ÇMH104U Toplanti ve Sunu Teknikleri Ünite -5

Çatışma Yönetimi

Toplantı süreçlerinde çatışma kaçınılmaz bir dinamiktir. Çatışma, farklı görüş ve çıkarların çarpışması sonucu ortaya çıkar. Bu bölümde çatışmanın tanımı, nedenleri, çatışma süreci, çatışma türleri ve çatışmayı yönetme yöntemleri ele alınmaktadır. Özellikle, Thomas’ın Çatışma Yönetimi Modeli gibi çatışma yönetimine dair teorik çerçeveler ve uygulamalı stratejiler üzerinde durulmaktadır.

Kriz Yönetimi

Kriz yönetimi, beklenmedik ve genellikle olumsuz durumların yönetimi ile ilgilenir. Krizin tanımı, nedenleri, kriz süreci ve kriz yönetimi stratejileri bu bölümde incelenir. Özellikle, kriz anında alınması gereken acil tedbirler, krize hazırlık ve kriz sonrası değerlendirme süreçleri üzerinde durulmaktadır.

Zaman Yönetimi

Toplantılarda zaman yönetimi, etkili ve verimli toplantılar düzenlenmesinde kritik öneme sahiptir. Zaman yönetiminin tanımı, zamanı çalan sebepler ve zamanı etkili kullanma stratejileri bu bölümün konuları arasındadır. Ayrıca, toplantılar için özel zaman yönetimi teknikleri ve toplantı süreçlerinin planlanması ve takibi gibi konular ele alınmaktadır.

Her bir bölüm, ilgili konuları derinlemesine anlamak ve uygulamaya yönelik bilgiler sunmak için tasarlanmıştır. Toplantı süreçlerinin etkin yönetilmesi, organizasyonların başarısında önemli bir rol oynar. Bu nedenle, çatışma ve kriz yönetimi ile zaman yönetimi stratejilerinin kavranması, yöneticilerin ve toplantı organizatörlerinin karşılaşabileceği zorlukları aşmada yardımcı olacaktır

1. İki veya daha fazla kişi ya da grup arasında çeşitli kaynaklardan doğan anlaşmazlığa ne ad verilir?

a. Çatışma
b. Kriz
c. Felaket
d. Rekabet
e. Anlaşma

Cevap : a. Çatışma

Çatışma:

İki veya daha fazla kişi ya da grup arasındaki çeşitli kaynaklardan doğan anlaşmazlık, görüş, hedef veya değer farklılıkları nedeniyle ortaya çıkar. Bu süreç, tarafların birbirlerinin çıkarlarına aykırı hareket ettiklerini algılamaları ile karakterize edilir ve çatışma, bu tür durumların yönetimi ve çözümü için stratejiler geliştirilmesini gerektirir.

2. Aşağıdakilerden hangisi çatışmanın nedenlerinden biri değildir?

a. Kişilik farklılığı
b. Amaç farklılığı
c. İletişim noksanlığı
d. Personel değerlendirme şekilleri
e. Yönetim alanı belirsizlikleri

Cevap : d. Personel değerlendirme şekilleri

Personel Değerlendirme Şekilleri:

Çatışmanın nedenleri arasında genellikle kişilik farklılıkları, amaç farklılıkları, iletişim noksanlıkları ve yönetim alanı belirsizlikleri gibi faktörler bulunur. Ancak, personel değerlendirme şekilleri doğrudan çatışma nedeni olarak kabul edilmez. Bu, genellikle performans değerlendirme süreçlerinin yönetimi ve uygulanmasına ilişkin bir yönetim pratiğidir.

3. Çatışma süreci aşağıdakilerden hangisinde birlikte ve doğru olarak verilmiştir?

a. Niyetler- Olası Karşıtlık-Algı ve KişiselleştirmeDavranış – Çıktılar
b. Olası Karşıtlık- Algı ve Kişiselleştirme- NiyetlerDavranış- Çıktılar
c. Olası Karşıtlık- Algı ve Kişiselleştirme- Çıktılar- Niyetler- Davranışd. Niyetler- Algı ve Kişiselleştirme- Olası KarşıtlıkDavranış – Çıktılar
e. Niyetler- Olası Karşıtlık- Çıktılar- Davranış- Algı ve Kişiselleştirme

Cevap : b. Olası Karşıtlık- Algı ve Kişiselleştirme- NiyetlerDavranış- Çıktılar

Çatışma Süreci:

Çatışma süreci, genellikle potansiyel karşıtlık durumlarının algılanması, bu algıların kişiselleştirilmesi, tarafların niyetlerinin şekillendirilmesi, bu niyetlere dayalı davranışların sergilenmesi ve son olarak çıktıların ortaya çıkması şeklinde ilerler. Bu süreçteki her adım, çatışmanın dinamiklerini ve sonuçlarını anlamada kritik öneme sahiptir.

4. Kişilerin grup tarafından belirli normları kabule zorlanması ile oluşan çatıma aşağıdakilerden hangisidir?

a. Bireylerin Kendi İçindeki Çatışmalar
b. Bireylerarası Çatışmalar
c. Potansiyel Çatışma
d. Gruplar arası Çatışmalar
e. Bireyler ve Gruplararası Çatışmalar

Cevap : e. Bireyler ve Gruplararası Çatışmalar

Bireyler ve Gruplararası Çatışmalar:

Kişilerin grup tarafından belirli normları kabul etmeye zorlanması durumu, bireyler ve gruplar arası çatışmaları ifade eder. Bu tür çatışmalar, bireysel değerlerin, inançların veya davranışların grup normları veya beklentileriyle çatıştığı durumlarda ortaya çıkar

5. Bir sistemin tümünü etkileyen, sistemin özünde, kişisel hislerinde, temel görüşlerinde korku ve karışıklık yaratan duruma ne ad verilir?

a. Rekabet
b. Kriz
c. Çatışma
d. Misyon
e. Strateji

Cevap : b. Kriz

Kriz:

Bir sistemin tümünü etkileyen, temel görüşlerde, kişisel hislerde korku ve karışıklık yaratan duruma kriz denir. Krizler, beklenmedik ve genellikle acil müdahale gerektiren durumlar olup, yönetimi zor ve karmaşık sorunlar ortaya çıkarabilir

6. Aşağıdakilerden hangisi krizin özelliklerinden biri değildir?

a. Önceden sezilememesi
b. İşletmenin öncelikli hedeflerini tehdit etmesi
c. Çözülmesi için acil tedbirlerin gerekmesi
d. Çalışanlar üzerinde baskı yaratması
e. Daima işletmenin son bulmasıyla sonuçlanması

Cevap : e. Daima işletmenin son bulmasıyla sonuçlanması

Krizin Özellikleri:

Krizlerin özellikleri arasında önceden sezilememesi, işletmenin öncelikli hedeflerini tehdit etmesi, çözümü için acil tedbirlerin gerekmesi ve çalışanlar üzerinde baskı yaratması yer alır. Ancak, her kriz daima işletmenin son bulmasıyla sonuçlanmaz. Kriz yönetimi, zararı en aza indirmeye ve olası bir toparlanmaya odaklanır.

7. Aşağıdakilerden hangisi krize hazırlanmada kullanılabilecek bir hareket planın adımlarından biri değildir?

a. Potansiyel krizler için bir eylem planı oluşturulmalı.
b. Kriz sırasında sorumluluk üstlenebilecek ve hızlı karar alabilecek çekirdek bir kriz yönetimi ekibi oluşturulmalı.
c. Potansiyel kriz durumlarını belirleyebilmek için hem iç hem dış çevre sinyalleri değerlendirilmeli.
d. Bir kriz simülasyonu oluşturarak ortaya çıkabilecek sonuçlar hakkında önceden bilgi olunmalı.
e. Çalışanlar işten çıkarılmaya başlanmalı.

Cevap : e. Çalışanlar işten çıkarılmaya başlanmalı.

Kriz Hazırlığı:

Krize hazırlık, potansiyel krizler için eylem planları oluşturmayı, kriz yönetimi ekibi kurmayı, iç ve dış çevre sinyallerini değerlendirmeyi ve kriz simülasyonları yapmayı içerir. Ancak, çalışanların işten çıkarılması, krize hazırlık aşamasında önerilen bir adım değildir; bu genellikle krizin yönetimi ve sonrasında değerlendirilen bir seçenektir.

8. Aşağıdakilerden hangisi bireysel zaman tuzaklarından biri değildir?

a. Öz disiplin yokluğu
b. Yetki devrinden kaçınma
c. Erteleme ve oyalanma
d. Sağlıksız çalışma ortamı
e. Dağınık masa

Cevap : b. Yetki devrinden kaçınma

Bireysel Zaman Tuzakları:

Bireysel zaman yönetimi tuzakları arasında öz disiplin eksikliği, ertelemek, dağınık masa gibi faktörler yer alır. Ancak, yetki devrinden kaçınma, genellikle bireysel zaman yönetimi sorunu olarak değil, organizasyonel bir yapı ve liderlik sorunu olarak ele alınır. Bu, yetkinin uygun şekilde dağıtılmaması ve iş yükünün etkili bir şekilde paylaşılmamasından kaynaklanabilir, dolayısıyla bireysel zaman yönetimi tuzaklarından ziyade yönetimsel bir meseledir

9. Aşağıdakilerden hangisi kurumsal zaman tuzaklarından biridir?

a. Hayır diyememek
b. Aşırı sosyal ilişkiler
c. Kararsızlık
d. Mükemmeliyetçilik
e. Gereksiz toplantılar

Cevap : e. Gereksiz toplantılar

Kurumsal Zaman Tuzakları:

Kurumsal zaman tuzakları, işletmelerin ve kurumların karşılaştığı zaman yönetimi sorunlarını ifade eder. Gereksiz toplantılar, bu tuzaklardan biridir ve genellikle zamanın etkisiz kullanılmasına, çalışanların verimliliğinin düşmesine ve işin önceliklerinden sapılmasına neden olur. Bu tuzak, kurumların daha etkili zaman yönetimi stratejileri geliştirmeleri gerektiğini vurgular.

10. ABC sistemine benzer bir yöntem olmakla beraber bu sistem sonuç odaklıdır. Bu sistemde her işe verilen değerler yapılacak işlerin sıralamasını belirlerken, bu sistem yapılan işlerin istenilen hedeflere ulaşmada ne kadar işe yaradığına yani başarısına bakarak bu işlere bir değer atar.
Yukarıda bahsedilen zaman yönetimi yöntemi aşağıdakilerden hangisidir?

a. Dizin Kartı/Post-It (Yapışkan Kağıt) Sistemi
b. Envanter Sistemi
c. Bedel (Karşılık) Sistemi
d. Pareto ilkesi
e. Amaç farklılığı

Cevap : b. Envanter Sistemi

Envanter Sistemi:

ABC sistemine benzer bir yöntem olan Envanter Sistemi, işlerin önem sırasına göre değerlendirilmesi yerine, gerçekleştirilen işlerin hedeflere ulaşmada ne kadar etkili olduğunu değerlendirerek işlere bir değer atar. Bu sistem, sonuç odaklı bir yaklaşımdır ve kaynakların en iyi şekilde nasıl tahsis edileceği konusunda karar verirken işlerin başarısını öncelikli kriter olarak kullanır. Bu yöntem, özellikle kaynakların kısıtlı olduğu durumlarda, en etkili sonuçları elde etmek için çalışmaların nasıl önceliklendirileceğine dair stratejik kararlar almayı kolaylaştırır