ÇMH104U Toplanti ve Sunu Teknikleri Ünite -3

Üçüncü ünite, “Toplantıların Yürütülmesi ve Toplantı Sonrası Takip” konusunu kapsamaktadır. Bu ünitede işlenen ana konular; etkisiz toplantıların nedenleri, toplantı yönetimindeki roller ve görevler, toplantı aşamalarının özellikleri, toplantı yönetim süreçleri, toplantılarda katılımcılar ve ekipler, toplantıların değerlendirilmesi ve takibi olarak belirlenmiştir​​.

Bu bilgilere dayanarak, üçüncü ünite için yazılacak bir yazı, öğrencilerin ünite sonu sorularını çözebilmeleri için gerekli bilgileri içermelidir. Yazı, toplantıların nasıl daha etkin ve verimli yürütülebileceği, toplantı süreçlerinin nasıl yönetileceği, toplantı sonrası takip işlemlerinin nasıl yapılacağı ve toplantı katılımcılarının rolleri ile ilgili kapsamlı bilgiler sunmalıdır. Ayrıca, etkisiz toplantıların nedenlerine ve bu sorunların nasıl üstesinden gelinebileceğine de değinilmelidir. Bu yazıda yer alacak bazı önemli noktalar şunlar olabilir:

Toplantı Yönetiminde Roller ve Görevler:

Toplantıyı düzenleyen kişilerin (toplantı yöneticisi, katılımcılar, destek personeli vb.) rolleri ve sorumlulukları üzerine detaylı bilgiler verilmelidir.

Toplantı Aşamaları ve Yönetim Süreçleri:

Toplantının hazırlık aşamasından sonrasına kadar geçen süreçler (gündemin belirlenmesi, katılımcıların bilgilendirilmesi, toplantı sırasında alınan notlar ve toplantı sonrası aksiyon maddelerinin belirlenmesi vb.) hakkında bilgiler verilmelidir.

Toplantılarda Katılımcılar ve Ekipler:

Etkili bir toplantı için katılımcıların ve ekiplerin nasıl seçileceği, katılımcıların toplantıya katkılarının maksimize edilmesi için yöntemler sunulmalıdır.

Toplantıların Değerlendirilmesi ve Takibi:

Toplantı sonrası geri bildirim toplama, toplantı sonuçlarının değerlendirilmesi ve aksiyon maddelerinin takibi gibi süreçler ele alınmalıdır.

Etkisiz Toplantıların Nedenleri ve Çözümleri:

Etkisiz toplantıların yaygın nedenleri ve bu sorunları çözme yöntemleri, toplantıların daha verimli hale getirilmesi için öneriler içermelidir.

Toplantıların Yürütülmesi ve Toplantı Sonrası Takip: Başarıya Giden Yol

Toplantılar, iş dünyasının ve eğitim alanlarının ayrılmaz bir parçasıdır. Etkili bir toplantı, katılımcıların zamanını verimli kullanmalarını sağlar ve somut sonuçlara ulaşılmasında önemli bir role sahiptir. Bu yazıda, toplantıların nasıl verimli ve etkin yürütüleceği, toplantı sonrası takip işlemlerinin nasıl yapılacağı üzerine odaklanacağız.

1. Toplantı Hazırlığı ve Planlama:

Toplantının amacını belirleyin ve gündemi önceden hazırlayın. Katılımcıları, toplantı zamanını ve yerini belirlerken herkesin takvimine uygun olacak şekilde planlayın. Gündem maddelerini önceden tüm katılımcılara iletin, böylece herkes toplantıya hazır bir şekilde gelebilir.

2. Toplantı Yönetimi:

Toplantı başladığında, gündemi ve amaçları katılımcılara hatırlatın. Herkesin fikrini ifade etmesine olanak tanıyın, ancak konuşmaları gündemle sınırlı tutun. Zaman yönetimine dikkat edin ve toplantıyı planlandığı sürede sonlandırın.

3. Etkin Katılım ve İletişim:

Toplantılarda etkin katılımı teşvik edin. Katılımcıları dinleyin ve fikirlerini değerlendirin. Anlaşmazlıkları yönetmek için açık iletişim kuralları belirleyin ve herkesin görüşlerine saygı gösterin.

4. Toplantı Sonrası Takip:

Toplantı sonunda alınan kararları ve aksiyon maddelerini yazılı olarak herkese iletin. Sorumlulukları ve takip edilecek süreçleri net bir şekilde belirtin. Toplantının verimliliğini artırmak için geri bildirim toplayın ve gelecek toplantıları bu geri bildirimlere göre şekillendirin.

5. Etkisiz Toplantıların Üstesinden Gelme:

Etkisiz toplantılar zaman kaybına neden olur. Etkisizliğin nedenlerini analiz edin ve çözüm yolları arayın. Katılımcıların ilgisini çekmek için interaktif yöntemler kullanın ve her toplantının net bir amacı olduğundan emin olun.

Toplantıların etkin yürütülmesi ve sonrasında yapılacak takipler, hedeflere ulaşmada kritik öneme sahiptir. Bu rehber, öğrencilerin toplantıları nasıl daha etkili hale getireceklerini anlamalarına yardımcı olacak ve iş hayatında başarılı olmaları için gerekli becerileri kazandıracaktır.

Bu yazı, öğrencilere üniteyle ilgili kapsamlı bir bakış açısı sunarken, aynı zamanda onları ünite sonu sorularını başarıyla çözebilmeleri için gerekli bilgilerle donatacaktır.

1. Toplantıları etkisiz kılar öge aşağıdakilerden hangisidir?

a. Gündeme bağlı kalmak
b. Gündemi toplantı sırasında açıklamak
c. Gündemi katılımcılara danışarak hazırlamak
d. Etkin dinlemeye başvurmak
e. Toplantı tutanağını anında hazırlamak

Cevap : b. Gündemi toplantı sırasında açıklamak
Toplantı gündeminin toplantı başlamadan önce katılımcılara iletilmesi, katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmelerini ve zamanın etkin kullanılmasını sağlar. Gündemin toplantı sırasında açıklanması, katılımcıların hazırlıksız olmalarına ve toplantının etkisiz geçmesine neden olur.

2. Toplantılarda çatışma hâlindeki taraflardan birinin beklentileri yönünde çözülmesi aşağıdaki durumlardan hangisini gösterir?

a. Kazan- kazan
b. Kaybet- kaybet
c. Kazan- kaybet
d. Kazan
e. Konsensüs

Cevap : d. Kazan
Bir çatışmanın bir tarafın beklentileri doğrultusunda çözülmesi, kazan-kaybet durumunu ifade eder. Bu, bir tarafın isteklerinin karşılanırken diğer tarafın isteklerinin göz ardı edilmesi anlamına gelir.

3. Lider rolleri arasında, konsensüs oluşturmaya dayalı en ideal rol aşağıdakilerden hangisidir?

a. Sponsorluk
b. Kolaylaştırıcılık
c. Mentörlük
d. Mümkün kılıcılık
e. Destekleyicilik

Cevap : b. Kolaylaştırıcılık
Kolaylaştırıcı, grup içindeki iletişimi teşvik eden ve herkesin görüşlerini ifade etmesine yardımcı olan kişidir. Bu rol, farklı görüşlerin ortaya çıkmasını ve konsensüs oluşturulmasını sağlar

4. Toplantılardaki çatışmaları yatıştıran kişi aşağıdakilerden hangisidir?

a. Saptırıcı
b. Komedyen
c. Kötümser
d. Koordinatör
e. Arabulucu

Cevap : e. Arabulucu
Arabulucu, çatışma hâlindeki taraflar arasında iletişimi sağlayan ve uzlaşma yolunu bulmalarına yardımcı olan kişidir. Çatışmaları yatıştırmada kritik bir role sahiptir

5. Toplantı temel kuralları arasında yer alan sırdaşlık kuralı aşağıdakilerden hangisidir?

a. Da nang Kuralı
b. Montmartre Kuralı
c. Seminyak Kuralı
d. Bohol Kuralı
e. Vegas Kuralı

Cevap : e. Vegas Kuralı
“Vegas Kuralı”, toplantıda konuşulanların toplantı odasında kalması gerektiğini ifade eder. Bu, katılımcıların açık bir şekilde fikirlerini paylaşabilmeleri için güvenli bir ortam sağlar.

6. Aşağıdaki toplantı aşamalarından hangisi deneyimlerden öğrenmeye olanak sağlar?

a. Hazırlık
b. Yürütme
c. Planlama
d. Değerlendirme
e. Takip

Cevap : d. Değerlendirme
Değerlendirme aşaması, toplantının etkinliğini ve alınan kararların uygulanmasını gözden geçirme sürecidir. Bu süreç, gelecekteki toplantılar için öğrenme ve iyileştirme fırsatı sunar.

7. Toplantı bilgilerinin arşivlenmesinin gerçekleştiği aşama aşağıdakilerden hangisidir?

a. Planlama
b. Hazırlık
c. Takip
d. Yürütme
e. Değerlendirme

Cevap : c. Takip
Takip aşaması, toplantı sonrası alınan kararların kaydedilmesi, ilgili taraflara iletilmesi ve gerektiğinde erişilebilir olmasını sağlama sürecidir.

8. Ara vermeden süren toplantılar kaç dakikayı geçmemelidir?

a. 30
b. 45
c. 60
d. 90
e. 120

Cevap : d. 90
Ara vermeden süren toplantıların 90 dakikayı geçmemesi önerilir. Bu süre, katılımcıların dikkatini koruyabilecekleri ve verimli çalışabilecekleri optimal süreyi temsil eder. Daha uzun toplantılar, katılımcıların dikkatinin dağılmasına ve verimliliğin düşmesine neden olabilir.

9. Belirli kişilerin hep aynı rolleri üstlenmesi aşağıdaki kavramlardan hangisi ile tanımlanır?

a. Konformizm
b. Sosyal kaytarma
c. Rollerin belirsizliği
d. Sorumlulukların karışması
e. Hazıra konma

Cevap : a. Konformizm
Konformizm, bireylerin grup baskısına uyarak grup içindeki belirli norm ve rolleri kabul etmeleri durumudur. Toplantılar bağlamında, bireylerin sürekli aynı rolleri üstlenmeleri, grup içi dinamiklerin ve konformizmin bir sonucu olarak görülebilir

10. Aşağıdakilerden hangisi toplantının bileşenleri arasında

yer almaz?
a. İnsanlar
b. İçerik
c. Süreç
d. Amaç
e. Yöntem

Cevap : e. Yöntem
Toplantının bileşenleri olarak insanlar, içerik, süreç ve amaç kabul edilirken “yöntem” doğrudan temel bileşen olarak kabul edilmez. Yöntem, toplantının nasıl yürütüleceğine dair bir kavramdır ve süreci etkileyebilir; ancak, insanlar, içerik, süreç ve amaç, toplantının temel yapı taşlarını oluşturur.