ÇMH104U Toplanti ve Sunu Teknikleri Ünite -4

Sanal Toplantılar ve Teknoloji: Yeni Çağın İletişim Araçları

Günümüzde, teknolojinin iş dünyasındaki etkisi yadsınamaz bir gerçek olarak karşımızda duruyor. Sanal toplantılar, fiziksel mesafeleri ortadan kaldıran ve zaman ile mekan sınırlarını zorlayan modern işletmelerin vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir. Bu yazıda, sanal toplantılar ve teknolojinin toplantı yönetimi üzerindeki etkileri, telekonferanslar, bilgisayar aracılığıyla iletişim ve başarılı bir sanal toplantının temel öğeleri üzerinde duracağız.

Yüz Yüze Toplantılar vs. Sanal Toplantılar:

Yüz yüze toplantılar, katılımcıların aynı mekanda bir araya geldiği, klasik toplantı formatını ifade ederken; sanal toplantılar, internet ve çeşitli yazılımlar aracılığıyla gerçekleştirilen, mekan bağımsız toplantılardır. Sanal toplantılar, özellikle küresel iş yapış modelleri ve uzaktan çalışma düzenleriyle uyumlu olarak, maliyetleri düşürme, verimliliği artırma ve katılımı kolaylaştırma avantajları sunar.

Telekonferanslar:

Telekonferanslar, ses (audio konferans) ve/veya görüntü (video konferans) aracılığıyla gerçekleştirilen toplantılardır. Sesli konferanslar, daha çok hızlı karar alınması gereken durumlar ve acil toplantılar için tercih edilirken; video konferanslar, yüz ifadeleri ve jestlerin de toplantı sürecine dahil edilmesi sayesinde, daha kapsamlı ve etkileşimli toplantılar için uygundur.

Bilgisayar Aracılığıyla İletişim:

Bilgisayar aracılığıyla iletişim, e-posta, sohbet odaları, web tabanlı toplantı platformları gibi araçları içerir. Web konferans araçları, sunum yapma, ekran paylaşımı, anlık mesajlaşma ve hatta sanal beyaz tahta kullanımı gibi özelliklerle donatılmıştır, bu da sanal toplantıların daha interaktif ve verimli hale gelmesini sağlar.

Başarılı Bir Sanal Toplantının Öğeleri:

Başarılı bir sanal toplantı için gerekli olan temel öğeler arasında net bir gündem, katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmesi, teknolojinin doğru şekilde kullanılması, katılımcıların aktif olarak katılımı ve toplantının etkili bir şekilde yönetilmesi yer alır. Ayrıca, güven oluşturma, motivasyon ve performansın ölçülmesi, sanal toplantıların uzun vadede başarılı olabilmesi için kritik öneme sahiptir.

1. Aşağıdakilerden hangisi örtük bilgi kapsamında yer alır?

a. Şekiller
b. Sezgiler
c. Formüller
d. Veri tabanı
e. Eylem planı

Cevap : b. Sezgiler
Örtük bilgi, kişisel tecrübeler ve sezgilerle ilişkilendirilen, ifade edilmesi ve aktarılması zor olan bir bilgi türüdür. Şekiller, formüller, veri tabanları ve eylem planları gibi unsurlar açık bilgi kategorisine girerken, sezgiler kişisel deneyimlere dayalı olarak örtük bilgiyi temsil eder.

2. Başarılı bir sanal toplantı için azami zaman sınırı kaç dakikadır?

a. 45
b. 60
c. 75
d. 90
e. 120

Cevap : d. 90
Sanal toplantıların verimliliğini korumak ve katılımcıların dikkatini sürdürebilmek adına, toplantı süresinin 90 dakika ile sınırlandırılması önerilir. Bu süre, katılımcıların odaklanmasını ve etkileşimde bulunmasını kolaylaştırırken, uzun sürelerin yaratabileceği dikkat dağılmasının önüne geçer

3. Kamusal çevrimiçi dergi aşağıdaki ifadelerden hangisidir?

a. Bloglar
b. Wikiler
c. Podcastler
d. Sosyal ağlar
e. RSS feedler

Cevap : a. Bloglar
Bloglar, bireylerin veya kurumların görüşlerini, bilgilerini ve deneyimlerini geniş bir kitleyle paylaşmalarına olanak tanıyan çevrimiçi platformlardır. Bloglar, kamusal bir çevrimiçi dergi işlevi görür ve genellikle belirli bir konu çerçevesinde güncellenir.

4. Katılımcıların dikkatinin dağılmaması için sunumda dikkat edilmesi gereken sınır aşağıdakilerden hangisidir?

a. 4 slayt- 15 dakika
b. 3 slayt- 10 dakika
c. 3 slayt- 15 dakika
d. 4 slayt- 10 dakika
e. 5 slayt- 20 dakika

Cevap : b. 3 slayt- 10 dakika
Katılımcıların dikkatinin dağılmaması için sunumlarda, her 10 dakikada 3 slayt geçişi önerilir. Bu kural, sunumun akıcı ve etkili olmasını sağlarken, katılımcıların bilgiyi daha kolay sindirmelerine yardımcı olur

5. Aşağıdakilerden hangisi Audio konferans kapsamında yer alır?
I- Ses
II- Ses ve görüntü
III- Görüntü
IV- Beden dili

a. Yalnız I
b. Yalnız IV
c. Yalnız II
d. III ve IV
e. I ve II

Cevap : a. Yalnız I
Audio konferanslar, yalnızca ses iletişimi üzerine kuruludur ve katılımcıların birbiriyle sesli olarak iletişim kurmalarını sağlar. Ses ve görüntü, beden dili gibi unsurlar video konferans veya diğer iletişim araçlarının kapsamına girer

6. Videokonferansta katılımcı sayısı için sınır kaçtır?

a. 5
b. 6
c. 7
d. 8
e. 9

Cevap : b. 6
Videokonferanslarda, etkileşimin verimli olabilmesi için genellikle 6 katılımcı sınırı önerilir. Bu sayı, her katılımcının etkin bir şekilde katılım sağlamasını ve toplantı sürecinin yönetilmesini kolaylaştırır

7. Katılımcıların ortak bir veritabanı üzerinde birlikte çalıştıkları toplantı türü aşağıdakilerden hangisidir?

a. Audio konferans
b. Video konferans
c. Veri konferansı
d. Elektronik posta
e. Tartışma grupları

Cevap : c. Veri konferansı
Veri konferansı, katılımcıların ortak bir veritabanı veya belge üzerinde gerçek zamanlı olarak birlikte çalışabilmelerini sağlayan sanal toplantı türüdür. Bu tür, işbirliğini ve kolektif çalışmayı destekler

8. Aşağıdakilerden hangisi yüz yüze toplantıların avantajlarından biri değildir?

a. Maliyetleri azaltma
b. Güven duygusu oluşturma
c. Örtük bilgi paylaşma
d. Anında müdahale etme
e. Görsel simgelerden yararlanma

Cevap : a. Maliyetleri azaltma
Yüz yüze toplantıların avantajları arasında güven duygusu oluşturma, örtük bilgi paylaşımı, anında müdahale etme ve görsel simgelerden yararlanma gibi unsurlar bulunur. Ancak maliyetleri azaltma, genellikle sanal toplantıların sağladığı bir avantajdır, çünkü yüz yüze toplantılar seyahat, mekan ve diğer lojistik giderleri gerektirebilir

9. Aşağıdakilerden hangisi sanal toplantılarda yer almaz?

a. Telefon kullanımı
b. Grafik kullanımı
c. Görüntü kullanımı
d. Fiziksel varlık
e. Bilgi paylaşımı

Cevap : d. Fiziksel varlık
Sanal toplantıların temel özelliği, katılımcıların fiziksel olarak aynı mekanda bulunmalarını gerektirmemesidir. Telefon kullanımı, grafik ve görüntü kullanımı, bilgi paylaşımı gibi unsurlar sanal toplantıların bir parçası olabilirken, fiziksel varlık gerekli değildir.

10. Tüm kullanıcıların ortak alanda düzenleme, ekleme ya da güncelleme yapabildiği sayfalar aşağıdakilerden hangisidir?

a. Wikiler
b. Bloglar
c. Sosyal ağ siteleri
d. RSS feedler
e. Etiketleme siteleri

Cevap : a. Wikiler
Wikiler, kullanıcıların içerik ekleyebildiği, düzenleyebildiği ve güncelleyebildiği web sayfalarıdır. Bu platformlar, bilgi paylaşımını ve kolektif işbirliğini teşvik eder. Bloglar genellikle tek bir yazar tarafından güncellenir, sosyal ağ siteleri kişisel profiller ve etkileşim için kullanılır, RSS feedler içerik güncellemelerini takip etmek için ve etiketleme siteleri içerikleri sınıflandırmak ve paylaşmak için kullanılır.