisine aittir?

a. Zaman tutucu
b. Kaydedici
c. Proje lideri
d. Oturum başkanı
e. Sekreterya

Cevap : d. Oturum başkanı
Oturum başkanı: Toplantı gündemi aracılığıyla toplantı sürecinin yönetilmesi ve liderlik rolünü üstlenerek toplantının kolaylaştırılması görevi oturum başkanına aittir. Oturum başkanı, toplantının akışını yönlendirir, gündem maddelerini sırayla ele alır ve tartışmaları yönetir.

4. Aşağıdakilerden hangisi toplantıya davet edilmesi önerilen kişiler arasında yer almaz?

a. Toplantı gündemi konusunda uzman olanlar
b. Toplantıda kararlarında mutlaka bulunması gerekenler
c. Çözümlerin uygulanmasında kritik öneme sahip olanlar
d. Toplantı konuları konusunda anlamlı katkı sağlayabilecekler
e. İşletmede görevli tüm personel

Cevap : e. İşletmede görevli tüm personel
İşletmede görevli tüm personel: Toplantıya davet edilmesi önerilen kişiler arasında, toplantı gündemi konusunda uzman olanlar, kararlarda mutlaka bulunması gerekenler, çözümlerin uygulanmasında kritik öneme sahip olanlar ve toplantı konuları konusunda anlamlı katkı sağlayabilecekler yer alır. Ancak işletmede görevli “tüm personel” genellikle spesifik bir toplantı için gerekli veya önerilen bir katılımcı grubu değildir, çünkü her toplantının belirli bir amacı ve gündemi vardır.

5. Bir işletmede problem çözme toplantısına katılacak kişi sayısı maksimum kaç kişi olmalıdır?

a. 5
b. 25
c. 45
d. 55
e. 75

Cevap : a. 5
5: Bir işletmede problem çözme toplantısına katılacak kişi sayısının maksimum 5 kişi olması önerilir. Bu, toplantının etkili bir şekilde yönetilmesini, katılımcıların aktif olarak katkıda bulunmasını ve karar alma süreçlerinin daha verimli olmasını sağlar.

6. Uluslararası bir toplantı için hazırlanacak bütçenin genel kapsamı arasında aşağıdakilerden hangisi yer almaz?

a. Sponsorların katkısı
b. Harcama kaynaklarının belirlenmesi
c. Gelir kaynaklarının belirlenmesi
d. Gelirlerin maksimize edilmesi
e. Sponsorların verimliliği

Cevap : e. Sponsorların verimliliği
Sponsorların verimliliği: Uluslararası bir toplantı için hazırlanacak bütçenin genel kapsamı, sponsorların katkısı, harcama kaynaklarının belirlenmesi, gelir kaynaklarının belirlenmesi ve gelirlerin maksimize edilmesi gibi öğeleri içerir. Ancak “sponsorların verimliliği”, bütçe hazırlama sürecinin bir parçası olarak değerlendirilmez. Sponsorların katkısı mali destek ve kaynak sağlama açısından önemlidir, ancak verimlilik genellikle organizasyonun bütçe yönetimi ve kaynak kullanımı bağlamında değerlendirilir.

7. Bağımsız bir ünite olarak kurum içindeki görevlilerin tartışma, bilgilendirme, proje ve küçük ölçekli eğitim toplantıları için 10-15 kişinin katılımına uygun olarak tasarlanan toplantı mekânı aşağıdakilerden hangisidir?

a. Oditoryum
b. Kongre merkezi
c. Kurum içi toplantı salonları
d. Konferans merkezi
e. Fuar merkezi

Cevap : c. Kurum içi toplantı salonları
Kurum içi toplantı salonları: Bağımsız bir ünite olarak kurum içindeki görevlilerin tartışma, bilgilendirme, proje ve küçük ölçekli eğitim toplantıları için 10-15 kişinin katılımına uygun olarak tasarlanan toplantı mekânı “kurum içi toplantı salonları”dır. Bu tür mekanlar, daha küçük ve daha odaklı toplantılar için idealdir ve genellikle kurumların kendi iç tesislerinde bulunur.

8. Aşağıdakilerden hangisi toplantılar için tanımlanan oturum düzenleri arasında yer almaz?

a. U düzeni
b. Banket düzeni
c. Sınıf düzeni
d. X düzeni
e. Daire düzeni

Cevap : d. X düzeni
X düzeni: Toplantılar için tanımlanan oturum düzenleri arasında U düzeni, banket düzeni, sınıf düzeni ve daire düzeni gibi çeşitli düzenler yer alır. Ancak “X düzeni”, standart toplantı oturum düzenleri arasında yer almaz. Bu düzenler, toplantının türüne ve amacına göre seçilir ve katılımcıların etkileşimini ve iletişimini etkileyebilir.

9. 25-30 kişilik bir eğitim toplantısı için uygun olan oturum düzeni aşağıdakilerden hangisidir?

a. Sınıf düzeni
b. Oditoryum
c. X düzeni
d. Daire düzeni
e. Oval düzen

Cevap : a. Sınıf düzeni
Sınıf düzeni: 25-30 kişilik bir eğitim toplantısı için uygun olan oturum düzeni “sınıf düzeni”dir. Bu düzen, katılımcıların sunucuya odaklanmasını ve sunum veya eğitim materyallerini kolayca takip etmesini sağlar.

10. Toplantı amaçları belirlendikten sonra, toplantı rehberi olarak hazırlanan ve toplantı konusu hakkında katılımcılara bilgi veren doküman aşağıdakilerden hangisidir?

a. Faaliyet raporu
b. Toplantı gündemi
c. Toplantı planı
d. İş planı
e. İş dökümü

Cevap : b. Toplantı gündemi
Toplantı gündemi: Toplantı amaçları belirlendikten sonra, toplantı rehberi olarak hazırlanan ve toplantı konusu hakkında katılımcılara bilgi veren doküman “toplantı gündemi”dir. Gündem, toplantının akışını, ele alınacak konuları ve sırasını belirler ve toplantının etkili bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur.