ÇMH104U Toplanti ve Sunu Teknikleri Ünite -6

Bu ünitede, grupların yapısal ve işlevsel dinamikleri ile grup yönetimine dair kapsamlı bilgiler sunulmaktadır. Grupların oluşumu, grup içi davranışlar, gruplarda karar verme süreçleri ve grupların etkin yönetimi gibi temel konular ele alınmaktadır.

Grupları Anlamak

Grup kavramı, grupların önemi, grup türleri ve grupların oluşumu üzerinde durulmaktadır. Bu bölüm, grupların nasıl meydana geldiğini ve grupların çeşitliliğini kapsamlı bir şekilde incelemektedir. Grupların bireyler ve organizasyonlar için taşıdığı öneme vurgu yapılmaktadır.

Grupların Oluşturulması (Yeni Kurulan Gruplar)

Yeni kurulan grupların dinamikleri, grup oluşturma nedenleri ve grup gelişiminin aşamaları bu bölümün ana konularıdır. Grupların etkili bir şekilde nasıl oluşturulacağı ve grup üyelerinin bir araya gelerek etkileşim içinde nasıl hareket edeceği üzerinde durulmaktadır.

Grup Yapısını Etkileyen Faktörler

Grup normları, grubun büyüklüğü, grup bağlılığı ve grup içi roller gibi grup yapısını etkileyen faktörler, grupların işlevselliği üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Bu bölüm, bu faktörlerin grup performansı ve grup içi ilişkiler üzerindeki etkilerini inceler.

Grup İçi Davranışlar

Grup içi davranışların anlaşılması, grup yönetimi için kritik öneme sahiptir. Üyelerin uyma davranışı, grup içi çatışma, grup içi iletişim gibi konular bu bölümde ele alınmaktadır. Grup içi dinamiklerin etkin yönetimi, grupların başarısında belirleyici bir rol oynar.

Gruplarda Karar Verme

Gruplarda karar verme süreçleri, grupların karşılaştığı zorlukları aşmada ve hedeflerine ulaşmada önemli bir yer tutar. Beyin fırtınası tekniği, nominal grup tekniği, Delphi tekniği ve elektronik toplantılar gibi grup karar verme yöntemleri bu bölümde ayrıntılı olarak incelenir.

Grupları anlamak ve etkili bir şekilde yönetmek, organizasyonların içinde bulunduğu karmaşık iş dünyasında rekabet avantajı sağlayabilir. Grupların verimliliğini artırmak, grup içi çatışmaları yönetmek ve gruplarda etkili karar alma süreçlerini teşvik etmek, bu ünitenin odaklandığı temel amaçlardır. Bu bölüm, grup yönetimi konusunda teorik bilgilerin yanı sıra pratik uygulamalar ve stratejiler sunarak grupların daha etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesine katkıda bulunmayı hedeflemektedir.

1. Belirli bir amaç doğrultusunda bir araya gelen, birbirleriyle iletişimi olan, birbirini etkileyen ve birbirine bağımlı olan iki ya da daha fazla kişinin oluşturduğu topluluğa ne ad verilir?

a. Grup
b. Ekip
c. Takım
d. Organizasyon
e. İşletme

Cevap : a. Grup

Grup

Grup, belirli bir amaç doğrultusunda bir araya gelen, birbirleriyle iletişimi olan, birbirini etkileyen ve birbirine bağımlı olan iki ya da daha fazla kişiden oluşan topluluktur. Gruplar, insanların sosyal ihtiyaçlarını karşılamalarının yanı sıra, belirli görevleri yerine getirme ve hedeflere ulaşma konusunda birlikte çalışmalarını sağlar

2. Aşağıdakilerden hangisi grup içinde çalışmanın faydalarından biri değildir?

a. İşletmelerin ürün ve hizmetleri kalitesini korurken hızlı ve uygun maliyetli olarak üretmesini sağlaması
b. Öğrenmeyi kolaylaştırıp daha etkili kılması
c. Kalite yönetiminin gelişmesine katkıda bulunması
d. İşletmenin daha yenilikçi bir hale gelmesi
e. Performans değerlendirmenin daha kolay olması

Cevap : e. Performans değerlendirmenin daha kolay olması

Performans Değerlendirmenin Daha Kolay Olması

Grup içinde çalışmanın faydaları arasında işletmelerin ürün ve hizmet kalitesini korurken hızlı ve uygun maliyetli üretim yapabilmesi, öğrenmeyi kolaylaştırması, kalite yönetiminin gelişimine katkıda bulunması ve işletmenin yenilikçi hale gelmesi sayılabilir. Ancak, performans değerlendirmenin daha kolay olması, grup içinde çalışmanın doğrudan bir faydası olarak kabul edilmez. Grup içinde performansın değerlendirilmesi, bireysel performans değerlendirmeye göre daha karmaşık olabilir.

3. Örgütlerin çeşitli gereksinmelerine göre planlı ve bilinçli olarak önceden belirlenmiş işlevleri yerine getirmek amacıyla oluşturulan gruplara ne ad verilir?

a. Biçimsel Olmayan Gruplar
b. Biçimsel Gruplar
c. Takım
d. Birincil Gruplar
e. İkincil Gruplar

Cevap : b. Biçimsel Gruplar

Biçimsel Gruplar

Biçimsel gruplar, örgütlerin çeşitli gereksinimlerine göre planlı ve bilinçli olarak, önceden belirlenmiş işlevleri yerine getirmek amacıyla oluşturulan gruplardır. Bu gruplar genellikle yönetim tarafından belirlenen hedef ve görevleri yerine getirmek üzere kurulur. Biçimsel grupların yapısı ve amaçları örgütün resmi politikaları ve prosedürleri ile belirlenir.

4. Sosyal kimlikler kim olduğumuzu ve diğerleri ile nerede uyumlu olabileceğimizi anlamamıza yardımcı olur. Bunun yanında sosyal kimliğin bir olumsuz yanı vardır bu da grup içi kayırmayı özendirmesidir. Bazı durumlar sosyal kimliği birey için daha önemli hale getirir.
Yukarıdaki bilgiye göre aşağıdakilerden hangisi bu durumlardan biri değildir?

a. Benzerlik
b. Belirginlik
c. Disiplin
d. Statü
e. Güvenlik

Cevap : c. Disiplin

Disiplin

Sosyal kimlik, bireylerin kim olduklarını ve diğerleri ile nasıl uyum sağlayabileceklerini anlamalarına yardımcı olur. Ancak sosyal kimliğin olumsuz bir yanı da grubun içinde kayırmacılığı özendirmesidir. Benzerlik, belirginlik, statü ve güvenlik, sosyal kimliği birey için daha önemli hale getiren durumlardır. Disiplin, bu durumların biri olarak kabul edilmez.

5. Grup gelişim aşamaları aşağıdakilerden hangisinde birlikte ve doğru olarak verilmiştir?

a. Düzene Girme – Performans – Oluşum – Fırtına – Dağılma
b. Düzene Girme – Oluşum – Performans – Fırtına – Dağılma
c. Dağılma – Oluşum – Fırtına – Performans – Düzene Girme
d. Oluşum – Fırtına – Düzene Girme – Performans – Dağılma
e. Oluşum – Düzene Girme – Fırtına – Dağılma – Performans

Cevap : d. Oluşum – Fırtına – Düzene Girme – Performans – Dağılma

Oluşum – Fırtına – Düzene Girme – Performans – Dağılma

Grup gelişim aşamaları, grupların oluşumundan dağılmalarına kadar geçirdikleri evreleri tanımlar. Bu aşamalar sırasıyla oluşum, fırtına, düzene girme, performans ve dağılma olarak ifade edilir. Bu model, grupların zaman içinde nasıl değişim gösterdiklerini ve farklı aşamalarda karşılaştıkları zorlukların nasıl üstesinden geldiklerini anlamaya yardımcı olur

6. Bu aşamada yakın ilişkiler gelişir ve grup bütünlük gösterir. İlk iki aşamada yaşanan hayal kırıklıkları bir kenara bırakılarak gerçek bir grup olurlar. Diğer bir deyişle grup birliği oluşmaya başlar ve üyelerin gruba aidiyet ve bağlanma duygusu gelişir.
Yukarıda bahsedilen grup gelişim aşaması aşağıdakilerden hangisidir?

a. Oluşum
b. Fırtına
c. Performans
d. Dağılma
e. Düzene Girme

Cevap : e. Düzene Girme

Düzene Girme

“Düzene Girme” aşaması, grup gelişiminde yakın ilişkilerin geliştiği, grup bütünlüğünün gösterildiği ve üyelerin gruba aidiyet ve bağlanma duygusunun geliştiği aşamadır. Bu aşama, gruptaki bireyler arasındaki uyumun arttığı ve grup olarak birlikte hareket etme kabiliyetlerinin güçlendiği bir dönemi ifade eder

7. Aşağıdakilerden hangisi sosyal kaytarmaya neden olan faktörlerden biri değildir?

a. Diğerlerinin sosyal dağılımın adil olmadığına dair inanç
b. Diğerlerini tembel ya da acemi olarak görülmesi sonucu gösterilen gayretin bilinçli olarak düşürülmesi
c. Sonuçlar grubun içinde bir kişiye bağlanamayacağı için kişilerin grubun toplam gayretinden faydalanma eğilimi
d. Bireysel gayret ve grup sonuçları arasındaki ilişkinin belirsizliği
e. Biçimsel olamayan grupların sayıca çok olması

Cevap : e. Biçimsel olamayan grupların sayıca çok olması

Biçimsel olamayan grupların sayıca çok olması

“Biçimsel Olmayan Grupların Sayıca Çok Olması” ifadesi, bir organizasyon içinde resmi yapı dışında, doğal olarak oluşan grupları tanımlar. Bu gruplar, çalışma arkadaşları arasındaki ortak ilgi alanları, hobiler veya sosyal etkileşimler gibi nedenlerle kendiliğinden oluşabilir. Biçimsel olmayan grupların varlığı, organizasyonun sosyal yapısının bir parçasıdır ve çalışanların motivasyonu, iş tatmini ve örgütsel bağlılık gibi faktörler üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir.

Ancak, “biçimsel olmayan grupların sayıca çok olması”nın sosyal kaytarmaya neden olduğu düşüncesi, doğrudan bir ilişki kurulmasını gerektirecek bir faktör değildir. Sosyal kaytarma, bireylerin grup içindeki çabalarını, diğer grup üyelerinin çabalarına dayanarak bilinçli olarak azaltmaları durumudur. Bu durum genellikle, bireyin grup içindeki çabasının grup sonucuna etkisinin düşük olduğu algısı, grubun performansı ile bireysel ödül arasında net bir ilişki olmaması gibi faktörlerden kaynaklanır.

Biçimsel olmayan grupların varlığı, teorik olarak, grup içi etkileşimi ve sosyal destek mekanizmalarını güçlendirebilir, bu da bireylerin grup hedeflerine daha fazla katkıda bulunmalarını teşvik edebilir. Bu gruplar aynı zamanda bireyler arası iletişimi artırabilir, iş yerindeki sosyal uyumu iyileştirebilir ve bireylerin örgütsel değişikliklere adaptasyonunu kolaylaştırabilir. Dolayısıyla, biçimsel olmayan grupların varlığı ve sayıca çok olması, sosyal kaytarma davranışları üzerinde karmaşık ve çeşitli etkilere sahip olabilir ve bu etkiler her zaman olumsuz olmayabilir. Önemli olan, organizasyonların bu grupların olumlu yönlerini nasıl destekleyebileceği ve olası olumsuz etkileri nasıl minimize edebileceğidir

8. Aşağıdakilerden hangisi görevsel rollerden biridir?

a. Cesaretlendirici
b. Teknisyen
c. Uyum sağlayıcı
d. Uzlaştırıcı
e. Katılım sağlayıcı

Cevap : b. Teknisyen

Teknisyen

Görevsel roller, grup içindeki bireylerin belirli görevleri yerine getirme şekillerini tanımlar. “Teknisyen,” grup içindeki spesifik ve teknik becerileriyle öne çıkan, bu becerileri grup hedeflerine ulaşmak için kullanan bir üyenin rolüdür. Bu rol, grup içinde teknik konularda rehberlik ve uzmanlık sağlayarak, grup etkinliğinin artırılmasına katkıda bulunur.

9. Uyma, bireylerin düşünce ve davranışlarını içinde bulundukları toplumun, toplumsal yapının, bir grubun kurallarına, koşullarına uyacak biçimde düzenlemesidir. Bireyler uyma davranışını bazen o durumu kabul ediyormuş gibi sergilerler bazen de gerçekten o duruma karşı tutumlarını geliştirerek kabul ederler.
Aşağıdakilerden hangisi üyelerin uyma davranışı göstermelerinin nedenlerinden biri değildir?

a. Yönetimden ceza alma korkusu
b. Ters düşme korkusu
c. Grubun söz birliğinin etkisi
d. Grup büyüklüğünün etkisi
e. Yüz yüze olmanın etkisi

Cevap : a. Yönetimden ceza alma korkusu

Yönetimden Ceza Alma Korkusu

Üyelerin uyma davranışı göstermelerinin nedenleri arasında yönetimden ceza alma korkusu yer almaz. Grup içinde uyma davranışı genellikle ters düşme korkusu, grubun söz birliğinin etkisi, grup büyüklüğünün etkisi ve yüz yüze olmanın etkisi gibi sosyal ve psikolojik faktörlerden kaynaklanır. Yönetimden gelecek cezalar, özellikle biçimsel grup yapılarında görülebilir, ancak genel olarak grup üyelerinin uyma davranışını tetikleyen temel bir faktör değildir.

10. Örgütte bir sorunun çözüm için uzman kişilerin, yüz yüze görüşmeler ve bir arada tartışmalar yapmadan bir konu hakkında karar vermelerine ve uzlaşmalarına olanak sağlayan karar verme tekniği aşağıdakilerden hangisidir?

a. Beyin Fırtınası Tekniği
b. Nominal Grup Tekniği
c. Delphi Tekniği
d. Elektronik toplantılar
e. Kalite Çemberi

Cevap : c. Delphi Tekniği

Delphi Tekniği

Delphi Tekniği, örgütte bir sorunun çözümü için uzman kişilerin, yüz yüze görüşmeler ve bir arada tartışmalar yapmadan, genellikle anonim bir şekilde bir konu hakkında karar vermelerine ve uzlaşmalarına olanak sağlayan bir karar verme tekniğidir. Bu teknik, özellikle uzman görüşlerinin toplanması ve bir uzlaşıya varılması gereken durumlarda kullanılır. Uzaktan iletişim araçları aracılığıyla gerçekleştirilebilir ve katılımcıların birbirlerinden etkilenmeden bağımsız görüşlerini sunmalarını sağlar